كثيرًا ما تتواجد مبالغ مستحقة ولم تتحصل عليها شركتك، وأحيانًا أخرى تستلم سلع ومواد لم تدفع ثمنها وتعامل معاملة الآجِل وذلك خلال نفس الفترة المحاسبية. قد تسجل شركات القيود اليومية مع المعاملات المنفذة بناءً على مبدأ الأساس النقدي إلا أن أساس الاستحقاق هو الأغلب، فغياب هذا المبدأ قد يؤدي إلى ضياع الكثير من المبالغ الدائنة والمدينة. هنا يأتي أحد أدوار قيود التسوية ويُظهر أهميتها. فما هي قيود التسوية؟ وكيف تحافظ على دقة تسجيل المعاملات المالية في شركتك؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هي قيود التسوية؟
قيود التسوية هي أحد القيود المحاسبية والتي تُسجَل في دفتر الأستاذ العام في نهاية الفترة المحاسبية، سواء كانت شهر أم ربع سنة أم سنة، لتغطية أية نفقات أو إيرادات لم يتم تسجيلها خلال الفترة لإكمالها في فترة محاسبية أخرى من خلال:
- تسليم مبالغ مستحقة مؤجلة
- تحصيل مبالغ مستحقة مؤجلة
- توصيل منتجات أو توفير خدمات
- استلام مواد خام أو سلع
يأتي دور قيود التسوية بعد إعداد ميزان المراجعة غير المعدل واكتشاف عدم تساوي إجمالي الأرصدة مع إجمالي الديون. كما أن الهدف من هذه القيود هو تسجيل المعاملة لمنع ضياعها من الدفاتر ولتحافظ شركتك على حقوقها وحقوق أصحاب المصلحة في الفترات المحاسبية التالية.
بتطبيق هذا النوع من القيود، والذي يعتمد على أساس الاستحقاق، يمكن تحديد أرصدة النفقات والإيرادات الكاملة للفترة المحاسبية بمختلف أنواعها.كما أن قيود التسوية تصحح من أخطاء تسجيل معاملات سابقة في القيود اليومية، والتي حدثت خلال الفترة المستهدفة.
كيف يتم إعداد قيود التسوية؟
رغم اشتراك جميع أنواع قيود التسوية في الأهداف نفسها واعتمادها أسلوب القيد المزدوج إلا أنه يوجد اختلاف طفيف ما بين كل قيد وآخر، يمكن عمل كل قيد من خلال خطوات مشتركة يمكن اختصارها باتباع دليل قدمه سوفت وير سادجيست softwaresuggest في إعداد قيد التسوية كالآتي:
1- حدد الاختلاف وسبب الحاجة إلى التسوية
“هل توجد حاجة إلى تسجيل قيد تسوية؟” سؤال ينبغي طرحه قبل البدء بأية خطوات. فقد يغيب ظهور التغير أو الاختلاف بين الدفاتر والسجلات ورصيد الحسابات النقدي بعد إعداد ميزان المراجعة غير المعدل. بغياب هذا الاختلاف، لن يكون لقيود التسوية وظيفة بهذا الموقف.
يمكن مراجعة التحويلات التامة والحسابات لاكتشاف أي مصدر من مصادر الخطأ أو السهو والتي تحتاج إلى تعديل. فقد تحتاج إلى تسجيل نفقات مستحقة وغير مدفوعة من شركتك. مع اكتشاف الخطأ أو الاختلاف بين السجلات والواقع، يحتاج الأمر إلى تسوية ما بين إجمالي القيم في كل حالة، بإصدار قيود التسوية اللازمة.
2- عرِّف نوع قيد التسوية
حدد النوع الذي يمثل قيد التسوية الذي من المفترض تسجيله؛ هل هي مستحقات أم تأجيلات أم تقديرات؟ يعتمد النوع بشكل مباشر على نوع المعاملة المستحقة وأنواع الحسابات المتضمنة بها.
3- احسب حجم التسوية
حدد مبلغ التسوية الإجمالي بمراجعة المعاملات أو أرصدة الحسابات ذات صلة. قد يتضمن هذا النفقات والإيرادات المستحقة وغير مسددة أو وضع تقديرات خاصة بالالتزامات أو الأصول وقيم الإهلاك الخاصة بها.
4- حضّر بيانات قيد التسوية
ارجع إلى قيد اليومية المرتبط بالمعاملة الخاصة التي تحتاج إلى تسويتها، وضَعْ ملحوظة توجه المراجع مباشرة إلى قيد التسوية الصحيح عند إجراء تحليل مالي أو مراجعة داخلية. حدد تاريخ المعاملة الخاصة بقيد التسوية، الحسابات المتضمنة، والمبلغ، والبيان.
5- سجل قيد التسوية
بعد الانتهاء من قيد التسوية، يمكنك إضافته مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام. بتنفيذ هذا، تصبح الأرصدة بالحسابات محدثة، وستتضمن القوائم المالية التغيير الذي حققته قيود التسوية.
6- طبق مراجعة وتسوية للحسابات
ابدأ بتنفيذ تسوية الحسابات لتتـأكد من دقتها بعد الانتهاء من تسجيل جميع القيود. يجعل هذا اكتشاف أية أخطاء أو عدم توافق أسهل وأسرع.
لماذا يتم إعداد قيود التسوية؟
تساعد قيود التسوية شركتك، بغض النظر عن حجمها، في متابعة الحسابات الدائنة والمدينة والمصروفات والإيرادات، ومنها تستطيع تحديد المكاسب والخسائر بدقة بنهاية الدورة المحاسبية. يمكن تناول مميزات إعداد قيود التسوية كالتالي:
1- المحافظة على دقة بيانات المصروفات
إسقاط نفقات مستحقة وغير مدفوعة أو مدفوعة وغير مستحقة من القيود يؤثر سلبًا على الالتزامات، فينتج عنه صورة مضللة تصل إلى المسؤولين بشركتك. كما تتطرق قيود التسوية إلى النفقات غير النقدية، والتي قد تستهلك على أساس شهري أو سنوي. لذا تعد نسب الإهلاك وقيمها ضمن اهتمامات هذه القيود.
2- متابعة منتظمة للإيرادات
غياب هذه القيود يؤدي إلى تغطية غير دقيقة لصافي الدخل ونصيب المساهمين بالزيادة أو النقص. فاستحقاق مبلغ يوم 30 يونيو يؤدي إلى تسجيله بقيود التسوية بحسابي الحسابات المدينة والإيرادات.
3- ضمان إلمام القوائم المالية بكافة التفاصيل
قد تظهر أهمية هذه القيود في مراحل متأخرة أيضًا. فعند إعداد بيان الدخل، يمكن اكتشاف أن المبالغ المقيدة تخالف الواقع مما يحتاج إلى تسويتها بإجراء قيد تسوية يصحح الخطأ بدلًا من تبديل قيم مسجلة في قيود أو دفاتر سابقة تفسد العملية المحاسبية.
4- اتخاذ قرارت مالية جيدة
القيود المحاسبية رغم بساطتها فإنها تؤثر على عناصر عديدة منها اتخاذ قرارات مالية وإدارية بشأن شركتك، كما أنها تدعم شركتك عند إعداد الإقرارات الضريبية المستحقة لأنها مرتبطة بالإيرادات والمصروفات.
5- تقييم سليم للوضع المالي
من ناحية أخرى، تؤثر قيود التسوية على كفاءة تحليل الموقف المالي وتقييم الصحة المالية العامة، فيتمكن من خلالها المحلل من توفير اقتراحات أو إجراءات يوصي باتخاذها في الفترات المحاسبية التالية.
في حالة اعتماد الأساس النقدي، يعد إعداد قيود التسوية أحد التطبيقات الهامة لتحويل المعاملات النقدية التي تعتمدها القيود اليومية إلى معاملات مستحقة، لتصبح أكثر شمولية. أما في حالة اعتماد القيود اليومية أساس الاستحقاق، فستؤدي دور قيود التسوية بهذا الجزء.
أنواع قيود التسوية
توجد عدة أنواع من قيود التسوية ينفذها المسؤول عن مسك الدفاتر بشركتك. كل نوع له أسبابه الخاصة المرتبطة بتسجيله، والذي يُعَد باليوم الأخير من الفترة المحاسبية. تشترك جميع الأنواع في ضبط بيانات المحاسبة لتجعلها أكثر دقة وحداثة وغالبًا ما تتضمن حسابات قبض Account Receivable وحسابات صرف Account Payable. هي كالتالي:
المستحقات
المستحقات عبارة عن نفقات أو إيرادات وقع تاريخ استحقاقها ولكن لم يتم استلام أية مبالغ مالية خاصة بها.
- أحد النفقات المستحقة هو الإيجار الشهري. حيث يُستحق دفعه مع بداية الشهر، لأن شركتك تستغل هذه المساحة من اليوم الأول.
- في كثير من الأحيان، يمكن استحقاق مبلغ من المال نتيجة تقديم خدمة أو منتج إلى العميل، ولكن استلام الإيراد يقع في فترة محاسبية أخرى. لهذا يتم تسجيل الإيراد كطرف مدين بالنسبة لحساب أوراق القبض، ويحمل حساب الإيرادات صفة الدائن.
التأجيلات
هي مبالغ مالية دفعتها أو استلمتها شركتك ولكنها لم تصل إلى تاريخ الاستحقاق بعد.
- في حالة الإيرادات على سبيل المثال، يمكن لشركتك الحصول على مستحقات خدمة أو منتجات مؤجلة لم تسلمها بعد للعميل.
- في حالة دفع شركتك لنفقات قبل استحقاقها، مصاريف التأمين مثلًا، ويمكن الاستفادة منها خلال أكثر من فترة محاسبية. يتم احتساب مصاريف التأمين كطرف مدين لدى حساب المصروفات، بينما يحمل صفة حساب دائن بالنسبة إلى حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا.
التقديرات
هي عناصر غير نقدية ذات قيم تقديرية، تأخذها قيود التسوية في الحسبان، فتحاول معاملتها معاملة العناصر ذات القيم الثابتة والدقيقة. حيث يتم التخفيض المنتظم والدوري لهذه العناصر باستخدام تعديل الإدخالات أثناء إغلاق الفترة المحاسبية.
- تطبق مبادئ الإهلاك على الأصول الثابتة كالمحركات والعقارات
- بينما تنفذ مبادئ الاستهلاك على القروض والأصول غير الملموسة مثل التراخيص وبراءات الاختراع وغيرها
ما هي حسابات قيود التسوية والحسابات التي تسجل بها؟
لأن قيود التسوية تعبر عن تعديل حسابات لتتوافق مع الواقع، تؤثر هذه القيود على ثمانية أنواع من الحسابات وهي كالتالي:
1- مصروفات مستحقة Accrued expenses
هي قيود متعلقة بمصروفات مستحقة خلال الفترة المحاسبية الحالية ولكن شركتك ستسددها في فترة محاسبية لاحقة. قد ينطبق هذا النوع من القيود على رواتب الموظفين، حيث يعملون في الشركة خلال شهر عمل، وقد تصرف رواتبهم مع بداية الشهر الجديد. كما يمكن تنفيذها مع خامات استلمتها ولم تدفع مستحقاتها بعد.
2- إيرادات مستحقة Accrued revenues
هي قيود تسوية خاصة بإيرادات مستحقة ناتجة عن بيع منتجات أو تقديم خدمات وغيرها من مصادر الإيراد ولكن شركتك لم تستلمها في هذه الفترة. عدم إصدار فاتورة بالمبلغ لعدم استلامه يؤدي إلى تسجيل قيد تسوية بالمبلغ يُحفظ في الحسابات المدينة والمبيعات كدائن.
3- الفوائد المتراكمة المستحقة Accrued interest
لتتأكد من أن الفوائد المتراكمة المستحقة الخاصة بالقروض يتم أخذها في الحسبان ينبغي تسجيل قيود تسوية خاصة بها في الفترة المحاسبية المناسبة.
اقرأ ايضا: المعالجة المحاسبية لقيود القروض وفوائدها
4- مصروفات مدفوعة مقدمًا Prepaid expenses
هي قيود ارتبطت بمصروفات تدفع مقدمًا إلى منفذ خدمة يقدمها إلى شركتك بعد الدفع. في أحيان كثيرة، تغطي هذه النفقات أكثر من فترة محاسبية. كما أنها تختص في الغالب بالإيجارات الشهرية، الخدمات التسويقية، الخدمات التأمينية وغيرها. على سبيل المثال، شركتك تحتاج إلى مستلزمات مكتبية محددة، فدفعتها مقدمًا على أن تصل المستلزمات شركتك في فترة محاسبية لاحقة.
5- إيرادات مؤجلة Deferred revenues
هي قيود تسوية مرتبطة بإيرادات غير مستحقة استلمتها شركتك لتنفيذها خدمة أو توصيلها منتجات في فترة محاسبية قادمة. يستخدم هذا النموذج من قيود التسوية مع الشركات التي تقدم خدمات بناءً على اشتراكات شهرية أو سنوية. في هذه الحالة يمكن تسجيل المبلغ في الخزينة كمدين والإيرادات كحساب دائن.
6- مصروفات الإهلاك Depreciation expenses
تعد مصروفات الإهلاك ضمن عناصر التغير في التقدير المحاسبي. تمثل قيود الإهلاك مصروفات غير نقدية. فهو جزء من بيان الدخل ويمثل أحد الحسابات العكسية ولكنه لا يؤثر على التدفق النقدي لطبيعته الاعتبارية. فأصول الشركة، كالمعدات والمحركات وغيرها، لها مدة تمثل عمرها المتوقع، بعد انقضاء هذا الوقت، تتحول قيمة الأصل الاعتبارية إلى صفر ويصبح خردة. لذلك فإن مرور الوقت مرتبط بانخفاض الأصل بقيمة محددة.
اقرأ ايضا: ما هو القيد العكسي وأستخداماته
7- تقييم المخزون Inventory valuation
يعد تقييم المخزون أحد عناصر التغير في التقدير المحاسبي ويحتاج إلى التسجيل في قيد تسوية خاص به. مثل الإهلاك، يرتبط تقييم المخزون بعمر محدد للمواد أو المنتجات المحفوظة. فعندما يرتبط المخزون بفترة صلاحية إنتاج محددة أو يتعرض إلى أي ضرر أو يصبح خارج الخدمة، تؤثر قيمته بالسلب على بيان الدخل بتطبيق قيد التسوية الذي يجعله جزء من المعادلة ويعكس قيمته الحقيقة.
8- المخصصات Provisions
تعد المخصصات المالية مبالغ يمكن أخذها في الاعتبار لتغطية نفقات أو حسابات مشكوك فيها. فيطبق نموذج المخصصات في حالة تقديم شركتك رصيد إلى العملاء خوفًا من عدم تسديدهم لهذه الديون. كما تسري على المنتجات المباعة ولها فترة ضمان ينبغي لشركتك تغطيتها.
تمارين على قيود التسوية المحاسبية
راجع التمارين التالية والتي توضح قيود التسوية المحاسبية من خلال مواقف واقعية يمكن لشركتك المرور بها خلال الفترات المحاسبية المختلفة:
1- تمرين على قيد تسوية مصروفات مستحقة
إحدى الشركات استهلكت كهرباء بما يساوي خمسة آلاف دولار خلال شهر يونيو 2022. تستلم الشركة الفاتورة لتدفعها مع بداية شهر يوليو 2022. يمكن تسجيل المبلغ كالتالي:
| تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 30/6/2022 | فاتورة استهلاك الكهرباء | 5,000 | |
| حسابات دائنة – شركة الكهرباء | 5,000 |
2- تمرين على قيد تسوية إيرادات مستحقة
شركة تسويق تقدم خدمات تقدر بعشرة آلاف دولار شهريًا إلى الشركة X، وقدمتها في شهر أغسطس 2019، تصبح فاتورة الخدمات مستحقة في 31 أغسطس، على أن تستلم الشركة مستحقاتها مع بداية شهر سبتمبر، يسجل المبلغ كالتالي:
| تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2019 | حسابات مدينة – الشركة X | 10,000 | |
| إيرادات خدمة | 10,000 |
3- تمرين على قيد تسوية خاص بمصروفات مدفوعة مقدمًا
تدفع إحدى شركات المحاسبة القانونية إيجار الوحدة الإدارية وقدره ثمانية آلاف دولار مقدمًا قبل بداية شهر استغلال المساحة. دفعت الشركة إيجار شهر مايو 2020 بيوم الخميس الموافق 30 أبريل 2020. يسجل المبلغ كالتالي:
| تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 30/4/2020 | قيمة إيجار الوحدة | 8,000 | |
| مصروف مقدم | 8,000 |
4- تمرين على قيد تسوية خاص بمصروفات مدفوعة مقدمًا
شركة تقدم البرمجيات كخدمة دفع إليها أحد العملاء قيمة الاشتراك وقدرها ثلاثة آلاف دولار قبل بداية شهر سبتمبر من سنة 2021 بأربعة أيام.
| تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 28/8/2021 | إيرادات غير مستحقة | 8,000 | |
| إيرادات خدمة | 8,000 |
5- تمرين على قيد تسوية خاص بمصروفات الإهلاك
اشترت إحدى شركات النقل سيارة قيمتها 84,000 دولار أمريكي. بتطبيق مبدأ الإهلاك باعتبار عمر السيارة ممتد إلى سبعة سنوات، يصبح قيمة الإهلاك السنوية 12,000 دولار أمريكي بتطبيق الإهلاك بطريقة القسط الثابت في 30 يونيو 2021.
| تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 30/6/2021 | مصروف الإهلاك | 12,000 | |
| الإهلاك المتراكم | 12,000 |
6- تمرين على قيد تسوية خاص بالمخصصات
بناءً على تجارب سابقة خاضتها إحدى شركات الاتصالات، أدركت إن قيمة الفواتير التي يمتنع بعض العملاء عن دفعها تقدر ب 3% من إجمالي المبيعات قيمتها 100,000 دولار أمريكي.
| تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 30/6/2020 | مصروفات الديون المعدومة | 3,000 | |
| بدل للديون المشكوك في تحصيلها | 3,000 |
كيف تساعد برامج المحاسبة في قيود التسوية؟
إعداد قيود التسوية يدويًا قد يتحول إلى أمر مثير للأعصاب والضغط في نهاية كل فترة محاسبية. لهذا تتجه جميع الشركات حاليًا نحو أتمتة المعاملات المالية قدر الإمكان وما يخصها من عمليات. فتعد البرامج المحاسبية السحابية هي البديل الناجح لأية أنشطة يدوية، بعد وضع القاعدة من قِبل المستخدم تنفَذ المهام بتلقائية، فيدير النظام المهام من إصدار وإرسال فواتير وإعداد القيود المحاسبية وغيرها من الأنشطة المالية.
يوفر هذا وقت موظفيك ليصبحوا أكثر اهتمامًا بالمهام الاستراتيجية والتحليلية والتي تساعد الشركة على النمو بناء على موقفها المالي الحالي.
كذلك بمساعدة برامج المحاسبة، يمكن إعداد أسلوب القيد المزدوج من خلال نقرات قليلة، مما يعني تسجيل القيد الصحيح عند حدوث الإجراء المناسب، منها قيود التسوية. يعد برنامج دفترة للمحاسبة أحد أنظمة الـ ERP القادرة على تنفيذ هذه المهام بسهولة للحد من أية أخطاء بشرية.
الخلاصة
لقيود التسوية دور مؤثر في تحقيق موقف مالي واضح يمكن من خلاله تحديث دفتر الأستاذ العام وإعداد قوائم مالية دقيقة. هذا النوع من القيود يضمن الحصول على تحليل مالي خالي من الأخطاء ويأخذ في الحسبان جميع المبالغ بغض النظر عن موقفها. تسجيل قيود التسوية يضمن لك نظام محاسبي متكامل بلا ثغرات، طبقه الآن!
الأسئلة الشائعة
متي يتم عمل قيود التسوية؟
يتم عمل قيود التسوية عند إجراء ميزان المراجعة غير المعدل واكتشاف عدم تساوي إجمالي الأرصدة مع إجمالي الديون، لإعداد ميزان المراجعة المعدل ينبغي تضمين قيود التسوية لتسجيل القيود والنفقات المستحقة وغير المدفوعة وكذلك المدفوعة وغير مستحقة. بعدها يمكن إعداد القوائم المالية مع ضمان كفاءتها.
يتطلب استخدام قيود التسوية في حالة وجود خطأ بالسجلات أو عدم اكتمالها، فتجاهل تسوية السجلات يؤدي إلى غياب الدقة عن القوائم المالية.
ما هو قيد التسوية الذي سيتم تسجيله إذا تم اكتشاف مصروفات تخص الفترة الحالية ولم تظهر في ميزان المراجعة؟
ينبغي تسجيل قيد التكاليف المُستحقة في حالة اكتشاف نفقات تخص الفترة المحاسبية الحالية ولم تظهر في ميزان المراجعة.
أين يضاف قيد تسوية القيمة المضافة في شجرة الحسابات؟
يضاف قيد تسوية القيمة المضافة إلى الخصوم المتداولة في شجرة الحسابات.
ما هو قيد التسوية الخاص بالإيرادات المستحقة؟
قيد التسوية الخاص بالإيرادات المستحقة هو قيد يضع مبالغ مستحقة لشركتك لكنها غير مستلمة كمدين في حساب أحد الأصول، مثل أوراق القبض، ويضعها في الإيرادات كحساب دائن لعدم استلام المبلغ بعد.
ما هو قيد تسوية الرواتب والأجور؟
قيد تسوية الرواتب والأجور هو قيد يتعامل مع مبالغ مستحقة ينبغي صرفها من شركتك إلى الموظفين. فيضع المبالغ في حساب أوراق الدفع كدائن وفي حساب نفقات الرواتب كمدين.
