القيود المحاسبية للرواتب والأجور

جميع الأعمال حول العالم تتعرض لنفس عوامل النجاح أو الفشل. كذلك الأخطاء التي يقع بها المحاسبون بالولايات المتحدة الأمريكية، على سبيل المثال، قد يقع بها أي محاسب آخر في أي مكان بالعالم. فطبقًا لدائرة الإيرادات الداخلية الأمريكية IRS، يرتكب 33% من أصحاب الأعمال أخطاء في تسجيل الرواتب تكلفهم مليارات الدولارات سنويًا. مثل هذه المعلومة، تدفعك كصاحب عم لتوخي الحذر والبحث عن أسباب هذه الأخطاء وأساليب تجنبها. بعد البحث، تجد أن قيد الرواتب أحد أهم طرق المحافظة على التسجيل بدقة والتعبير عن وتأدية أفراد الشركة لوظائفهم. فما هو قيد الرواتب؟ وكيف يمكن إعداده بكفاءة؟ 

 

نقاط سريعة (المختصر المفيد)

قيد الرواتب والأجور يعد أحد القيود الأساسية التي تحدد المبالغ التي ستصرف من الخزينة أو حساب الشركة البنكي. قيود الرواتب تمر بعدة معالجات ولديها عدة أنواع. فيوجد قيد الرواتب المستحقة والتي تحدد الرواتب الكلية المستحقة دون استقطاعات أو إضافات. المعالجة الأولى التي يمر بها الراتب (إن وجدت) هي الإضافات، وتنتج عن ساعات عمل إضافية ومخصصات مواصلات أو مكالمات أو غيرها. لحفظ هذه المعالجة، يسجل القيد الإضافي.  المعالجة الثانية التي يمر بها الراتب (إن وجدت) هي الاستقطاعات، وتنتج عن سلف يقترضها الموظف أو تأمينات أو ضرائب تدفعها الشركة عن الموظف. هذه المعالجة يحفظها قيد خصومات الرواتب. قيد الاستحقاق هو القيد الذي يسجل بنهاية الفترة المحاسبية ليصرف في فترة محاسبية تالية.

 

ما هي قيود الرواتب والأجور؟

قيد الراتب والأجور هي قيم يسجلها دفتر الأستاذ العام لمتابعة أجور العاملين.  فيتناول القيد التعويضات التي تقدمها الشركة إلى الموظفين بناءً على المهام والمسؤوليات التي يتحملونها خلال العمل. لأهمية هذه القيود، ترحل الأرصدة المسجلة لتصبح جزءًا من القوائم المالية.

يعتمد قيد الرواتب على التسجيل المزدوج، فكل قيد مرتبط بقيد آخر على الطرف الآخر مساوي في القيمة. فدخول مبالغ مالية إلى أحد حسابات شركتك يعني خصم مبالغ مالية من حسابات أخرى. بتطبيق هذا المبدأ عند صرف الرواتب، حساب النفقات سيتم اعتباره طرف مدين لأنه حساب يزيد قيمته بإجراء خصومات من الحسابات الأخرى، بينما يصبح الدائن حساب الالتزامات.

 

كيف يتم إعداد قيد الرواتب؟

رغم أن الأنظمة المحاسبية صارت تؤدي هذه المهام تلقائيًا، ينبغي فهم العملية جيدًا حتى يمكنك إدارة رواتب موظفيك بصورة أكبر ومعرفة مصدر كل قيمة مضافة أو مخصومة، وهي كالتالي:  

 

1 – قيد استحقاق الرواتب

لا تغطي القيود الأولية جميع الرواتب. لهذا، قيد استحقاق الرواتب هو الأنسب ليتضمن المبالغ المستحقة كاملة دون أية خصومات. يتم هذا في نهاية الفترة المحاسبية للرواتب التي لم تصرف بعد. هذا القيد يتم عكسه في الفترة المحاسبية التالية، وتحل محله القيود الأولية. يمكن تجنب تسجيل هذا القيد في حالة أن المميزات المستحقة غير مادية. يمكن عرض قيد استحقاق الرواتب على النحو التالي:

 

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	الأجور المستحقة	140,000
	الأجور الأساسية		100,000
	انتقالات		15,000
	مكالمات		5,000
	ساعات عمل إضافية		20,000

 

 بناءً على هذا المثال، إجمالي الرواتب المستحقة لإحدى الشركات هو 140,000 دولار أمريكي، دون النظر إلى الاستقطاعات والخصومات التي تطبق على الموظفين.

ملحوظة: يمكن للأجور الإضافية أو البدلات أن يتم تسجيلها في قيد حسابي منفصل يسمى قيد الإضافي. فتصبح الأجور المستحقة عبارة عن الأجور الأساسية فقط. فيصبح قيد الاستحقاق بهذا الشكل:

 

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	الأجور المستحقة	100,000
	الأجور الأساسية		100,000

 

بينما شكل قيد الإضافي يكون كالتالي:

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	الإضافات المستحقة	40,000
	انتقالات		15,000
	مكالمات		5,000
	ساعات عمل إضافية		20,000

 

2- قيد خصومات الرواتب (الاستقطاع)

قيد الخصومات يضم جميع الاستقطاعات من الرواتب الأصلية. فيضم إجمالي الخصومات الناتجة عن التأمينات أو الجزاءات أو سلف سيستلمها الموظفون. شكل القيد يكون بهذا الشكل:

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	سُلف	25,000
	جزاءات	5,000
	تأمينات	10,000
	الخصومات المستحقة		30,000

 

3- قيد سداد الرواتب (الصرف)

لتحديد حساب الأجور والرواتب ينبغي إعداد قيد يوضح صافي الرواتب المستحقة ليتم خصمها من حساب الخزينة.

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	حساب الأجور والرواتب	110,000
	الخصومات المستحقة	30,000
	الأجور المستحقة		100,000
	الإضافات المستحقة		40,000

 

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	الخزينة	110,000
	حساب الأجور والرواتب		110,000

 

 

ما أنواع السلف للموظفين وكيف تُعالج القيود محاسبيًا؟

يوجد نوعان من السلف؛ إما أنها سلفة مستديمة أو مؤقتة، فإذا كانت السلفة مؤقتة يتم خصمها من مرتب الشهر الحالي، فهي مبالغ مؤقتة يتم تسويتها مع نهاية الفترة المحاسبية الحالية (الشهر)، ويفضل فتح حساب منفصل باسم حساب سُلف مؤقتة ليندرج تحت حساب ذمم الموظفين.

أما إذا كانت السلفة مستديمة، فهي مبالغ كبيرة تحتاج إلى خصمها في شكل دفعات على عدد من شهور السنة، في هذه الحالة، يتم تحميلها مباشرة على حساب ذمم كل موظف. 

 

كيف تتم معالجة قيد الرواتب مع السلف المؤقت؟

مثال: قدم الموظف آدم سميث على سلفة مؤقتة قدرها 500 دولار أمريكي في شهر نوفمبر 2022، طريقة تسجيل القيد كالآتي:

الدائن	المدين	البيان
	$500	من ح/ السلف المؤقتة
$500		الى ح/ الخزينة

 

كيف تتم معالجة قيد الرواتب مع السلف المستديمة؟

مثال: اقترض الموظف آدم سميث مبلغ قدره 3,000 دولار أمريكي على أن سياسة الشركة المتبعة تجبر الموظف سداد السلفة في مدة لا تزيد عن ثلاثة أشهر، طريقة تسجيل القيد كالآتي:

الدائن	المدين	البيان
	$3000	من ح/ ذمم آدم سميث
$3000		إلى ح/ الخزينة

 

تمت معالجة قيد الرواتب مع السلف من خلال خطوتين؛ منها الخطوة السابقة. والتي تتضمن تسجيل قيد الاستقطاعات ليعبر عن المعالجة. ثم تأتي الخطوة الثانية والتي يظهر أثر الاستقطاع مع قيد الصرف.

نعتبر الكشف التالي نموذج افتراضي لكشف راتب آدم سميث الخاص بشهر مارس:

اسم الموظف	الاستحقاقات			الاستقطاعات			صافي المرتب (دولار أمريكي)
	الراتب (دولار أمريكي)	البدلات (دولار أمريكي)	اجمالي الاستحقاقات (دولار أمريكي)	قسط السلف المستديمة (دولار أمريكي)	قسط السلف المؤقتة (دولار أمريكي)	اجمالي الاستقطاعات (دولار أمريكي)
آدم سميث	2,000	500	2,500	1000	500	1500	1000

 

يصبح قيد مرتبات نهاية مارس بهذا الشكل:

الدائن	المدين	البيان
	2,000	من ح/ رواتب وأجور العاملين
	500	من ح/ بدلات أخرى
1000		إلى ح/ ذمم آدم سميث
500		إلى ح/السلف المؤقتة
1000		إلى ح/ الرواتب المستحقة

 

 

قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية

تنقسم التأمينات الاجتماعية إلى حصتين، حصة تدفعها الشركة وحصة أخرى تستقطع من راتب الموظف. يتعامل قيد الرواتب مع حصة الموظف من التأمينات الاجتماعية كما يتعامل مع السلف. فتكون معالجته من خلال خطوتين، الخطوة الأولى تسجيلها ضمن قيد الاستقطاعات. الخطوة الثانية تتضمن تسجيل الناتج عن خصم التأمين الاجتماعي في قيد الصرف.

 

في المثال التالي، نجد أن المرتب الكلي للمهندس محمد كمال 5,000 دولار أمريكي، وقد استلم سلفة مؤقتو قدرها 250 دولار أمريكي. من المقرر أن تكون ضريبة كسب العمل 10% من الراتب بما يساوي قيمته 500 دولار أمريكي. كما أن حصة الموظف من التأمينات الاجتماعية 125 دولار أمريكي بينما حصة الشركة 250 دولار.

البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
من ح/ رواتب	5,000
من ح/ مصروفات تأمينات اجتماعية	250
رواتب مستحقة		4,125
سلف موظفين		500
هيئة الضرائب والدخل		250
هيئة التأمينات الاجتماعية		375

 

كيف يتم احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات؟

يتم احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات من خلال خصم نسبة محددة من الراتب، مقسمة إلى جزئين: جزء على الشركة وجزء على الموظف، وتخضع الرواتب للضرائب بنسبة تتراوح بين 10% و 27.5% على حسب مستوى صافي الدخل للفرد، ويتم إعفاء مكافأة نهاية الخدمة والمعاش والمستحقات مثل الوجبات ووسائل النقل.

نسبة خصم التأمين الصحي هي 4.25% مقسمة إلى 1% على الموظف و3.25 على صاحب العمل، أما نسبة خصم التأمين الإجتماعي هي 21% مقسمة إلى 9% على الموظف و21% على صاحب العمل، وتختلف نسب الخصم من بلد لأخرى.

 

لاحتساب نسبة خصم التأمينات والحوافز من المرتبات نقوم بتقسيم الراتب إلى قسمين:

• المرتبات الثابتة هو أجر متفق عليه بين صاحب العمل والموظف بالحصول على المبلغ كامل نتيجة القيام بمهام معينة.
• المرتبات المتغيرة هي الأجر المضاف، مثل الحوافز والبدلات (مصاريف وسائل النقل والسفر)، وتعتمد على المدة التي قضاها الموظف في الشركة، وتتغير قيمتها باستمرار.

 

لاحتساب التأمينات والبدلات من الراتب نقوم باستخدام المعادلة الآتية:

الأجر الأساسي في ديسمبر + العلاوة المقررة (بحد أدنى 3% من آخر أجر تأميني)

 

مثال عملي شامل على قيد الرواتب والأجور

شركة مكونة من خمسة أفراد يصرف لهم رواتب تستحق بنهاية الشهر. كان كشف الرواتب الخاص بهم كالتالي: 

اسم الموظف	الراتب (دولار أمريكي)	المستقطعات العامة						البدلات (دولار أمريكي)	صافي الراتب (دولار أمريكي)
		الغياب	أجر اليوم (دولار أمريكي)	الاستقطاعات الخاصة			إجمالي المستقطع (دولار أمريكي)
				غرامات (دولار أمريكي)	تأمين (دولار أمريكي)	سلف مؤقتة (دولار أمريكي)
م. ت	20,000	0	1,000	0	800	0	800	500	19,700
أ . أ	16,000	1	800	400	600	0	1,800	0	14,200
م . أ	14,000	3	700	0	400	1,000	3,500	200	10,700
ن. ه	10,000	1	500	200	200	2,000	2,900	0	7,100
ت. إ	8,000	2	400	0	100	3,000	3,900	400	4,500
الإجمالي	68,000	7	4,200	600	2,100	6,000	12,900	1,100	56,200

حيث أن م. ت، أ.أ، م.أ، ن.ه، ت.إ هي الحروف الأولى من الاسم الأول والثاني لكل موظف.

 

1- قيد الاستحقاق

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	حساب الأجور والرواتب	68,000
	حساب ذمم م. ت		20,000
	حساب ذمم  أ . أ		16,000
	حساب ذمم م . أ		14,000
	حساب ذمم ن. ه		10,000
	حساب ذمم ت. إ		8,000

 

2- قيد الاستقطاع

بالنسبة للسُلف، يظهر قيد منح السلف بهذا الشكل:

xxx   من ح/ حساب القروض والسلف

                          xxx إلى ح/البنك

بتطبيق قيود المنح على المثال:

الدائن دولار أمريكي	المدين دولار أمريكي	البيان
	6,000	من ح/ حساب القروض والسلف
6,000		إلى ح/ البنك

اقرأ ايضأ: كيفية عمل القيود المحاسبية للقروض والفوائد

 

أما بالنسبة للتأمينات، فتوجد معالجتين:

• قيد إثبات حصة صاحب العمل في التأمينات الاجتماعية

الدائن دولار أمريكي	المدين دولار أمريكي	البيان
	2,100	من ح/ حساب الأجور والرواتب
2,100		إلى ح/ هيئة التأمينات الاجتماعية

• عند تسديد التأمين، يظهر قيد صرف بهذا الشكل:

×××  من ح/هيئة التأمينات الاجتماعية 

                        ×××  إلى ح/ البنك

الدائن دولار أمريكي	المدين دولار أمريكي	البيان
	2,100	من ح/هيئة التأمينات الاجتماعية
2,100		إلى ح/ البنك

 

يظهر قيد الخصومات أو الاستقطاعات في النهاية بهذا الشكل:

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	حساب القروض والسلف	6,000
	حساب هيئة التأمينات الاجتماعية	2,100
	حساب الغرامات	600
	حساب خصومات أيام التغيب	4,200
	حساب القروض والسلف		12,900

 

3- قيد الإضافي

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	حساب الأجور والرواتب	1,100
	حساب ذمم م. ت		500
	حساب ذمم م . أ		200
	حساب ذمم ت. إ		400

 

4- قيد الصرف

التاريخ	البيان	المدين (دولار أمريكي)	الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023	حساب ذمم م. ت	19,700
	حساب ذمم  أ . أ	14,200
	حساب ذمم م . أ	10,700
	حساب ذمم ن. ه	7,100
	حساب ذمم ت. إ	4,500
	الخزينة		56,200

 

 

كيف تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيود الرواتب؟

تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيود الرواتب من خلال تسجيل رواتب الموظفين ومتابعة الحضور والغياب. كما أنها تحفظ أية سلف استلمها الموظف وتسجل التأمينات الاجتماعية المستحقة أولٍ بأول. لذا عند تسجيل قيد الرواتب ينشئها النظام بتلقائية بناءً على البيانات المسجلة مسبقًا على النظام. يعد دفترة أحد الأنظمة التي تسهل تسجيل قيود الرواتب بجميع أنواعها ومعالجتها.

الأسئلة الشائعة

• كم عدد معالجات الرواتب لكل موظف؟

غالبًا ما تمر معالجة الراتب بمعالجتين ليصرف لكل الموظف الراتب المستحق. المعالجة الأولى تتضمن الإضافات، وهي ناتجة عن ساعات عمل إضافية أو أذون صرف مالية تتعلق بمواصلات أو مكالمات أو غيرها من التعويضات. المعالجة الثانية تتضمن الاستقطاعات، وهي عبارة عن خصومات من الرواتب ناتجة عن تأمينات أو ضرائب أو سلف اقترضها الموظف من الشركة.   

 

• ما الفرق بين الأجور والرواتب المستحقة؟

الأجر هو المبلغ الذي يستلمه العاملون في مؤسسة أو منشأة بشكل مؤقت، فيستلم أجره غالبًا باليوم لذا يعد الأجر هو إجمالي اليوميات المستحقة.

أما الراتب هو المبلغ الذي يستلمه الموظفون نتيجة تعيينهم بشكل دائم، ويحسب على أساس شهري.

 

الخلاصة

تعد قيود الرواتب والأجور أحد أهم القيود المحاسبية لأنها تتعامل مع رواتب الموظفين، المحرِّك الأساسي لأي عمل. فصرف الرواتب يحتاج إلى أخذ جميع الإضافات والاستقطاعات في الاعتبار لتعيين المبلغ الذي ينبغي صرفه إلى كل موظف. البرامج المحاسبية تجعل تسجيل هذه القيود أسهل، رغم هذا فهم أنواع قيود الرواتب المختلفة يدعمك خلال تعاملك مع البرامج، فتدخل البيانات المالية عن دراية وفهم، فتحقق أهدافك المحاسبية بطريقة أسرع وأدق.