القوائم المالية لها دور رئيسي في متابعة أنشطة شركتك والتأكد من مدى فاعلية أدائها المالي، فهي جزء من المحاسبة المالية. إلا أن القوائم هي الخطوة الأخيرة، إن كنت تتساءل عن نقطة بداية عملية المتابعة وكيفية ضمان دقة السجلات من خلال المحاسبة، تجد القيود المحاسبية هي نقطة الأصل!
فالقيود المحاسبية تساعدك في إدارة شؤونك المالية، وتعد سجل أولي للمبالغ المالية سواء كانت مدينة أو دائنة. فما هي القيود المحاسبية بالتفصيل؟ وما طرق تنفيذها بكفاءة في شركتك؟ وكيف تستفيد منها أقصى استفادة لتحقق أهداف شركتك؟
المأخذ الرئيسية للمقال (المختصر المفيد)
- القيد المحاسبي الأساسي هو تسجيل للمعاملات المالية بترتيب زمني يوضح المبالغ المتضمنة وصفتها وقد يتضمن حساب واحد أو أكثر.
- مكونات القيد المحاسبي تتضمن تاريخ المعاملة، المبالغ المالية المدينة والدائنة، بيان مختصر عن طبيعة المعاملة والهدف منها، الحسابات المتداولة للمبالغ، رقم مرجعي خاص لكل معاملة.
- توجد أنواع عديدة للقيود المحاسبية منها القيود الخالصة، والبسيطة، التقريبية، الافتتاحية، التحويلية، قيود الإقفال، التسوية، المركبة، العكسية، واليومية.
- قبل إعداد القيد المحاسبي، ينبغي تحديد الحسابات المتضمنة في القيد، وأنواعها، وتحديد التواريخ، والمبالغ المتضمنة.
- يمكن إعداد نظام خاص للترقيم يسهل عملية الرجوع إلى القيود بعد نقلها إلى دفتر الأستاذ العام.
- توجد أنواع عدة من القيود تتناول عناصر هامة من العمل مثل: قيود القروض، المخزون، الرواتب، الضرائب، وغيرها.
- برامج المحاسبة وإدارة موارد المؤسسات تختصر الكثير من الوقت من خلال الأتمتة وتوفير نماذج مرنة عند عمل القيود المحاسبية
ما هي القيود المحاسبية؟
القيد المحاسبي الأساسي Accounting Entry هو تسجيل رسمي للمعاملات المالية بترتيب زمني يوضح الأطراف المَعْنية والمبالغ المتضمنة وصفتها. غالبية أنواع القيود المحاسبية تعتمد القيد المزدوج. لذا كل معاملة تؤثر على حسابين أو أكثر لا حساب واحد. الطرف الأول هو الذي أخذ، المدين، ويرمز إليه (من حـ). بينما الطرف الذي أعطى، الدائن، فيرمز إليه (إلى حـ). وهي رموز يشيع استخدامها للتعبير عن كل معاملة مالية.
يتم تجميع القيود المحاسبية في دفتر الأستاذ العام، وقد يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية في مجموعة متنوعة من دفاتر الأستاذ الفرعية ليتم ضمها بالنهاية في دفتر الأستاذ العام.
فالقيود عبارة عن تسجيل لجميع حسابات شركتك، المعاملات المباشرة وغير المباشرة، لتساعد الإدارة بالنهاية في تحليل البيانات واتخاذ قرارت صائبة. دقة القيود المحاسبية تضمن كفاءة دفتر الأستاذ العام والقوائم المالية كذلك.
مم يتكون القيد المحاسبي؟
يتكون القيد المحاسبي بشكل أساسي من ستة عناصر وهي كالتالي:
- تاريخ المعاملة
- المبالغ المالية المدينة والدائنة، والتي ينبغي أن تكون متساوية في الإجمالي
- بيان مختصر عن طبيعة المعاملة والهدف منها والتي يمكن الرجوع إليها لتحري الدقة
- الحسابات التي تتداول الأرصدة المدينة والدائنة في المعاملة المالية
- رقم مرجعي وهو رقم خاص غير متكرر لكل معاملة
أهمية القيود المحاسبية
تعد القيود المحاسبية أحد الأساليب الموثوقة في حفظ السجلات. بناءً عليه توفر القيود الكثير من المميزات التي تفيد شركتك منها:
1- تسهيل عملية إعداد التقارير والتحليل
تصنف القيود المحاسبية المعاملات المالية إلى مجموعة من العمليات الدائنة والمدينة. يسهل هذا التصنيف متابعة أوجه نفقات عملك وتحديد مصادر إيراداته. لذلك تعد قيود الحسابات مرجع أساسي لإعداد التقارير المالية وداعم قوي لأي عملية تحليل للبيانات.
2- مصدر موثوق يمكن الرجوع إليه
حين يحدث تضارب بأحد القوائم المالية يصبح الحل هو الرجوع إلى القيود المحاسبية لضمان دقتها ومتابعتها للمعاملات اليومية بانتظام. لذا عند إجراء مراجعة داخلية واكتشاف خطأ ما، يمكن بسهولة العثور على مصدره بالنظر إلى القيد المحاسبي ذو الصلة بناء على ترتيب زمني من الأقدم إلى الأحدث.
3- إعداد أسهل لسجلات الضرائب
لأن جميع البيانات المالية من إيرادات ومصروفات مسجلة ومصنفة في القيود المحاسبية، يمكن على أساسها حساب الضرائب المقررة بنهاية العام المالي بشركتك.
4- تحديد اتجاهات الإنفاق والمبيعات
بالرجوع إلى القيود المحاسبية والتصنيفات المستخدمة، يمكن تحديد اتجاهات الإنفاق التي يمكن على أساسها تعديل الميزانيات بالزيادة أو النقص. كما أنها تساعد شركتك في ملاحظة مصادر الإيرادات، فمنها تستطيع تعيين الأولويات الأحق باهتمامك.
5- إنتاج دفتر أستاذ عام غير معقد
تحتوي قيود المحاسبة على جميع التفاصيل الخاصة بالمعاملات المالية، فلن تحتاج إلى ذكر هذه التفاصيل مرة أخرى عند إعداد دفتر الأستاذ العام. بهذا، تساهم القيود المحاسبية في إخراج دفتر سهل الفهم ومباشر خالي من التعقيدات.
أنواع القيود المحاسبية
هناك أسلوبان أساسيان تعتمدهما أنواع القيود المحاسبية، فإما تستخدم طريقة القيد المزدوجة وإما الطريقة المفردة. الفرق بين النظامين هو أن كل معاملة مالية يمكن تسجيلها في شكل قيد يتضمن حسابين أو أكثر بالنسبة للقيد المزدوج، أما في نظام القيد المفرد فيسجل المبلغ مرة واحدة ويعبر عنها من خلال حساب واحد فقط.
بعد معرفتك للفرق بين النظامين، تجد أن أغلب قيود الحسابات تستخدم النظام المزدوج، دائن ومدين، لعمليته. فتعبر عن الأموال الصادرة والواردة في شكل حسابين منفصلين. رغم ذلك، أنواع القيود المحاسبية تتضمن:
1- القيود الخالصة Pure Entries
يخلو هذا القيد من أية حسابات متعلقة بالمبيعات أو المشتريات أو النقد أو الحسابات البنكية الخاصة بشركتك، لكنه يتعامل فقط مع الحسابات المستقلة للكيانات والأفراد والعملاء. يفتقد هذا النوع من القيود إلى العملية لعدم بيانه أية معاملة تمت لشركتك خلال اليوم، فلا يوجد حساب خاص بها، لكنه يتعامل مع حسابات منفصلة. فيوضح، مثلًا، أن حساب العميل X هو مدين بمبلغ Y لأنه استلم منتجات قبل دفع المستحقات دون النظر إلى وضع شركتك، فلا يظهر ما تم دفعه أو استلامه من طرفك. لذلك هو يطبق نظام القيد المفرد.
2- القيود البسيطة Simple Entries
يعتمد هذا النوع من القيود على حسابين فقط، حساب مستقل، مثل القيود الخالصة، بالإضافة إلى حساب النقد الخاص بشركتك. الحسابات المستقلة تتابع موقف الكيانات والأفراد المالي إذا كانت في انتظار استلام أموال أم منتظر منها دفع مبلغ معين. يتابع حساب النقد المبالغ المالية الصادرة من الشركة والواردة إليها. بذلك، يمكن القول بأن القيود البسيطة تجاوزت عيب القيود الخالصة، مع الاحتفاظ بخاصية الفصل بين الحسابات.
3- القيود التقريبية Quasi Entries
تستخدم القيود التقريبية أحيانًا كبديل للأنواع التي تطبق النظام المزدوج. فيستخدم حسابات فرعية إلى جانب الحسابات المستقلة وحساب النقد، رغم هذا، يعتمد هذا القيد على نظام القيد المفرد. منها: المبيعات والمشتريات ودفاتر الفواتير والخصومات والأجور والإيجارات والرواتب.
4- القيود الافتتاحية Opening entries
تأخذ القيود الافتتاحية في اعتبارها الرصيد الختامي للفترة المحاسبية السابقة، غالبًا ما تكون سنة مالية، كرصيد افتتاحي للفترة الجديدة. لهذا تتضمن الأصول التي أضيفت حديثًا إلى الشركة في عمود المدين، بينما نجد الالتزامات الإضافية الجديدة في عمود الدائن. للحصول على نظرة واقعية لموقف شركتك، من الضروري توفير جميع الأرصدة السابقة وتمريرها إلى العام اللاحق من خلال تسجيلها بالقيد الافتتاحي، لهذا تستخدم هذه القيود النظام المزدوج للتسجيل.
أما في حالة أن الشركة ناشئة وليست لها أية أرصدة أو فترات محاسبية سابقة، فيمكن إعداد القيد الافتتاحي في شكل أعمدة خالية من الأرقام.
5- قيود التحويل Transfer entries
يستهدف هذا النوع من القيود المحاسبية المزدوجة تسجيل أية مبالغ سواء كانت واردة أو صادرة تم تحويلها من حساب إلى آخر. فتمنع قيود التحويل وقوع أية أخطاء متعلقة بإجراءات نقل أموال من حساب إلى آخر. غالبًا ما يرتبط هذا القيد بالتحويلات الداخلية، لتمويل وحدات العمل المختلفة مثل قسم التسويق، تكنولوجيا المعلومات، الموارد البشرية، وغيرها.
6- قيود الإقفال Closing entries
على عكس القيود الافتتاحية، نجد أن قيد الإقفال يتم مع نهاية السنة المالية أو الفترة المحاسبية. فيغلق من خلاله المحاسب أرصدة المصروفات والإيرادات. فتصبح هذه الحسابات صفرية لبدء فترة محاسبية جديدة. بهذا تُنقل الأرصدة المسجلة في الحسابات المؤقتة إلى الحسابات الدائمة بقائمة الميزانية العمومية، فتتحول إلى حسابات ربح أو خسارة. للاحتياج إلى تعدد الحسابات، يستخدم قيد الإقفال النظام المزدوج.
7- قيود التسوية Adjusting entries
يعد قيد التسوية أحد أهم القيود المحاسبية المزدوجة. فوفقًا لمبادئ المطابقة وإقرار الإيرادات، يستخدم القيد مع نهاية الفترة المحاسبية بهدف إضافة أية إيرادات أو مصروفات لم يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام. توجد عدة أنواع من قيود التسوية؛ منها الاستحقاقات والتأجيلات والتقديرات.
- تسوية الاستحقاقات Accruals: هي مبالغ مستحقة سواء كانت مصروفات أو إيرادات مؤجلة الدفع أو الاستلام. مثال للاستحقاقات، هي رواتب الموظفين، فيحتاج الموظفون إلى استلامها مع نهاية الشهر لتنفيذهم مسؤوليات وظائفهم من بدايته.
- تسوية التأجيلات Deferrals: هي مبالغ تم استلامها أو دفعها مقدمًا قبل تنفيذ التبادل التجاري. بمعنى آخر، التأجيلات هي تسجيل لمبالغ دفعتها مقابل مواد لم تصلك بعد أو مبالغ استلمتها مقابل منتجات لا يزال العميل ينتظر استلامها.
- تسوية التقديرات Estimates: هي نوع من قيود التسوية تحول ظواهر معنوية إلى تقديرات نقدية. على سبيل المثال قيم الإهلاك والتي تعبر عن اضمحلال الأصل مع الوقت وبالتالي تنخفض قيمته. أما تقادم المخزون، فيعبر عن انخفاض قيمة المخزون نتيجة إلى إصابته ضرر مادي أو إصابته ضرر معنوى وأصبح غير مطلوب في السوق مثلًا.
8- القيود المركبة Compound entries
يتناول القيد المركب المعاملات التي تحدث لمختلف الحسابات. ينبغي تساوي كل من إجمالي الدائن وإجمالي المدين. رغم ذلك، لا يتطلب القيد تساوي عدد القيم الموجودة في الدائن والمدين. فيمكن أن يتواجد مبلغ دائن واحد مقابل مبلغين مدينين أو العكس.
9- القيود العكسية Reversing entries
يزيل هذا النوع من القيود المحاسبية الأثر الذي نتج عن قيود التسوية، لضمان عدم وجود أرصدة محددة في الفترة المحاسبية الجديدة. يقلل هذا النوع من الأخطاء المحاسبية التي يمكن أن ينتج عن نظام الحساب المزدوج للنفقات أو الدخل. فيساعد على زيادة كفاءة معالجة الفواتير للفترة المحاسبة القادمة ويساهم في جعل الدفترة أسهل.
اقرأ أكثر عن القيد العكسي وأستخداماته
10- القيود اليومية Journal entries
هو النوع الأساسي من القيود المحاسبية، حيث أن أحد أهداف القيود الرئيسية هو المتابعة اليومية للمعاملات المالية. فكلمة Jour الفرنسية تعبر عن تسجيل الأنشطة المالية اليومية. بإنشاء قيد اليومية تستطيع المؤسسات توثيق المعاملات المالية ومراجعتها وتوظيفها في التقارير.
اقرأ اكثر عن : ما هي القيود اليومية وأنواعها وكيفية عملها
انواع أخري للقيود المحاسبية:
كيفية تسجيل القيود المحاسبية
لفهم كيف يمكن تسجيل القيود المحاسبية، سنعرض مثال عملي يتناول معاملة واقعية قد تكون جزء من معاملات شركتك. اعتبر احتياجات شركتك المكتبية، من أوراق وأقلام ودفاتر وملفات وغيرها، بلغت قيمتها 200 دولار أمريكي. كيف تسجل هذه المعاملة في القيود المحاسبية؟
1- حدد حسابات ستتأثر بالمعاملة
قبل البدء في تسجيل قيود المحاسبة ينبغي تحديد نوع المعاملة التي تنوي تدوينها. فهذا سيؤثر على العملية وخطواتها. بتحديد الحسابات المتأثرة بالمعاملة في دفتر الأستاذ العام من خلال المثال، نجد أن الحسابين المتأثرين بهذه الحالة حساب النقد وحساب الاحتياجات المكتبية.
تحديد الحسابات يعتمد على خطوتين أساسيتين، بعدهما يسهل معرفة الحسابات المرتبطة بهذه المعاملة، وهي كالتالي:
- تحديد نوع المعاملة المالية، سواء كانت نقدًا أو شيكات أو دفع إلكتروني أو غيرها.
- استخدام الحدس كأساس لاختيار الحسابات المتضمنة في المعاملة
اخترنا حسابي النقد والاحتياجات المكتبية، لأن طريقة الدفع نقدًا والمعاملة متعلقة بالمستلزمات المكتبية.
2- اعرف أنواع الحسابات المستخدمة
يمكن تعريف المستلزمات المكتبية بأنها نفقات. حوِّل هذه النفقات إلى مفاهيم تتعامل معها الحسابات. فتتحول قيمة المائتي دولار أمريكي إلى دائن في حساب ومدين في حساب آخر، بناءً على نوع الحساب يمكن معرفة الصفة الصحيحة للمبلغ المائتي دولار المسجل بكل حساب.
المستلزمات المكتبية دائمًا ما ستكون حساب مدين، لأنك تشتري هذه المستلزمات ولا تتاجر بها، لذا الأموال في زيادة بهذا الحساب، لأنها تدخل ولا تخرج منه. أما في حالة وجود حساب للنقد، فهو يعد أحد أصول الشركة، يتم تداول من خلاله الأموال، فتورد إليه وتصدر منه مبالغ إلى حسابات أخرى. في هذا المثال، حساب النقد يأخذ صفة الدائن لمبلغ المائتي دولار.
أنواع الحسابات بالشركات غالبًا تنحصر في المسميات التالية:
- الأصول: هي حسابات خاصة بعناصر ذات قيمة في الشركة من أموال وعملاء وعقارات وأثاث ومحركات وغيرها. كل قيمة تزيد من الرصيد تقع ضمن الطرف المدين، بينما القيمة التي تنقص منه نجدها جزء من الطرف الدائن.
- الالتزامات : هي حسابات تعبر عن واجبات مالية لا مفر من سدادها من طرفك نتيجة استلام خدمات أو منتجات من موردين على سبيل المثال. أي مبلغ يحقق زيادة للالتزامات يقع ضمن الطرف الدائن، وكل قيمة تقلل من رصيد هذا النوع من الحسابات تقع ضمن الحساب المدين.
- الإيرادات: هي حسابات تمثل كل الأموال الواردة إلى شركتك نتيجة بيع منتجات أو تقديم خدمات أو حتى تأجير معدات من طرفك. القيم التي تزيد من الرصيد تقع ضمن الطرف الدائن. هذه الحسابات تقع ضمن الطرف المدين عندما تظهر قيم تقلل من رصيدها.
- النفقات: حسابات النفقات هي النوع الذي يتضمن تكاليف أنشطة معينة في عملك؛ شراء أدوات، دفع رواتب، وإيجار المكتب، وغيرها. كل قيمة تزيد من رصيد حساب النفقات تقع ضمن الطرف المدين، بينما القيمة التي تنقص منه نجدها جزء من الطرف الدائن.
- حساب رأس المال/المساهمين: يعبر هذا النوع من الحسابات عن المساهمة كل فرد أو كيان من الشركة. لهذا كل ما يزيد من رصيده ينتمي إلى الطرف الدائن وكل ما يقلله يمثل الطرف المدين.
3- ابدأ في إعداد القيد المحاسبي
بعد تحديدك للحسابات المتضمنة في القيد المحاسبي وأنواعها يمكنك البدء في إنشائه بإدخال التاريخ الصحيح للمعاملة ليكون ضمن الفترة الصحيحة مثلًا 1/8/2023. إلى جانب أسماء الحسابات المسجلة، ينبغي أن تعطي أرقمًا محددة تميزها، لتتضمن في القيود المحاسبية، ويمكن الرجوع إليها بسهولة عند نقلها إلى دفتر الأستاذ العام.
عملية ترقيم الحساب في دفتر الأستاذ العام ينبغي أن تتبع نظامًا ثابتًا وواضحًا. يوجد نظام للترقيم وضحته جامعة نبراسكا يمكنك تطبيقه ليسهل ربط دفتر الأستاذ بالقيود، حيث يمثل كل معاملة مركب مكون من 6 أرقام. الرقم الأول يمثل نوع الحساب. أما الرقم الثاني والثالث والرابع فيمثلون تحديد هدف المعاملة، وآخر رقمين يمثلون تصنيف للهدف. يمكن إعطاء حساب النفقات رقم 5 على سبيل المثال، ثم نعطي للمؤن ثلاثة أرقام تمثلها 311، وأخيرًا المستلزمات المكتبية يمكن أن تأخذ الكود 00. بهذا ستحمل المعاملات الخاصة بحساب المستلزمات المكتبية الرقم 531100 مثلًا.
أما بالنسبة لحساب النقد يمكن أن يأخذ رقم 120011، فيعبر رقم 1 عن نوع الحساب التابع للأصول. بينما 200 تشير إلى أنه حساب نقد. أما 11 فتدل على أنه تم صرف النقد من خزنة شركتك.
سيتم قيد هذا المبلغ (200 دولار أمريكي) ضمن القيود البسيطة، كزيادة بحساب المستلزمات المكتبية مما يجعله مدين لأنه يتبع نوع حساب النفقات، ولأن المبلغ مخصوم من حساب النقد، والذي يعد أصل، فيسجل كدائن. كما ينبغي إعطاء القيد رقم معين ليعبر عن هذه المعاملة المالية باليوم المذكور.
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | الحساب | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/8/2023 | 101 | المستلزمات المكتبية (531100) | 200 | |
| 1/8/2023 | خزينة الشركة (120011) | 200 |
كما يمكن عرض القيد بالشكل التالي:
| الدائن (دولار أمريكي) | المدين (دولار أمريكي) | البيان | رقم القيد | تاريخ المعاملة |
| 200
|
200
|
من حـ / المستلزمات المكتبية (531100)
إلى حـ / خزينة الشركة (120011) |
101
|
1/8/2023
|
أهم أنواع الحسابات التي يتم عمل قيود لها
توجد عدة أنواع من الحسابات يمكنك إعداد قيود محاسبية لها. كل نوع حساب له موارده المالية التي يخدمها وخصائصه المستقلة. وهي كالتالي:
- المبيعات: الدخل الذي تسجله من المبيعات
- الحسابات المدينة: الأموال المستحقة عليك
- الإيصالات النقدية: الأموال التي استلمتها
- مرتجعات المبيعات: أموال المبيعات التي رُدت إلى أصحابها
- قيود المشتريات: المدفوعات التي قمت بها
- الحسابات الدائنة: الأموال التي تدين بها
- حقوق الملكية: الأرباح المحتجزة واستثمارات الشركاء
- قيود الإهلاك: تعبر عن قيم تناقص الأصل مع الوقت
- قيود الضرائب: قيود تعبر عن مبالغ مستحقة من شركتك إلى الجهات الحكومية
- قيود القروض: تمثل هذه القيود قروض استلمتها شركتك وتلتزم بدفع فوائدها
- قيود للرواتب والأجور: قيود تتضمن رواتب الموظفين وأجور العاملين بشركتك كجزء من الالتزامات
- قيود المخزون: تسجل هذه القيود المواد المتداولة من الموردين إلى المخزن ومن المخزن إلى العملاء أو عملية التصنيع
أمثلة على القيود المحاسبية
توجد العديد من الأمثلة تتناول القيود المحاسبية في عدة مواقف، منها:
#مثال 1
تخيل أنك اشتريت إحدى المعدات التي تساهم في نمو عملك، بمبلغ 45 ألف دولار أمريكي، مع بداية العام المالي 2018/2019. وقد أجريت عملية الشراء بتاريخ 1 فبراير 2018. بعد مراجعتك للدليل الإرشادي للمُعدِة، عرفت أنها ستعمل بكفاءة لمدة 15 عامًا، بعدها ستتحول إلى خردة. نفترض أن سنتك المالية تنتهي في 31 ديسمبر 2018، تحتاج إلى تسجيل المُعدِة من خلال حساب نفقات الإهلاك.
حساب قيمة الإهلاك السنوي= 15 / (0 – 45,000)= 3,000 دولار أمريكي سنويًا
القيد النهائي سيكون بهذا الشكل:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين(دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/12/2018 | 100001 | نفقات الإهلاك | 3,000 | |
| مجمع الإهلاك | 3,000 |
#مثال 2
استلمت شركتك قرضًا من أحد البنوك قدره مليون دولار أمريكي، وينبغي أن تسلم البنك فوائد القرض شهريًا بما يساوي 0.5%. على أن سنتك المالية تنتهي في 31 ديسمبر 2018، وقسط شهر ديسمبر ستدفعه في 4 يناير 2019، بهذا ينبغي ذكر القسط (5,000 دولار أمريكي) في قيدين؛ قيد الإغلاق والقيد العكسي. ويكون القيد بهذا الشكل:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين(دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/12/2018 | 200001 | نفقات فوائد قرض البنك | 5,000 | |
| فائدة مستحقة الدفع | 5,000 | |||
| 4/1/2019 | 100 | فائدة مستحقة الدفع | 5,000 | |
| الحساب البنكي | 5,000 |
#مثال 3
هذا المثال يتناول مستحقات شهر خاصة بمقر شركتك. خلال شهر أبريل 2019، ما بين الفترة 1 إلى 30 أبريل. دفعت شركتك إيجار المكتب وقدره 5,000 دولار، كما جلبت أدوات ومؤن مكتبية وقطع أثاث مكتبية تقدر بحوالي 10,000 دولار. 100,000 دولار أمريكي دخلت إلى خزينة شركتك نتيجة الخدمات التي قدمتها خلال الشهر. كما توجد حسابات دائنة بمقدار 15,000 دولار مقابل مواد استلمتها شركتك ولم تدفع قيمتها. بلغت قيمة فاتورتي التليفون والكهرباء مسبقة الدفع إجمالًا 2,000 دولار. بينما تقدر الرواتب بحوالي 25,000 دولار.
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 2/4/2019 | 1001 | الإيجار | 5,000 | |
| حساب النقد | 5,000 | |||
| 4/4/2019 | 1002 | فائدة مستحقة الدفع | 10,000 | |
| الحساب البنكي | 10,000 | |||
| 13/4/2019 | 1003 | حساب النقد | 100,000 | |
| إيرادات الخدمات | 100,000 | |||
| 25/4/2019 | 1004 | حساب مستلزمات المكتب | 15,000 | |
| حساب الحسابات الدائنة | 15,000 | |||
| 26/4/2019 | 1005 | فواتير التليفون والكهرباء | 2,000 | |
| الحساب الدائن للمرافق | 2,000 | |||
| 28/4/2019 | 1006 | حساب الرواتب | 25,000 | |
| حساب النقد | 25,000 |
كيف يمكن أن تساعدك برامج المحاسبة في عمل القيود المحاسبية؟
مع ظهور حلول السوفت وير الحديثة وتطور أنظمة إدارة موارد المؤسسات للحسابات ERP، أصبح بإمكانك إعداد جميع أنواع القيود المحاسبية من خلال نماذج ثابتة. كما يمكن إصدارها بطريقة تلقائية، مما يقلل من حدوث الأخطاء المحتملة، والتي غالبًا ما تحدث عند عمل القيود يدويًا. يعد برنامج دفترة ضمن أفضل البرامج المحاسبية والتي تركت قويًا في سوق برامج إدارة المؤسسات ERP لسهولته وتفاعله مع احتياجات مستخدميه.
تمرين للفهم
نفِّذ ما استطعت فهمه من المقال السابق من خلال حل هذا التمرين، وراجع الحل الصحيح في المرفق في نهاية الصفحة.
يعمل أستاذ (ت) في مجال المقاولات. اشترى 10,000 طوبة نقدًا بسعر 70 دولار أمريكي لكل ألف طوبة بتاريخ 1 نوفمبر 2022. احتاج إلى تنفيذ بعض التعديلات داخل منزله فاستخدم 500 طوبة في يوم 15 نوفمبر 2022.
ما القيد المحاسبي المفترض لأستاذ (ت) إعداده ليوم 15 نوفمبر 2022؟
اختر الإجابة الصحيحة:
- حساب مخزون مدين = 35 دولار أمريكي وحساب نقد دائن= 35 دولار أمريكي
- حساب مخزون مدين = 35 دولار أمريكي وحساب سحب دائن= 35 دولار أمريكي
- حساب نقد مدين= 35 دولار أمريكي وحساب مخزون دائن = 35 دولار أمريكي
- حساب سحب مدين= 35 دولار أمريكي وحساب مخزون دائن= 35 دولار أمريكي ✅
خطوات الحل:
1- بناءً على البيانات التي وفرتها الحالة سنقوم بتحديد الحسابات المتضمنة في المعاملتين:
المعاملة الأولى بتاريخ 1 نوفمبر 2022:
إجمالي المبلغ المدفوع = 70* 10 = 700 دولار أمريكي
- حساب نقد دائن بمبلغ 70 دولار
- حساب مخزون الطوب الأحمر مدين بمبلغ 70 دولار
المعاملة الثانية بتاريخ 15 نوفمبر 2022:
إجمالي قيمة الطوب الأحمر = 70* 0.5= 35 دولار أمريكي
- حساب مخزون الطوب الأحمر دائن بمبلغ 35 دولار
- حساب سحب الطوب الأحمر مدين بمبلغ 35 دولار
السؤال يخص المعاملة الثانية، بناءً عليه الإجابة رقم (4) هي الإجابة الصحيحة!
الخلاصة
توجد العديد من الخطوات التي تتضمنها الإدارة المالية، وتعد قيود المحاسبة الخطوة الأولية التي تضمن دقتها كفاءة الخطوات التي تليها ومنها تثق في بناء نظام محاسبي على قواعد ثابتة من الجودة والفاعلية. فكل مبلغ يدخل إلى الحساب، يحتاج إلى تتبع مساره إلى أن يصل إلى الحساب النهائي وتسويته. تختصر البرامج المحاسبية كثير من الخطوات، فليس عليك سوى التركيز في إدخال الأرقام صحيحة وبلا أية أخطاء، لتحصل على تقارير مالية في النهاية تعبر عن أداء عملك بشفافية.
