لكل فترة محاسبية حسابات مؤقتة تتضمن الإيرادات والنفقات المستحقة الخاصة بها والتي تساعدك في التعامل مع الحسابات الأخرى وتحديد إذا كانت الفترة بها مكاسب أم خسائر. وللفصل بين كل فترة محاسبية وأخرى وتحديد أرصدة الحسابات المؤقتة المتضمنة بها، ينبغي إغلاق الفترة. وهو ما يعني إرجاع أرصدة الحسابات المؤقتة إلى الصفر والذي يحتاج إلى تسجيل قيد الإقفال لبدء فترة محاسبية جديدة. فما هي قيود الإقفال؟ وهل يمكن الاستغناء عنها؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هي قيود الإقفال؟
قيود الإقفال هي أحد القيود المحاسبية والتي يسجلها المحاسب في شركتك مع نهاية الفترة المحاسبية. وهي عملية سلسة بموجبها تنتقل البيانات المالية من الحسابات المؤقتة المتضمنة في بيان الدخل إلى الحسابات الدائمة المتواجدة في بيان الموازنة.
في نهاية كل فترة محاسبية ينبغي إغلاق حسابات مثل النفقات والإيرادات وحصص الأسهم لهذا تحمل اسم الحسابات المؤقتة. فيعاد ضبطها إلى الصفر لبدء فترة محاسبية جديدة بحسابات مؤقتة صفرية.
أساسيات قيد الإقفال تعتمد على التالي:
- تسجيل حسابات الإيرادات في الحساب المدين وملخص الدخل كحساب دائن، فتصبح حسابات الإيرادات صفرية.
- تسجيل حسابات النفقات في الحساب الدائن وملخص الدخل كحساب مدين. في هذه الحالة تصبح حسابات النفقات صفرية.
- في حالة أن شركتك حققت إيرادات أكبر من النفقات، يتعامل قيد الإقفال مع الدخل كحساب مدين والإيرادات المحتجزة كحساب دائن. أما في حالة وقوع العكس، وحققت الشركة نفقات أكبر من الإيرادات، يسجل المحاسب الدخل كحساب دائن والإيرادات المحتجزة كحساب مدين.
الصافي الناتج عن هذه الأنشطة هو نقل الربح الصافي أو الخسارة الخاص بالفترة إلى حساب الإيرادات المحتجزة، والذي بدوره يظهر في النهاية بحساب المساهمين في بيان الموازنة.
ولأن ملخص الدخل يُعد حساب انتقالي تُنقل إليه الإيرادات والنفقات في نهاية الفترة المحاسبية، من المقبول نقل أرصدة الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المحتجزة مباشرة وإغلاق الفترة منه دون النظر إلى حساب ملخص الدخل.
فإذا كانت شركتك متوسطة أو كبيرة، غالبًا ما تحتاج إلى إعداد القوائم المالية شهريًا لتقييم الأداء والكفاءة التشغيلية، بمعنى آخر أن تكون الفترة المحاسبية عبارة عن شهر، وتعد قيود الإغلاق في نهايته. أما بالنسبة للشركات الصغيرة، فالفترة المحاسبية يمكن أن تصبح ربع سنة أو نصف سنة أو سنة.
لماذا يتم إعداد قيود الإقفال؟
تصدر أهمية قيود الإقفال من أنها تدمج الكثير من الحسابات المؤقتة في حساب واحد دائم يساعد شركتك في تحديد أرباحها المحتجزة أو المبالغ المستحقة في شكل خسائر بعد توزيع أرباح الأسهم وسداد النفقات. بذلك هو يساعد محاسبيك في:
1- تحديد الوضع المالي لشركتك
بمعرفة مقدار الربح والخسارة، يمكن لشركتك الانتباه إلى الإجراءات والقرارات التي تم اتخاذها خلال الفترة المحاسبية المستهدفة والتي كانت عاملًا محفزًا لهذه النتائج.
2- التأكد من مدى صحة الحسابات
ينبغي أن يكون إجمالي الأرصدة الدائنة والمدينة متساوٍ مع إغلاق الفترة المحاسبية، في حالة عدم تساوي الطرفين يمكن بسهولة اكتشاف الأخطاء المتعلقة بمسك الدفاتر.
3- تحديث قائمة حقوق الملكية
تدعمك قيود الإقفال في الكشف عن التغيرات الخاصة برأس المال والمصاحبة لكل نهاية فترة محاسبية، فتصدر شركتك قائمة حقوق الملكية كجزء من الميزانية العمومية.
4- نقل صافي الأرباح إلى الأرباح المحتجزة
بتسجيل قيود الإقفال يمكنك تحديد المبالغ المالية المتبقية بعد توزيع حصص أرباح الأسهم إلى المساهمين المشاركين بشركتك.
5- تغطية الالتزامات المحاسبية
لحظة إغلاق الفترة المحاسبية بشركتك، يمكن تحديد الالتزامات المستحقة من خلال قيد الإقفال. فتظهر المبالغ الواجب صرفها منها: الرواتب المستحقة والضرائب المؤجلة ومستحقات الموردين والعملاء. لضمان تواجد هذه المبالغ وتمثيلها في القوائم المالية، ينبغي تسجيل قيد الإقفال.
قد يهمك أيضا:
الفرق بين قيود الإقفال وقيود التسوية
أي قيد محاسبي به أهداف يحققها ولا يمكن تعويضها بتسجيل قيد آخر. لذا، ينبغي النظر إلى جميع القيود بنفس الدرجة من الأهمية. رغم ذلك، توجد عدة فروق بين القيود المحاسبية، فنجد الاختلافات بين قيود الإقفال وقيود التسوية كالتالي:
1- مفهوم القيد
- لتنفيذ قيد الإقفال ينقل المحاسب أرصدة حسابات دفتر الأستاذ العام المؤقتة إلى حساب دائم لتنفيذ إغلاق تام للفترة المحاسبية.
- يسجل المحاسب قيد التسوية للتأكد من الإيرادات والنفقات المستحقة والمعاملات غير المكتملة وانتقالها إلى الفترة المحاسبية التالية. كما أن قيد التسوية يعدِّل من أية أخطاء أو بيانات سقطت سهوًا أثناء مسك الدفاتر.
2- ترتيب القيد من الدورة المحاسبية
- بعد الانتهاء من جميع قيود التسوية، يمكن تسجيل قيد الإقفال لإغلاق حسابات النفقات والإيرادات وحفظ المتبقي في الأرباح المحتجزة في النهاية.
- يسبق تسجيل قيود التسوية قيود الإغلاق لضمان مواكبة جميع السجلات للمعاملات الواقعية، سواء كانت تامة أو غير مكتملة، مستحقة ومدفوعة أو مستحقة فقط.
3- الهدف من القيد
- يهدف تسجيل قيد الإقفال إلى إعداد قوائم مالية واضحة تعبر عن الوضع المالي بأرباحه وخسائره
- الهدف من قيد التسوية هو إثبات أن جميع العمليات المحاسبية سجلت على أساس الاستحقاق دون إسقاط أي عنصر من الدفاتر.
4- علاقة القيد بالربحية
- تُراكِم قيود الإقفال أرصدة الحسابات المختلفة المتضمنة في دفتر الأستاذ العام، وتحولها إلى حسابات صفرية. فلا تحدِث أي تغيير بالأرباح أو الخسائر.
- توجد علاقة بين قيد التسوية والربحية، حيث ينتج عن تسجيل هذا النوع من القيود تغير النفقات والإيرادات بالزيادة أو النقص، مما يؤثر على الربح أو الخسارة.
5- إمكانية أتمتة تسجيل القيد
- قد تنفَذ قيود الإقفال بتلقائية على أنظمة الـERP للحسابات دون أي تدخل بشري.
- رغم إمكانية تسجيل قيد التسوية بتلقائية، بناءً على البيانات المسجلة على النظام الحسابي، يحتاج القيد إلى تطبيق مبادئ المحاسبة، مما يتطلب تدخل بشري.
أنواع قيود الإقفال المختلفة
بعد الانتهاء من قيود التسوية وترحيل القيم المضافة إلى دفتر الأستاذ العام، يحين وقت إقفال الحسابات المؤقتة لتحديد أرباح وخسائر العمل وإقفال الفترة المحاسبية ثم إعداد ميزان مراجعة جديد في النهاية. تتضمن الحسابات الآتية:
1- قيود إقفال حساب الإيرادات
يسجل المحاسب قيد إقفال حساب الإيرادات عندما ينقل الرصيد الدائن من حساب الإيرادات إلى حساب ملخص الدخل كرصيد مدين. يساعد هذا القيد المحاسب في التعامل مع حسابات مؤقتة أقل عند نقل الأرصدة إلى حساب دائم. كما يراجع المحاسب إجمالي الرصيد في الحساب ويقارنه برصيد الدخل الصافي قبل انتقاله.
2- قيود إقفال حساب النفقات
قيد إقفال حساب النفقات يتم بتسجيل الأرصدة المدينة في ملخص الدخل. يتضمن هذا حسابات الإيجارات والفوائد والرواتب. من خلال هذا القيد، يمكن تسجيل رصيد النفقات كرصيد دائن وحساب ملخص الدخل كرصيد مدين.
اقرأ ايضا: قيد الرواتب والأجور
3- قيود إقفال ملخص الدخل
حساب ملخص الدخل هو حساب انتقالي مؤقت يُنشأ لتسجيل قيد الإقفال. كل الحسابات المؤقتة ينبغي إعادة ضبطها إلى الرصيد الصفري بنهاية الفترة المحاسبية، فيعد حساب ملخص الدخل هو وحدة يتم تفريغ إجمالي أرصدة الحسابات المؤقتة بها. من خلال قيد إقفال ملخص الدخل، يرحل صافي القيم في النهاية إلى حساب الأرباح المحتجزة والذي يعد حساب دائم في قائمة الميزانية العمومية.
4- قيد إقفال حصص الأرباح
إقفال حصص الأرباح من خلال نقل الأرصدة المدينة من حساب حصص الأرباح لتتحول إلى أرصدة دائنة في حساب دائم وهو الإيرادات المحتجزة. هذا النوع من قيود الإقفال مفيد لشركتك، خاصةً لو توزع حصص أرباح لمساهميها.
ما علاقة قيد الإقفال بالتسويات الجردية؟
تجري التسويات الجردية مباشرة قبل تسجيل قيد الإقفال، فيظهر تأثير عملية الجرد علي الحسابات، وتظهر القيم الحقيقية لأصول شركتك والتزاماتها والمصروفات والإيرادات. كما تساعدك في معرفة مدى تطابق المخزون مع الحسابات المالية المسجلة في الدفاتر اليدوية أو نظام الـERP.
وبعد تحديث الحسابات المؤقتة نتيجة للتسوية الجردية، تتم عملية الإقفال؛ فتصبح الحسابات ذات الأرصدة المدينة دائنة وتحول الحسابات ذات الأرصدة الدائنة إلى مدينة، وتتحول الحسابات المؤقتة إلى حسابات دائمة موثوقة دقتها.
اقرأ أيضا:
كيفية عمل قيد الإقفال عملياً
توجد طريقتان أساسيتان لتسجيل قيد الإقفال، عن طريق:
- إغلاق الحسابات المؤقتة بعد نقلها مباشرة إلى حساب الإيرادات المحتجزة أو حساب حقوق الملكية.
- إنشاء حساب انتقالي وهو حساب ملخص الدخل، والذي يحتوي أرصدة الإيرادات والنفقات فقط، بينما تظل حصص أرباح الأسهم جزء من الإيرادات المحتجزة لأنها نفقات غير تشغيلية أو يومية.
الخطوات المتبعة لعمل قيد إقفال سليم يمكن تنفيذها من خلال المثال التالي:
شركة لتجارة اكسسوارات السيارات وتقدم خدمات صيانة وتأجير المحركات تحتاج إلى إقفال الفترة المحاسبية، وبالتالي تسجل قيود الإقفال اللازمة. فكانت الإيرادات الناتجة عن:
- خدمات الصيانة = 50,000 دولار أمريكي.
- تأجير المحركات = 45,000 دولار أمريكي.
- بيع اكسسوارات السيارات = 40,000 دولار أمريكي.
أما بالنسبة للنفقات، يقدر إجمالي:
الرواتب = 30,000 دولار أمريكي.
قيمة الإهلاك للمباني والمحركات = 10,000 دولار أمريكي.
الفوائد المفروضة على الشركة نتيجة القروض المستلمة = 8,000 دولار.
التأمينات = 7,000 دولار.
المستلزمات = 15,000 دولار.
خطوة رقم#1: إغلاق حسابات الإيرادات
تنتقل جميع أرصدة حسابات الإيرادات إلى حساب ملخص الدخل من خلال قيد يضع حسابات الإيرادات كطرف مدين ويعتبر حساب ملخص الدخل طرف دائن. ويكون بالشكل التالي:
| الرقم المرجعي | تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 101 | 30/6/2023 | إيرادات الصيانة | 50,000 | |
| إيرادات الإيجار | 45,000 | |||
| إيرادات بيع الاكسسوارات | 40,000 | |||
| حساب ملخص الدخل | 135,000 |
بإعداد هذا القيد، تعود حسابات الإيرادات إلى وضع الأساس وتتحول إلى حسابات صفرية.
خطوة رقم#2: إغلاق حسابات النفقات
حسابات النفقات هي عبارة عن أرصدة مدينة. لإقفال هذا النوع من الحسابات، ينبغي نقل الرصيد إلى الحساب الدائن واعتبار ملخص الدخل طرف مدين.
| الرقم المرجعي | تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 102 | 30/6/2023 | الرواتب | 30,000 | |
| الإهلاك | 10,000 | |||
| الفوائد | 8,000 | |||
| التأمينات | 7,000 | |||
| المستلزمات | 15,000 | |||
| حساب ملخص الدخل | 70,000 |
بناءً على الخطوتين السابقتين، يمكنك تحديد صافي الربح بطرح إجمالي الرصيد المدين من إجمالي الرصيد الدائن بحساب ملخص الدخل.
خطوة رقم#3: إغلاق حساب ملخص الدخل
الرصيد المتاح في ملخص الدخل وسيعبر عن صافي الربح هو:
65,000 = 70,000 – 135,000
لإغلاق حساب ملخص الدخل يُنقل الرصيد إلى حساب الأرباح المحتجزة ، ويكون شكل القيد كالتالي:
| الرقم المرجعي | تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 103 | 30/6/2023 | حساب ملخص الدخل | 65,000 | |
| حساب الأرباح المحتجزة | 65,000 |
يصبح بذلك رصيد حساب ملخص الدخل مساويًا إلى الصفر. بعد انتقال صافي الربح كرصيد دائن إلى حساب الأرباح المحتجزة.
خطوة رقم#4: إغلاق حصص الأرباح
في حالة أن الشركة لديها حصص أرباح توزعها بنهاية كل فترة محاسبية، ينبغي نقل هذه الحصص مباشرة إلى حساب الأرباح المحتجزة، فتخصم منها في شكل رصيد مدين. فنعتبر إن إجمالي مبلغ الحصص يساوي 15,000 دولار أمريكي.
| الرقم المرجعي | تاريخ المعاملة | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 104 | 30/6/2023 | حساب الأرباح المحتجزة | 15,000 | |
| حصص الأرباح | 15,000 |
يصبح الرصيد الدائن النهائي لدى حساب الأرباح المحتجزة يساوي:
65,000 – 15,000 = 50,000
كيف تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيود الإقفال؟
يمكن للبرامج المحاسبية، متضمنة برنامج دفترة المحاسبي، تسجيل قيود الإغلاق تلقائيًا بعد إجراء التسويات وميزان المراجعة. كما أنها تساهم في إغلاق الفترة المحاسبية بتوفير القوائم المالية وتدعم مهام محاسبيك بإمكانية تعديل ومراجعة قيود الإقفال.
قيد الإقفال يتعامل مع أرصدة الحسابات المؤقتة لينقلها إلى الحسابات الدائمة ويكشف عن أرباح وخسائر الفترة المحاسبية. باتباع الخطوات العملية لتسجيل قيود إقفال حصل شركتك على رصيد يمثل الأرباح المحتجزة للفترة الحالية ورصيد تراكمي يمثل أرباح الشركة من لحظة التأسيس.
الأسئلة الشائعة
-
من هو المسئول عن إعداد قيود الإقفال؟
المسئول عن إعداد قيود الإقفال هو المحاسب في شركتك.
-
ما هو الحساب الذي يظهر في ميزان المراجعة بعد الإقفال؟
بعد الإقفال، يتضمن ميزان المراجعة الحسابات الدائمة فقط والتي تضم الأصول والخصوم وحقوق الملكية.
-
ما هي الحسابات التي لا يتم إقفالها في نهاية السنة المالية؟
الحسابات التي لا يتم إقفالها في السنة المالية هي الحسابات الدائمة والتي تتضمن:
- الأصول
- الخصوم
- حقوق الملكية
-
كيف يتم إقفال المصروفات؟
يتم إقفال المصروفات بتحويل الأرصدة المدينة في حسابات المصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المُحتجزة. وبذلك تسجل عكس طبيعتها كأرصدة دائنة لحسابات المصروفات المختلفة.
-
ما هي الحسابات التي تقفل في حساب المتاجرة؟
الحسابات ذات الأرصدة المدينة هي الحسابات التي تقفل في حساب المتاجرة.
