شركتك مبنية على مجموعة من الموارد المالية؛ تصدر منها وتورد إليها ماليات تدل على استمرارية عملك وقابليته للنمو. تعدد مصادر الإيرادات وأوجه الإنفاق قد يسبب الكثير من الارتباك إذا غاب عنصر التنظيم عنه. تمثل قيود اليومية أسلوب فعال لتنظيم المعاملات المالية الخاصة بشركتك وتصنيفها بدقة. فما هي قيود اليومية بالتحديد؟ وما أهميتها في الدورة المحاسبية؟
المختصر المفيد |
|
ما هي قيود اليومية؟
تعد القيود اليومية أولى خطوات الدورة المحاسبية، فتسجِل من خلالها جميع المعاملات المالية اليومية المقابلة لكل نشاط موثق نفذته شركتك. تساعد القيود اليومية في صناعة قرارات سريعة بناءً على متابعة لحظية دقيقة للوضع المالي، فتكوِّن نظرة شاملة عن أداء الشركة وقدراتها. فتستطيع معرفة ما تنتظره شركتك من أموال ليدخل إلى خزينتها وما عليها من ديون وينبغي سداده.
تأتي أهمية قيد اليومية أنه المصدر الرئيسي لدفتر الأستاذ العام، فتسجَل جميع المعاملات المالية بناءً على ترتيب زمني دقيق، فأي خطأ بالقيد ينعكس على الدفتر في النهاية.
تحول القيود اليومية الحسابات المختلفة إلى مدينين ودائنين بناءً على نوع المعاملة من خلال نظام القيد المزدوج. كما أن التصنيف الذي توفره القيود المحاسبية اليومية يخدم القوائم المالية. لأنها تقارير تحدد العناصر الأكثر ربحية لشركتك وتعرِّفك بأكثر العناصر المستهلكة للموارد المالية.
أنواع القيود اليومية
توجد عدة أنواع من القيود اليومية، كل قيد له خواصه ووظائفه المستقلة. رغم ذلك كلها تدعم الهدف ذاته، وهو توفير موقف مالي دقيق خالي من الأخطاء. تتضمن قيود اليومية الأنواع التالية:
1- قيود التسوية Adjusting entries
قبل إغلاق الفترة المحاسبية، ينبغي أخذ بعض القيود في الحسبان لاستحقاقها وعدم سدادها. فيمهد هذا القيد إعداد قيد إقفال سليم متكامل يذكر جميع المعاملات المدفوعة وكذلك المستحقة لكنها غير مدفوعة بعد. لقيود التسوية عدة أنواع، منها:
تسوية المصاريف المؤجلة: هي مبالغ دفعتها شركتك قبل استحقاقها خلال الفترة المحاسبية الحالية.
تسوية المصاريف المستحقة: هي مبالغ لم تسددها شركتك رغم استحقاقها خلال الفترة المحاسبية الحالية.
تسوية الإيرادات المستحقة: هي إيرادات مستحقة نتيجة بيع منتجات أو تقديم خدمات ولم تستلمها شركتك بعد خلال الفترة المحاسبية الحالية.
تسوية الإيرادات المؤجلة:هي إيرادات استلمها مندوبو شركتك قبل توفير الخدمة أو تسليم المنتج المتفق عليه مع العميل خلال الفترة المحاسبية الحالية.
اقرأ أكثر عن ما هي قيود التسوية وكيفية إعدادها وأنواعها المختلفة
في هذا المثال نتناول حالة تسوية إيرادات مؤجلة. حيث أنك تمتلك إحدى الصالات الرياضية، وقيمة الاشتراك الشهري بها 100 دولار أمريكي. دفع أحد العملاء قيمة الاشتراك لعامين يوم 5/5/2021. فإذا كانت الدورة المالية تنتهي في الثلاثين من يونيو. ستقع هذه المعاملة ضمن ثلاثة دورات محاسبية. 2020/2021 و 2021/2022 و 2022/2023. المستحق لكل فترة على التوالي هو:
- 2020/2021 : 200 دولار أمريكي
- 2021/2022 : 1200 دولار أمريكي
- 2022/2023: 1000 دولار أمريكي
عند إغلاق الفترة المحاسبية 2020/2021، ستجد إيرادات زائدة عن المسجلة بمقدار 2200 دولار أمريكي. إذا قيد التسوية سيكون كالتالي:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 30/6/2022 | 3001 | الخزينة | 2200 | |
| إيرادات | 2200 |
وسيسجل الإيراد المستحق كالتالي:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 5/5/2022 | 2000 | إيرادات | 200 | |
| العميل أ | 200 |
2- القيود العكسية Reversing entries
القيد العكسي ينفذ مع بداية فترة محاسبية جديدة عند الحاجة إلى تعديل أو إزالة إدخالات تمت في الفترة السابقة ولم يعد لها أهمية بعد تعويض المعاملة.
فمثلًا عند إغلاق الفترة المحاسبية، من الممكن استحقاق الرواتب ولكنها لم تصرف بعد في وقت الإغلاق. فتسجل في شكل استحقاقات رواتب بقيود التسوية ثم تتحول إلى مصروفات رواتب بمجرد استلام الموظفين لها في القيود العكسية. بناءً على البيانات الحديثة، تصبح مستعدًا لإعداد قيد افتتاحي.
استكمالًا للمثال السابق. ينتقل مبلغ 1200 دولار فقط من الخزينة إلى الإيرادات، لأنها خاصة بالفترة المحاسبية الجديدة 2021/2022:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/7/2022 | 2000 | إيرادات | 1200 | |
| الخزينة | 1200 |
3- القيد الافتتاحي Opening entries
يرتبط إعداد هذا القيد بدورة محاسبية جديدة. فيضاف إليه، الرصيد المتوفر مع نهاية الدورة المحاسبية السابقة. غياب هذا القيد أو قيد الإقفال قد يكوِّن صورة غير دقيقة عن الحالة المالية للشركة إن كانت في صعود أم هبوط.
على سبيل المثال، في يوم 1/7/2023 ستعد القيد الافتتاحي الخاص بالسنة المالية الجديدة، بناءً على ما لديك من بيانات تبين أن أرصدة الأصول بها الآتي:
- الخزينة بها 250,000 دولار أمريكي، حساب بنكي رصيده 750,000 دولار أمريكي، أوراق مالية بقيمة 300,000 دولار، حسابات مدينة قيمتها 200,000 دولار أمريكي، وحدة إدارية بقيمة 500,000 دولار أمريكي، قيمة الاستثمارات 400,000 دولار أمريكي، وقيمة الأثاث 25,000 دولار أمريكي.
بينما شملت الالتزامات الآتي:
- قروض بقيمة 600,000 دولار أمريكي، بينما بلغت قيمة الحسابات الدائنة 100,000 دولار أمريكي.
بعد عرض هذه البيانات، يمكن إعداد القيد الافتتاحي بالشكل الآتي:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/7/2022 | 1 | الخزينة | 250,000 | |
| حساب بنك | 750,000 | |||
| أوراق مالية | 300,000 | |||
| حسابات مدينة | 200,000 | |||
| عقارات | 500,000 | |||
| الاستثمارات | 400,000 | |||
| الأثاث | 25,000 | |||
| قروض | 600,000 | |||
| الحسابات الدائنة | 100,000 | |||
| رأس المال | 1,475,000 |
4- القيد المركب Compound entries
يتكون القيد المركب من أكثر من إدخالين أو سطرين، فغالبًا ما تكون معاملة معقدة لوجود عدة أطراف بها. فتعثر على أكثر من دائن وأكثر من مدين، ولا يشترط تساوي عدد الدائن والمدين في الأعمدة. رغم ذلك، توجد قاعدة عامة تقر بتساوي إجمالي مبالغ الدائنين إجمالي المدينين. فيمكن توزيع المبلغ المدين على مبالغ منفصلة تمثل دائنين.
من أشهر أمثلة القيود المركبة قيود صرف الرواتب، فتتضمن ضرائب وخصومات مرتبطة بكل فرد على حدة. إليك مثال بسيط يتناول كيفية إعداد القيد مركب:
نفذت شركتك عملية شراء لحواسيب آلية بمقدار عشرة آلاف دولار من أحد المراكز التجارية المتخصصة يوم 15 يوليو 2022. دفعت الشركة خمسة آلاف دولار نقدًا والمتبقي آجل. يمكن عرض القيد المركب بهذا الشكل:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 15/7/2022 | 1005 | المعدات | 10,000 | |
| الخزينة | 5,000 | |||
| حسابات دائنة
(متجر معدات أجهزة كمبيوتر) |
5,000 |
5- قيود التحويل Transfer entries
يتابع قيد التحويلات الإيرادات والمصروفات الصادرة والواردة من كل حساب إلى آخر. تتعامل القيود التحويلية على حسابات داخلية، فلا تتناول حسابات عملاء أو موردين. فمثلًا، يسجل القيد معاملة انتقال مبلغ 500,000 دولار أمريكي من الحساب الرئيسي لإحدى الشركات إلى حساب فرعي خاص بإحدى الشركات التابعة لها.
في المثال التالي، سنعتبر قسم التسويق بداخل شركتك، شركة فرعية بحساب منفصل. بناءً على الخطة الموضوعة، يحتاج قسم التسويق إلى 10 آلاف دولار أمريكي مع بداية كل شهر، لإدارة الحملات التسويقية على مختلف المنصات. يصبح قيد التحويل بالشكل التالي:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/7/2023 | 2100 | التسويق | 10,000 | |
| الخزينة | 10,000 |
6- قيود الإقفال Closing entries
قيد الإقفال هو علامة نهاية الفترة المحاسبية. تنتقل من خلاله الأرصدة من حسابات مؤقتة، مثل حسابات الدخل والمكاسب، وحسابات المصاريف والخسائر، توزيعات الأرباح والسحب، وغيرها، إلى حسابات دائمة.
في قيد الإقفال التالي يمكنك ملاحظة ذِكر حساب ملخص الدخل وجميع العناصر الخاصة بنفقات الفترة المحاسبية ليحدث التوازن بين الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، فإذا جمعت قيم المبالغ المسجلة في الحسابات الدائنة ستجدها مساوية ل 150,000 دولار أمريكي مثل ملخص الدخل:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين | الدائن |
| 30/6/2022 | 100010 | ملخص الدخل | 150,000 | |
| السلع المباعة | 100,000 | |||
| الإهلاك | 20,000 | |||
| الإيجار | 5,000 | |||
| المستلزمات | 5,000 | |||
| المرافق | 4,000 | |||
| الرواتب | 11,000 | |||
| فوائد القروض | 5,000 | |||
| رأس المال | 1,475,000 |
ما الهدف من القيود اليومية؟
القيود اليومية هي أساس القوائم المالية. فتوفر بيانات تهم المحللين والمراجعين الماليين، فمن خلالها يمكنهم معرفة كيف تؤثر المعاملات المالية على أداء شركتك المالي. لذا، يعد الهدف الرئيسي من القيود اليومية هو تسجيل جميع المعاملات اليومية بكفاءة ودقة. فتتضمن جميع الحسابات المرتبطة بكل معاملة موضحة موقفها منها سواء كانت دائنة أم ومدينة.
فنجد أن الهدف من القيود اليومية يخدم ثلاثة عناصر رئيسية وهي:
1- تنظيم بيانات شركتك المالية
جميع المعاملات المالية مسجلة حسب الترتيب الزمني من القديم إلى الحديث بشكل يومي. يسهل هذا الرجوع إلى أية معاملة بها شك أو مشكلة ظهرت عند مراجعة رصيد دفتر الأستاذ العام.
2- التمهيد إلى إعداد تقارير مالية تخدم العمل
كما وضحنا مسبقًا، تعد القيود اليومية خطوة أولية نحو إعداد القوائم المالية. فقوائم المركز المالي وحقوق المساهمين والدخل والتدفقات النقدية كلها مبنية على بيانات وفرتها هذه القيود.
3- تقييم الأداء المالي وتحسينه
إدارة هذه البيانات بكفاءة وتنظيمها في شكل قيود ودفاتر وتقارير يهدف إلى الحصول على نظرة عامة للعمل من الناحية المالية. تساعدك القيود في تحديد المعاملات التي تسببت في أرباح أو خسائر لشركتك في نهاية الفترة المحاسبية. بتقييم الوضع المالي، يمكن تحسينه وتجنب الأنشطة المسببة للخسائر أو إنخفاض الإيرادات.
ما الذي تتضمنه القيود اليومية؟
لضمان وضوح المعاملة المالية وفهمها بسهولة عند مراجعتها، تجد في قيد اليومية عناصر هامة يمكنها أن تساعدك في اكتشاف مصدر الخطأ إن حدث بالمستقبل. يتضمن القيد العناصر الآتية:
- تاريخ المعاملة
- عنوان يوضح نوع القيد
- موجز عن المعاملة المالية
- رقم مرجعي بهوية رقمية مميزة
- الحسابات التي تحمل صفة الدائن
- الحسابات التي تحمل صفة المدين
وعند وضعه في جدول، تأخذ البيانات هذا الشكل:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين | الدائن |
| 00/00/00 | XO | اسم الحساب أو رقمه (إن وجد) | ***** | |
| اسم الحساب أو رقمه (إن وجد) | ***** |
كيفية عمل قيود اليومية المحاسبية للمعاملات المالية المختلفة
في حالة تبني أساليب المحاسبة والدفترة اليدوية، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
1- حدِّد الحسابات المتأثرة
تبدأ عملية إعداد القيود اليومية بتحديد الحسابات المتعلقة بالمعاملة المالية. لذا ينبغي معرفة مبادئ المحاسبة وقواعدها ومصطلحاتها.
2- صنِّف المعملات المالية
ما هو نوع المعاملة التي تحتاج إلى تسجيلها؟ ودائع مصرفية، مصروفات، مشتريات، قروض، ائتمانات أم ضرائب؟ تحديد تصنيف المعاملة المناسب يساعدك في تصنيف الحسابات المتأثرة بها. بهذه الخطوة يمكنك معرفة الحسابات التي يزيد رصيدها والحسابات التي ينقص رصيدها بناءً على نوع المعاملة.
اقرأ ايضا: كيفية عمل قيود القروض
3- تابع خط سير الأموال
بمعرفتك لنوع المعاملة، يمكنك تصنيف الحسابات التي حددتها مسبقًا إلى دائن ومدين. حيث أن الحسابات الدائنة أو المدينة إذا زاد رصيدها تحمل نفس التصنيف. أما في حالة نقص رصيد الحساب، تتغير طبيعته، فإذا كان دائن يصبح مدين والعكس.
4- وضِّح أنواع الحسابات
المصروفات والالتزامات والإيرادات وحقوق الملكية والأصول كلها أنواع حسابات رئيسية. يمكن تصنيف أنواع الحسابات كالتالي:
- المصروفات والأصول حسابات مدينة
- الالتزامات والإيرادات وحقوق الملكية هي حسابات دائنة
بمجرد فهمك للنوع الذي ينتمي إليه الحساب، ستعرف كيف يؤثر كل نوع معاملة عليه، وعلاقة كل نوع بالآخر. طبِِّق قواعد المحاسبة لتحدد الحسابات الدائنة والمدينة. هذه القواعد تساعدك في تحديد وجهة كل مبلغ تبعًا لمعايير موضوعة مسبقًا.
5- أنشئ قيد اليومية
يمكنك الآن إنشاء قيد اليومية بكفاءة فلديك جميع البيانات التي تستطيع توظيفها فيه. ولكن هذا لا يمنع من وجود بعض العناصر الأخرى الهامة مثل:
- استخدام التاريخ الصحيح:
بوضع التاريخ الصحيح للمعاملة المالية، يمكن ربطها بالفترة المحاسبية السليمة. - تحديد الرقم المرجعي واسم الحساب:
لتسهيل عملية المحاسبة، المعاملات المالية ستحمل رقم مرجعي يربطها بنوع الحساب الذي يخصها. كما أن الحسابات، تحمل أسماء وأرقام مرجعية خاصة تستخدم مع دفتر الأستاذ العام. - إدخال المبالغ الدائنة والمدينة:
بناءً على فهمك للمعاملة وإدراكك لجميع البيانات السابقة، ستحدد المبالغ المدينة والدائنة، وتضعها في العمود الخاص بالحساب الصحيح.
اقرأ ايضا:
مثال عملي على القيود اليومية
بدأ أستاذ (أ) عمله التجاري في العاشر من شهر يناير 2021 بميزانية 500,000 دولار أمريكي. أودع خزانة شركته 200,000 دولار أمريكي. والمتبقي أودعه كرصيد في حسابه البنكي. وقد نفذ ( أ) الأنشطة التالية:
- بتاريخ 11 يناير اشترى أثاث مكتبي بقيمة 120,000 دولار أمريكي بالآجل.
- بتاريخ 15 يناير اشترى بضاعة بمبلغ 150,000 دولار أمريكي. سدد ثلثي المبلغ نقدًا والباقي على الحساب.
- بتاريخ 17 يناير باع بضاعة بقيمة 350,000 دولار أمريكي تحصل منها على 150,000 دولار أمريكي كشيك.
- بتاريخ 28 يناير اشترى بضاعة بمبلغ 150,000 دولار أمريكي بالآجل.
- بتاريخ 29 يناير دفع قيمة الأثاث المكتبي 120,000 دولار أمريكي.
- بتاريخ 30 يناير صرف رواتب الموظفين 200,000 دولار أمريكي
قيود اليومية ستكون بالشكل التالي:
| تاريخ المعاملة | رقم القيد | البيان | المدين | الدائن |
| 10/1/2021 | 1001 | الخزينة | 200,000 | |
| البنك | 300,000 | |||
| رأس المال | 500,000 | |||
| 11/1/2021 | 1002 | الأثاث | 120,000 | |
| شركة التوريد | 120,000 | |||
| 15/1/2021 | 1003 | مشتريات | 150,000 | |
| الموردين | 100,000 | |||
| الخزينة | 50,000 | |||
| 17/1/2021 | 1004 | البنك | 150,000 | |
| العملاء | 200,000 | |||
| المبيعات | 350,000 | |||
| 28/1/2021 | 1005 | المشتريات | 150,000 | |
| الموردين | 150,000 | |||
| 11/1/2021 | 1006 | شركة التوريد | 120,000 | |
| الخزينة | 120,000 | |||
| 30/1/2021 | 1007 | صرف المرتبات | 200,000 | |
| الخزينة | 200,000 |
الفرق بين القيود اليومية وقيود التسوية
توجد فروق واضحة بين القيود اليومية وقيود التسوية، في هذا القسم سنتناول أهم نقاط الاختلاف التي يمكنك التفرقة من خلالها بين القيدين، وهي كالتالي:
1- توقيت الإعداد
القيود اليومية هي قيود تتميز بالانتظام. فكل معاملة مالية، أيًا كان توقيتها خلال الفترة المحاسبية، تتحول إلى قيد يومي. أما في حالة قيود التسوية، فهي قيود ترتبط بزمن محدد؛ عند إعداد القوائم المالية أو في نهاية الفترة المحاسبية.
2- نوع المعاملات المقيدة
تتميز القيود اليومية بالعموم. فكل معاملة مالية، بغض النظر عن نوعها والحسابات المتعلقة بها، ينبغي أن يكون لها قيد يومي. أما قيود التسوية فتستخدم مع المعاملات المالية التي لا تسجل بشكل يومي أو المصاريف غير المسددة في الفترة المحاسبية الحالية أو المعاملات المالية غير المكتملة في الفترة المحاسبية المستهدفة وغيرها.
3- حالة القيد
القيود اليومية تتميز بالثبات. فكل معاملة يسجلها القيد على هيئة مبلغ تبادله حسابان. وانتقال نفس المبلغ من حساب إلى آخر يعبر عن معاملة مستقلة وقيد جديد، فكل قيد يومي لا يلغي تأثير ما قبله. أما في حالة قيود التسوية، فهي قيود مؤقتة، بمجرد استلام الإيرادات المتأخرة أو سداد المبالغ المتأخرة، يُلغى تأثير معاملات قيود التسوية من خلال إعداد القيود العكسية.
كيف يمكن أن تساعدك برامج المحاسبة في عمل القيود اليومية؟
تتميز أغلب برامج المحاسبة الفعالة بأنها مبنية على سحابة ما يجعل مراجعة القيود والدفاتر قابلة للتنفيذ من أي مكان به شبكة إنترنت وبأي وقت. كما أن إعداد القيود اليومية من خلال برامج المحاسبة أسهل كثيرًا بمقارنتها بالأسلوب اليدوي والذي تشوبه الكثير من الأخطاء البشرية. أما في حالة البرامج، فيمكنك أتمتة عملية إنشاء القيد، لتنتقل بعدها بياناته مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام.
بربط حسابك البنكي ببرنامج المحاسبة، يتم إنشاء قيد يومي تلقائيًا بكل مرة يستقبل بها حسابك إيرادات، كما يتم ربط القيد بالحسابات المتعلقة به.
الخلاصة
القيود اليومية لا غني عنها لتسجيل المعاملات المالية الخاصة بشركتك، ودقتها تضمن لك دفتر أستاذ عام خالي من أية أخطاء. كما أن التركيز في إعداد قيد يومية يتتبع الماليات خطوة بخطوة، يساعدك في النهاية على إغلاق الفترة المحاسبية بدون تعقيدات. فهي تعد بداية تضمن نهاية تحلل الموقف وتعبر عن سلبياته وإيجابياته من خلال القوائم المالية.
