يعتبر الشرح التفصيلي للمعاملات المالية من أهم الإجراءات المحاسبية التي يترتب عليها العديد من الخطوات الأخرى وأهمها إعداد القوائم والتقارير المالية، وكذلك إقفال الحسابات الختامية، ولكن السؤال هنا ما أنسب وسيلة محاسبية يُمكن من خلالها تفنيد الحسابات وما تشمله العمليات المحاسبية؟ تكمن الإجابة عن هذا السؤال ببساطة في دفتر الأستاذ المساعد، نعم فهو واحدًا من المراحل المهمة في الدورة المحاسبية لأي نظام محاسبي مُتكامل، ونحصل من خلاله على شروحات تفصيلية لكل حساب خلال الفترة المُحددة، ويطرح الحديث عن حساب الأستاذ المساعد المزيد من التساؤلات حول تعريفه، وطريقة إعداده، واستخداماته، والفرق بينه وبين حساب الأستاذ العام، كل هذا وأكثر نقدمه لك في مقالنا اليوم بشرح تفصيلي عملي من واقع خبرتنا المحاسبية.
مُلخص النقاط الرئيسية
- دفتر الأستاذ المساعد هو أحد الإجراءات المحاسبية التي يتم فيها نقل العمليات الدائنة والمدينة من دفتر اليومية إلى حسابات منفصلة توضح رصيد أول و أخر المدة، وذلك بهدف توفير المعلومات اللازمة عن الحسابات الرئيسية في دفتر الأستاذ العام.
- يُستخدم دفتر الأستاذ المُساعد لتسجيل القيود اليومية، ومراقبة وتتبع الحسابات، وتحليل البيانات والمعلومات المالية، وتصنيف وتسجيل المعاملات التي يلزم عنها سداد مستحقات ضريبية، كما يُستخدم دفتر الأستاذ المساعد في أغراض المراجعة والتدقيق للتأكد من صحة السجلات المحاسبية والامتثال للمعايير المحاسبية.
- يتم إعداد دفتر الأستاذ المساعد من خلال تحديد الحسابات الفرعية، وإنشاء صفحة لكل حساب، ومن ثم تسجيل المعاملات اليومية في حسابتها المخصصة، والمراجعة الدورية لبيانات السجلات المحاسبية، وأخيرًا تأتي خطوة الترحيل إلى حساب الأستاذ العام وإغلاق الحسابات الداخلية في دفتر الأستاذ المساعد والبدء بأرصدة افتتاحية للحسابات في الفترة الجديدة.
- الفارق الرئيسي بين دفتر الأستاذ المساعد ودفتر الأستاذ العام هو أن دفتر الأستاذ المساعد هو الجانب التفصيلي للحسابات الرئيسية التي تظهر في دفتر الأستاذ العام، والتي تستخدم لإكمال الإجراءات المحاسبية الخاصة بإعداد القوائم والتقارير المالية.
ما هو دفتر الأستاذ المساعد
يُعرف دفتر الأستاذ المساعد في سياق محاسبي على أنه الأداة المسؤولة عن تسجيل معلومات الحسابات ومعاملاتها في بيان تحليلي وتفصيلي، وتشمل هذه الحسابات المعاملات المصرفية، ومعاملات الأصول الثابتة والمتداولة، وكذلك الالتزامات بأنواعها، ويوفر دفتر الأستاذ المُساعد في حساباته الفرعية جميع البيانات اللازمة عن الحسابات الكُلية في دفتر الأستاذ العام.
تعتمد فكرة دفتر الأستاذ المساعد على فتح حسابات مخصصة سواء للمعاملات الفردية الخاصة بالعملاء أو الموردين، أو حسابات محددة الفئات مثل الحسابات المدينة والدائنة، وحسابات المخزون، ومن ثم يتم تجميع هذه الحسابات وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام لبيان أرصدتها في الميزانية العمومية للشركة والمعروفة أيضًا بـ (بيان المركز المالي).
بشكل عام يُشير دفتر الأستاذ المساعد على أنه الدفتر الذي يتم فيه نقل العمليات الدائنة والمدينة من دفتر اليومية إلى حسابات مفتوحة يكون كل حساب مُنفصل على حدى برصيد أول و أخر المدة.
استخدامات ومهام دفتر الأستاذ المساعد
تتعدد استخدامات ومهام دفتر الأستاذ المساعد، وتختلف هذه الاستخدامات حسب حجم الشركة وطبيعة معاملاتها، فيما يلي أبرز استخدامات دفتر الأستاذ المساعد:-
تسجيل القيود اليومية
يُستخدم دفتر الأستاذ المساعد لتسجيل القيود المحاسبية اليومية الأساسية فعلى سبيل المثال يتم تخصيص سجلات خاصة بالصرف، والتوريد، والقبض، والرواتب.
مراقبة وتتبع الحسابات
يُسهل دفتر الأستاذ المُساعد تتبع الحسابات المختلفة، من خلال إنشاء صفحة مخصصة لكل حساب في الدفتر، وتتبع الأرصدة الافتتاحية والختامية لهذه الحسابات، وكذلك مراقبة وتسجيل المعاملات الشهرية التي تتم على هذه الحسابات، وأخيرًا التجميع وتسجيل الإغلاقات السنوية.
تحليل البيانات والمعلومات المالية
تحليل المعلومات المالية والبيانات المحاسبية أحد أهم مهام دفتر الأستاذ المساعد، وكذلك يُستخدم في تسجيل التكاليف بالتفصيل مما يساعد على تحليل العوامل المؤثرة على تكاليف أنشطة الإنتاج والتشغيل، ويتم استخلاص نتائج تحليلات هذه البيانات للمساعدة في إعداد القوائم المالية مثل قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، و جدول التدفقات النقدية، وقائمة حقوق الملكية.
تصنيف المعاملات للمستحقات الضريبية
ويعمل دفتر الأستاذ المساعد على تنظيم المستحقات الخاصة بالضرائب من خلال تصنيف وتسجيل المعاملات المحاسبية التي يستحق سداد نسب ضريبية مُعينة عنها، مما يساهم في النهاية في إعداد التقارير الضريبية بدقة، والامتثال للوائح والتشريعات المحاسبية.
المراجعة والتدقيق
يتم استخدام بيانات دفتر الأستاذ المساعد في عمليات المراجعة والتدقيق المحاسبي، للتأكد من صحة السجلات الحسابية وضمان امتثالها للمعايير المحاسبية.
كيف يتم إعداد دفتر الأستاذ المساعد
يتم إعداد دفتر الأستاذ المساعد من خلال عدة خطوات لضمان تنظيم وتسجيل المعلومات المحاسبية بدقة، وتتمثل هذه الخطوات في:-
- تحديد الحسابات الفرعية مثل النقد ورأس المال، والبنوك، والأصول، والالتزامات، والإيرادات، والمصروفات، وتقسيم هذه البنود إلى حسابات دائنة ومدينة.
- إنشاء صفحة لكل حساب في دفتر الأستاذ المساعد ويجب أن يتضمن المعلومات الأساسية المُمثلة في اسم ورقم الحساب، وارصدته الافتتاحية.
- تسجيل المعاملات اليومية في حساباتها المعنية، ويتم التسجيل بتاريخ المعاملة والمبلغ المالي الذي تم دفعه أو استلامه.
- المراجعة الدورية لبيانات السجلات في حسابات دفتر الأستاذ المساعد، للتأكد من دقة وصحة المعاملات الموثقة وتوافقها مع الأرصدة.
- الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ من خلال نقل المبالغ المدينة والدائنة إلى الحسابات المُخصصة في دفتر الأستاذ العام، وتتم هذه الخطوة من خلال الآتي:-
- فتح صفحة لكل حساب في دفتر الأستاذ حتى تتم مرحلة الترحيل.
- تسجيل المبالغ المدينة في الجانب المدين بدفتر اليومية ويُرحل تسجيله في البيان بالطرف الدائن، والعكس يتم تسجيل المبالغ الدائنة في الجانب الدائن بدفتر اليومية ويُرحل في البيان في الطرف المدين، وتُطبق هذه الخطوة على جميع الحسابات الفرعية.
- إغلاق دفتر الأستاذ المساعد في نهاية الفترة المُحددة سواء (شهرية / ربع سنوية/ سنوية) وذلك من خلال إغلاق جميع الحسابات الداخلية وكذلك حسابات الأرباح والخسائر للبدء بالأرصدة الافتتاحية للفترة الجديدة.
الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد
يُمكن تحديد الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد من خلال مجموعة من العوامل وهي:-
الهدف
يهدف حساب الأستاذ العام إلى تسجيل جميع المعاملات والأرصدة المختلفة للحسابات الرئيسية، بينما الغرض الأساسي من حساب الأستاذ العام هو تسجيل تفاصيل المعاملات المحاسبية الفرعية للحسابات الرئيسية التي تظهر في حساب الأستاذ العام.
فعلى سبيل المثال إذا كان هناك مصنع ملابس فلابد أن يكون له حسابات رئيسية وتُمثل (دفتر الأستاذ العام) وحسابات فرعية وتُمثل (دفتر الأستاذ المساعد) ويكون التقسيم كالتالي:-
حساب الزبائن أو العملاء (حساب رئيسي) يضم:-
- حساب الشركات.
- حساب المدارس.
- حساب المحلات التجارية.
حساب النقدية (حساب رئيسي) يحتوى على:-
- النقدية بالبنك.
- النقدية بصناديق الاستثمار والتمويل.
حساب المخزون (حساب رئيسي) يضم:-
- أنواع الأقمشة المستخدمة.
- الخيوط المُستخدمة.
- مواد التصنيع الأخرى مثل (الزراير/ الماكينات السحابة وغيرها).
التشابه والتوازن
تختلف طبيعة المعاملات في دفتر الأستاذ العام حسب حساباتها المختلفة التي تشملها، بينما تشترك معاملات الحسابات في دفتر الأستاذ المساعد في بعض السمات والخصائص.
التوازن بين الحسابات في دفتر الأستاذ العام غير مطلوب، ولكن لابد أن تتوازن القيم المحاسبية في دفتر الأستاذ المساعد مع القيم المنعكسة في دفتر الأستاذ العام.
التنظيم والمحتوى
يتكون دفتر الأستاذ العام من مجموعة من الحسابات ويكون لكل حساب رصيد نهائي، ويتم ذكر محتوى غير تفصيلية للمعاملات داخل الحسابات، أما دفتر الأستاذ المساعد فهو يتكون من مجموعة من المعاملات التي تندرج تحت حساب واحد أو مجموعة من الحسابات، ويذكر معلومات مفصلة عن كل معاملة.
الاستخدام
يُستخدم دفتر الأستاذ العام لإعداد القوائم المالية بشكل مباشر، بينما يستخدم دفتر الأستاذ المساعد لتوفير التفاصيل حول المعاملات التي يتم تسجيلها لدفتر الأستاذ العام مما يساعد في دقة البيانات المُستخدمة لإعداد القوائم المالية.
شكل دفتر الأستاذ المساعد
| رصيد | دائن | مدين | المستندات | الطرف المقابل | بيان | تاريخ | |||
| رقم الشيك | إذن صرف | إن تحصيل | رقم المعاملة | ||||||
مثال عملي على إعداد دفتر الأستاذ المساعد
إذا قامت الشركة في تاريخ 2020/9/25 ببيع بضاعة نقدًا بمبلغ 150.000 ريال سعودي، وفي تاريخ 2020/9/27 قامت الشركة بسحب مبلغ 80.000 ريال سعودي من الخزينة لإيداعهم في الحساب البنكي.
المطلوب
1/ إثبات المعاملات في دفتر يومية الشركة.
2/ الترحيل من القيود اليومية إلى دفتر الأستاذ المساعد والترصيد في نهاية الشهر الجاري.
الحل
الاثبات في دفتر اليومية
| م | تاريخ | مدين | دائن | البيان | ملحوظات |
| 1 | 2020/9/25 | 150.000 | حـ / الخزينة | بيع بضاعة نقدًا | |
| 150.000 | حـ/ البضاعة | ||||
| 2 | 2020/9/27 | 80.000 | حـ / البنك | ||
| 80.000 | حـ / الخزينة | إيداع من الخزينة إلى البنك | |||
الترحيل إلى دفتر الأستاذ المساعد
حـ / الخزينة
| مدين (منه) | دائن (له) | ||||
| المبلغ | البيان | التاريخ | المبلغ | البيان | التاريخ |
| 150.000 | حـ / المبيعات (البضاعة) | 2020/9/25 | 80.000 | حـ / البنك | 2020/9/27 |
| 70.000 | رصيد (مرحل من أخر المدة) | 2020/9/30 | |||
| 150.000 | 150.000 | ||||
| 70.000 | رصيد أول المدة الجديدة | 2020/10/1 | |||
ختاماً
ختامًا يُمكن القول إن دفتر الأستاذ المساعد له دور حيوي في تبسيط فهم المعاملات المالية وعملياتها المحاسبية المُتشعبة، وكذلك تحقيق شروط الامتثال للمبادئ المحاسبية العامة والمعايير الدولية، فهو إجراء محاسبي لا يُمكن إهماله بالنسبة لأصحاب الأعمال والأنشطة التجارية لمراقبة السجلات الحسابية، وتتبع العمليات المالية والميزانيات بدقة وشفافية، مما يساهم في التخطيط المالي الناجح واتخاذ القرارات الصائبة فيما يتعلق بإدارة الحسابات الفردية للعملاء، و الموردين، والدائنين، والمدينين، ويؤدي ذلك في النهاية إلى استكمال باقي حلقات الدورة المحاسبية بشكل سليم و بنتائج واقعية تُخبرنا بمصداقية عن الصحة المالية للكيانات الاقتصادية والتجارية.
