ماذا لو شركتك تقدم عدة منتجات أو خدمات وتحقق إيرادات ضخمة؟ أخبار سعيدة! أليس كذلك؟ لكن غياب تسجيل البيانات المالية بشكل يومي يمنعك من معرفة المنتج أو الخدمة الأكثر مبيعًا. بالتسجيل يمكنك اكتشاف المنتجات المسببة للخسائر والأخرى التي يمكن الاستثمار فيها بصورة أكبر,
المال هو بلا شك المورد الأساسي لأي شركة. لهذا يحتاج إلى رعاية ومتابعة دورية من خلالها يمكن معرفة قيمة الإيرادات ومصدرها الرئيسي كما يمكن تحديد النفقات والإحاطة بأهم الأوجه التي تصرف الأموال في سبيلها.
هل تسجيل البيانات المالية بشكل يومي يفيد شركتك في الإحاطة بالإيرادات والنفقات النقدية فقط؟ قطعًا لا
تابع قراءة المقال إلى النهاية، وستعرف المزيد عن أهمية حفظ الماليات من خلال خبراتنا السابقة وتجاربنا العملية مع الشركات في مختلف المجالات!
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هي أهمية تسجيل البيانات المالية بشكل يومي؟
أهمية تسجيل البيانات المالية بشكل يومي أنها تساعد الشركة على مراجعة أنشطة الماضي والتأثير على الحاضر ووضع نظرة للمستقبل. يمكن اختصار الأهمية في العناصر التالية:
1- قياس الأداء المالي
تسجيل التحويلات المالية بانتظام يساعدك على معرفة الإيرادات ومقارنتها بالنفقات أولٍ بأول. فتعرف إذا كان أداء الشركة يقترب من التوقعات أم غير ذلك. كما أن متابعة البيانات المالية بشكل يومي، يساهم في تحديد حالة الشركة سواء كانت رابحة أم خاسرة.
2- اتخاذ قرارات سليمة
تحتاج شركتك إلى اتخاذ قرار بشأن منتج جديد، فما العناصر التي تساهم في صناعة القرار؟ موارد النقد المتاحة والمبالغ المالية المستحقة وغيرها من الأصول هي أساس بدء التنفيذ أو تأجيل الفكرة. فإذا كان التدفق النقدي مستقر، فغالبًا ما يكون أفضل توقيت لبدء مشاريع جديدة. أما في حالة مقابلة الشركة لمشكلات مالية موثقة، فلن يكون التوقيت المناسب.
3- التخطيط للمستقبل
يحتاج التخطيط للمستقبل إلى إحاطة كافية بالحاضر والموارد التي ستستلمها شركتك في المستقبل. بناءً عليه، يمكنك التخطيط لأفضل السيناريوهات وأسوأها دون خوف، والعمل على إدارة المخاطر بفاعلية وعملية بالاعتماد على حقائق وإحصائيات مصدرها القوائم المالية والتقارير المختلفة.
قد يهمك ايضا:
متي تكون موازنة التدفق النقدي بديلاً مفيدا للموازنة الشاملة
كيفية عمل قائمة الدخل الشامل وبنودها
ما هي البيانات المالية؟
البيانات المالية مكونة من مبالغ مادية ذات قيمة عددية تمثل أموال واردة إلى خزينة الشركة وقد تكون صادرة من حسابها البنكي. كذلك من المحتمل أن تتناول البيانات أموال مستحقة السداد أو الاستلام دون وقوع عملية التحويل. إلى جانب القيمة العددية التي ترتبط بالبيانات المالية، والتي تكون في شكل عدد منتجات أو أوزان أو أحجام، يتواجد وصف أو بيان بالخدمة أو مواصفات المنتج المستلم.
ترتبط البيانات المالية بتاريخ محدد ووقت حدثت فيه المعاملة واستحق فيها المبلغ. فالتاريخ هو المسؤول عن تحديد ما إذا كان هذه المعاملة ضمن الفترة المحاسبية أم لا.
بهذا يمكننا بسهولة تعريف عناصر البيانات المالية كالتالي:
- مبلغ مالي
- صادر/ وارد
- بيان ووصف مشتريات أو المبيعات ذات الصلة
- تاريخ الاستحقاق/ تاريخ الاستلام
غالبًا ما يتم تداول مفهوم البيانات المالية باعتبارها البيانات الخام قبل المعالجة. البيانات الخام Raw Data هي نوع من المعلومات المالية يتم حفظها كما هي دون إجراء أية عمليات حسابية معقدة. رغم ذلك، توجد بيانات مالية أخرى، وهي بيانات تم تحليلها والتعامل معها للحصول على صورة أشمل وأدق. فالبيانات المالية المعالجة هي نفسها البيانات الخام بعد التحليل وإجراء العمليات اللازمة التي تحدد رصيد كل حساب والأداء المالي للشركة عامة.
كما يمكن تصنيف البيانات المالية إلى نوعين آخرين؛ بيانات تقليدية وبيانات بديلة. البيانات التقليدية هي الناتجة عن التفاعل مع البيانات الخام، فتنتج تقارير وقوائم مالية مع نهاية الفترة المحاسبية لتقييمها، فهي بيانات صادرة من أقسام داخلية في الشركة وتصل إلى الجهات الإدارية العليا. أما في حالة البيانات البديلة، فتجمعها جهات خارجية مثل البنوك ومكاتب المحاسبة وغيرها،
تتصف البيانات المالية بخصائص محددة حتى يمكنها تحقيق الأهداف التي صنعت من أجلها. الخصائص هي كالتالي:
- الدقة
- التمام دون نقص
- الإلمام بالزمن
ما هو الغرض من البيانات المالية؟
الغرض من البيانات المالية هو استخدامها في تحليل موقف الشركة المالي واتخاذ القرارت المناسبة. لتحقيق هذا الغرض ينبغي اتخاذ الإجراءات السليمة مع هذه البيانات والتعامل معها بخطوات منظمة لها بداية ونهاية واضحة. أهم الأنشطة التي يتم استخدام البيانات فيها هي كالتالي:
1- إعداد القوائم المالية
لإعداد قوائم مالية سليمة ينبغي تسجيل البيانات المالية بانتظام منعًا للإغفال عن أي عنصر. القوائم المالية تضم:
- الدخل
- الأرباح والخسائر
- التدفقات النقدية
- حقوق الملكية
- المركز المالي
- قائمة الميزانية
فقائمة الدخل، على سبيل المثال، تتناول الإيرادات والنفقات. بينما تتناول قائمة الميزانية الأصول والالتزامات وحقوق المساهمين. من خلال هذه القوائم، يمكن تصنيف الموارد المالية المختلفة وتحليل الوضع المالي للشركة خلال الفترة المحاسبية.
2- تحديد مصادر الدخل
بمراجعة الإيرادات يمكن بسهولة تصنيفها وتحديد المصادر المختلفة. وبهذا يمكن معرفة المصدر الأكثر إنتاجًا للإيرادات. كما يسهل تصنيفها إلى إيرادات تشغيلية مباشرة وغير تشغيلية.
3- تعيين النفقات المخفضة للضرائب
في حالة عدم تسجيل النفقات بانتظام، قد يطلب من شركتك سداد ضرائب مجحفة نتيجة عدم تضمين النفقات في عملية حساب الضرائب، والتي تساهم في تقليلها.
4- متابعة قيمة الممتلكات
تستخدم قيمة الممتلكات كجزء من الأصول وتساهم في تحديد الربح أو الخسارة الناتجة عن بيعها أو تبادلها أو التصرف فيها بشكل آخر. كما أن قيمة الإهلاك الدورية تحتاج إلى أن يتم خصمها كجزء من النفقات.
5- مراقبة نمو العمل
تسجيل المالية بانتظام يساعد العمل على النمو. حيث يمكنك تحديد الأوجه التي يمكن الاستثمار فيها. كما يمكن العمل على تقليل الأنشطة المسببة للنفقات المرتفعة.
من هم مستخدمو البيانات المالية؟
مستخدمو البيانات المالية هم المحللون والمديرون والمستثمرون والمحاسبون. تساهم البيانات المالية في صناعة كل قرار. لهذا تستخدم في الحسابات الداخلية والإدارة، كما أنها تساعد العناصر الخارجية سواء كانوا مستثمرين أم مراجعين حسابيين أم غيرهم في الحصول على نظرة شاملة للعمل ومركزة.
كما يوجد المحللون الماليون، والذين يساعدون المديرين والمستثمرين على حدٍ سواء، بتوفير النتائج النهائية للحالات المالية موضع البحث. فيلجأ المحلل إلى إحدى الأساليب التالية لأداء عمله:
1 – التحليل المالي الأساسي
بتطبيق نسب محدد، يمكن للمحلل تحديد الملاءة المالية والسيولة وغيرها من المؤشرات التي تهم الإدارة أو المستثمرون.
2 – التحليل المالي الأفقي
يتناول هذا تحليل البيانات المالية على مدار سنتين أو أكثر، فيمكن بذلك متابعة الرائج بسهولة.
3 – تحليل البيانات المالية الفنية
يساهم هذا النوع من التحليل في تحسين التوقعات للمستقبل. فينتج توقعات صائبة إلى حد كبير ، يمكن الاعتماد عليها والتخطيط للمستقبل على أساسها.
4 – تحليل البيانات المالية الرأسي
هو نوع من التحليل يتناول جميع القيم المذكورة في التقرير في شكل نسبي. فكل عنصر تمثله نسبة مئوية تعتمد على ما قبلها.
البيانات المالية جزء لا يتجزأ من عملك وتحتاج دائمًا إلى التسجيل يوميًا منعًا لحدوث أية مشكلات إدارية داخلية أو خاصة بالضرائب. كما أن البيانات لا تدعمك في إدارة المخاطر والأزمات فقط، بل تساعدك أيضًا في الكشف عن أفضل الفرص للتطوير والتحسين وترشدك إلى العناصر المربحة وتلك المسببة للخسائر. التزم بتسجيل البيانات المالية بشكل يومي وحلل الأداء لتسطيع صناعة أفضل الخطط قصيرة وطويلة المدى.
