كرائد أعمال، يعتبر إشرافك على الشئون المالية والمحاسبية أمرًا حاسمًا لنجاح أعمالك. ومع تعدّد أنواع المحاسبة وتشعّب نظرياتها وتطبيقاتها، بل وتعقّدها في بعض الأحيان، يكون من الصعب على رائد الأعمال غير المتخصص في المحاسبة أن يقوم بمهمة الإشراف هذه. ولكن ليس بعد قراءة هذه المقالة.
في هذه المقالة، نُقدم لك دليلًا مختصرًا ومركزًا للمحاسبة وأنواعها وأهميتها واستخداماتها، كما نعرج سريعًا على أنظمة تخطيط الموارد ERP Systems لنتعرف على فوائدها في إدارة المؤسسات باحترافية.
ما هي المحاسبة؟
بالنظر إلى تاريخها الطويل ومراحل تطورها المتشعبة، يصعب علينا وضع تعريف جامع مانع للمحاسبة. ومع ذلك، يمكن القول إن التعريف التالي يعبّر بشكل كبير عن المحاسبة وهو أنها: “علم ترجمة الأحداث الاقتصادية لمختلف النشاطات بلغة خاصة تستند إلى جملة من المبادئ العامة في التحليل والتسجيل والتصنيف والتلخيص وإعداد التقارير والتفسير للمعلومات المالية فيما يتعلق بالنتائج، وتخصيص الموارد واتخاذ القرارات “.
والآن دعنا نبسط هذا التعريف قدر الإمكان. فالمقصود بالأحداث الاقتصادية هنا العمليات التي تتم في المنشأة، والعنصر المالي طرف في هذه العمليات مثل البيع والشراء وصرف الرواتب والأجور وغير ذلك، مما يعني أن هناك أموالًا خارجة وأخرى داخلة. وهنا يأتي دور المحاسبة التي تقوم بتحليل العملية وإثبات الاستحقاق وآليته. وسنرى في السطور التالية أن للمحاسبة أنواعًا عدةً تختلف بحسب طبيعة البيانات المحاسبية المُحللة إلا أنها جميعًا تتفق في الهدف وهو تحقيق الإدارة المالية.
ما هي أنواع المحاسبة؟
مع تقدم الزمن وتطور المجالات التجارية وتنوع الشركات ومجالاتها وأنشطتها، أصبحت المحاسبة في حاجة إلى مجاراة هذا التقدم وتلبية احتياجات التطور والتنوع الذي شهده عالم الأعمال، ومن هنا ظهرت فروع أو أنواع المحاسبة. وسنلقي الضوء على أهم هذه الأنواع كالأتي:
المحاسبة المالية
المحاسبة المالية Financial Accounting، وقد يُطلق عليه المحاسبة العامة أو المحاسبة التجارية. هذا النوع هو أصل فروع المحاسبة، ويتم من خلال المحاسبة المالية تسجيل كل عملية مالية ومعالجتها من منظور محاسبي. وفي نهاية الفترة المالية يتم من خلالها إعداد القوائم المالية التي يتم استخدامها كأداة لاتخاذ القرارات المالية وللاطلاع عليها من قِبل الجهات الخارجية المخوّل لها.
المحاسبة الضريبية
المحاسبة الضريبية Tax Accounting هي أحد فروع المحاسبة وهي مختصة تحديدًا بالدخل الخاضع للضرائب أيًا كان نوع الضريبة، حيث تقوم بمعالجة كل ما يتعلق بالضرائب مثل ضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل في ضوء المبادئ المحاسبية والقوانين واللوائح المعمول بها.
المحاسبة الإدارية
المحاسبة الإدارية Management Accounting، ويتميز هذا النوع تحديدًا بتحليل الأرقام المحاسبية وتحويلها إلى معلومات ذات معنى يمكن الاستناد إليها في اتخاذ القرارات من قبل الجهات الإدارية العليا ووضع استراتيجيات التطوير لضمان نجاح الأعمال.
المحاسبة القانونية
المحاسبة القانونية وتعرف عادة بـ(التدقيق والمراجعة Auditing)، هي فرع المحاسبة المرتبط من حيث التتابع التسلسلي بعمل المحاسب المالي، فمن حيث انتهى المحاسب المالي يقوم المراجع المالي في ضوء مبادئ ونظريات ومعايير مراجعة السجلات المحاسبية بالتأكد من سلامة القيود المحاسبية والدفاتر والمعالجة المحاسبية لها ودقة البيانات وحياديتها.
محاسبة التكاليف
محاسبة التكاليف Cost Accounting وتعتبر وثيقة الصلة بالمحاسبة الإدارية، حيث تُعنى تحديدًا بالرقابة على المصروفات أو التدفقات الخارجة بشكل عام، وتحديد مراكز التكلفة بالنظر إلى مُدخلات ومُخرجات الأقسام والقطاعات المختلفة، وحساب نقطة التعادل، وغير ذلك.
المحاسبة الحكومية
المحاسبة الحكومية Governmental Accounting كما هو واضح من اسمها هي مختصة بالمؤسسات الحكومية كالوزارات وتحليل أدائها المالي ومدى التزامها بالموازنة العامة للدولة واستنباط البيانات التي تحتاج إليها الجهات الرقابية الحكومية والجهات الإدارية لاتخاذ القرارات المالية في الدولة.
محاسبة المقاولات
محاسبة المقاولات Construction Accounting هي فرع المحاسبة المختص بشركات المقاولات. وهنا تجدر الإشارة إلى أنه ليس لكل مجال عمل نوع محاسبة وإنما تعتبر شركات المقاولات حالة خاصة لتعدد عملياتها وتعقد بعضها من ناحية المعالجة المحاسبية إذ تحتوي على مفاهيم خاصة مثل مستخلص المقاولات وغيره.
أنواع اخري للمحاسبة:
ما هي أساسيات المحاسبة؟
أساسيات المحاسبة هي مفاهيم ومصطلحات يجب على المحاسب أن يكون ملم بها، وهي تبدأ عند تأسيس مشروع تجاري جديد مع تحديد نوع مجال الصناعة، وذلك بالطبع بعد إجراء دراسة للسوق للتأكد من إمكانية بيع المنتج أو الخدمة بسهولة أي بمعنى آخر وجود طلب عليه.
بعد خطوة التأسيس من الأفضل مشاورة محام مختص حول نوع العمل والمعلومات اللازمة حول التراخيص وأرقام التعريف الحكومية المطلوبة، ومن ثم القيام بتعيين محاسب متخصص في المحاسبة وملم بماهية البيانات المالية وكيفية استخدامها وأنواع المعاملات المحاسبية المختلفة.
الاعتماد على برامج محاسبية تعد من أفضل القرارات المتخذة في عصرنا الحالي، ولكن يجب اختيار البرنامج المناسب لمشروعك، والأكثر شمولية لمختلف البرامج المحاسبية وإدارة الموارد البشرية وغيرها.
هناك خمس أساسيات في المحاسبة، وهي:
أولا، تأسيس الشركة وتحديد مجال صناعتها.
ثانيا، التعرف على أهمية المحاسبة في تسجيل المعاملات من خلال التسجيل في أحد برامج المحاسبة التي تتماشى مع نوع صناعتك.
ثالثا، يجب فهم أنواع المعاملات المالية كي يتم ممارستها جيداً، من تمويل المشاريع وشراء الأصول وفرض رسوم على الخدمات المقدمة وتغطية النفقات مثل رواتب الموظفين والعمال، وغيرها من المعاملات المحاسبية.
رابعا، من الأفضل اختيار برنامج محاسبي معروف ويتماشى مع نوع صناعتك، والأهم أن يكون شاملاً لجميع الأقسام وملماً بمختلف البرامج المطلوبة، مثل برامج الإدارة البشرية وحسابات المبيعات والمخازن مفصلة، وأيضاً توفر ميزة تخصيص البرنامج وفقا لمتطلباتك مثلما توفر برنامج دفتره لعملائها من القدرة على التخصيص.
خامسا وأخيرا، تأكد من برنامج المحاسبة الذي قمت باختياره، حيث يجب أن يتوافر فيه نصائح مالية تساعد شركتك، وتحديث دوري لأدواته وخصائصه، والأهم أن يوفر لك تجربة مجانية وإمكانية طلب دعم طوال 24 ساعة.
كيف تطورت المحاسبة؟
المحاسبة مصطلح قديم ومن الركائز الهامة في التجارة والصناعة بمختلف مجالاتها وأنشطتها، كونها وسيلة مساعدة على تصنيف وإعداد البيانات المالية للقدرة على استخدامها لأهداف التطوير من نوع الصناعة.
لا يمكن الاستغناء عن المحاسبة بأي طريقة، كونها تمثل سجل تاريخي مالي، وهي جوهرية في عملية اتخاذ القرارات الهامة، حيث يبين من أهمية الشركة ومكانتها مما يزيد من قيمتها السوقية.
كانت بداية المحاسبة ملحة لحفظ وتصنيف البيانات بهدف تطوير الصناعات، بداية كان يتم استخدام القيد المفرد في إمساك الدفاتر، أما أوائل الدول التي ظهرت فيها الأنظمة المحاسبية فكانت الصين وبابل ومصر، ولكنها كانت معقدة وصعبة الاستخدام.
قام العالم لوكا باتشولي بكتابة كتاب عن نظام القيد المزدوج، ومن هنا تغير كل شيء. أصبح نظام القيد المزدوج من أهم العناصر لأي نظام محاسبي في عصرنا، سرعان ما تم اعتماد معهد للمحاسبين في عام 1880 في إنجلترا وويلز، والاعتراف بها كمهنة فعلية.
أما عن بداية المحاسبة في الصين كان في عام 2000 قبل الميلاد، وتضمن النظام تسجيل التواريخ والموازنات ووظيفة المراجع. على الجانب الأخر بداية اليونان في المحاسبة شملت على تتبع الرصيد و المقبوضات والمصروفات و رصيد نهاية الفترة المالية.
أهمية المحاسبة في الشركات
قبل أن نعدد في نقاط أهمية المحاسبة في الشركات دعنا نُلمح سريعًا إلى ما تختص به محاسبة الشركات، وفي الواقع تختص محاسبة الشركات بتسجيل وتصنيف وتحليل وتقديم التقارير المالية للأنشطة التجارية للشركة، وتوفير المعلومات المالية للإدارة وحساب نسب المساهمين.
ومما يجعل محاسبة الشركات ذات أهمية في الإدارة المالية ما يأتي:
- مساعدة الشركة في التخطيط للاستثمارات المستقبلية.
- توفير المعلومات المالية الضرورية لصنع القرار داخل الشركة.
- توفير معلومات مالية دقيقة وشفافة للمستثمرين والأطراف الخارجية لتمكينهم من تقييم الشركة.
- رصد العمليات والتدفقات النقدية بشكل دوري وانتظام لتحديد المخاطر المحتملة والسيطرة عليها.
- تحديد أوجه الكفاءة والضعف في أنظمة وعمليات الشركة مما يدعم التحسين المستمر.
- توفير أساس لفرض رقابة مالية صارمة على العمليات والإنفاق داخل الشركة.
- امتثال الشركة للقوانين واللوائح المالية والضريبية المطبقة عليها.
- تعزيز الثقة بين الشركة والمستثمرين والمجتمع المحلي والجهات الحكومية.
المبادئ الرئيسية للمحاسبة
لأن المحاسبة علم فإنها تستند إلى مجموعة من المبادئ في كل عملياتها وتحليلاتها، ومع تعدد هذه المبادئ وتشعبها تبعًا لكثرة العمليات المحاسبية يصعب أحيانًا إحصاؤها جميعًا، ومع ذلك قد يكون ومن السهل تحديد بعض أبرز وأهم المبادئ المحاسبية المستخدمة، وهي كالآتي:
مبدأ التكلفة التاريخية Historical Cost
يقوم هذا المبدأ على أساس ثبات قيمة النقود، وعلى ذلك يتم اعتماد وتسجيل الأصول والسلع بأسعارها التي تم الحصول بها عليها، دون النظر إلى التضخم الذي قد يحدث في قيمة العملة، لأنه يتم معالجة هذا التضم في حال حدوثه بطرق أخرى مثل اعتماد قوائم ملحقة بالقوائم المالية لإثبات ذلك.
مبدأ الإفصاح Disclosure
ويعني هذا المبدأ ضرورة تضمين القوائم المالية النهائية بالبيانات الصحيحة والصادقة دون أي إخفاء أو تضليل أو إبهام لمعلومات من شأنها أن تغير مسار الصورة العامة والأداء المالي للمؤسسة.
مبدأ دورية البيانات المحاسبية Accounting Period
الفترة المحاسبية هي التطبيق العملي لهذا المبدأ، وهو مبدأ مهم للغاية لحساب نتيجة الأعمال من حيث الجانب المالي وتتبع النمو من فترة إلى أخرى والتي عادة ما تكون سنة كاملة وقد تكون ربع سنة أو نصف سنة.
مبدأ تحقق الإيراد Revenue Realization
يسعى هذا المبدأ إلى ضمان استمرارية الأعمال، حيث يقوم على ضرورة تحقيق إيرادات مساوية على الأقل أو أكثر من القيمة التي يتم استنفادها من رأس المال، لأنه إذا لم يتحقق هذا المبدأ فلن يكون هناك معنى لاستمرار المشروع التجاري.
مبدأ الاستحقاق Accrual Basis
وهو من أكثر المبادئ المحاسبية أهمية وشيوعًا. ويَعني مبدأ الاستحقاق -ببساطةٍ- إثبات الإيرادات والمصروفات في الفترة المالية التي تمت فيها بغض النظر عن تحصيل قيمتها فعليًا من عدمه. ويهدف ذلك إلى تحميل كل فترة مالية بما لها أو عليها لكي لا يحدث أي تداخل.
ومن الجدير بالذكر أن المبادئ المحاسبية وإن لم يكن من الصواب اعتبارها قوانين وقواعد إلا أنها نظريات مقبولة من جانب المنطق ومن جانب التجربة كذلك التي أثبتت على مدار السنين دورها الحاسم في ضبط العمليات والممارسات المحاسبية.
استخدامات المحاسبة
من استخدامات المحاسبة تبرز أهميتها. وكما سبقت الإشارة أعلاه إن المحاسبة، تلعب المحاسبة دورًا محوريًا في نجاح الأعمال حيث يتم استخدامها في أمور عديدة، من أهم هذه الأمور ما يأتي:
تُستخدم المحاسبة في العديد من الأغراض والمجالات المختلفة، ومن أهم استخداماتها:
- التخطيط لميزانيات المشاريع وإدارتها.
- إدارة الحسابات العامة والأصول والمخزون.
- تحديد مصادر المخاطر المالية وتوفير الاحتياطات المالية وإدارتها.
- إعداد التقارير المالية التي تساعد الأطراف المعنية على اتخاذ قرارات مستنيرة.
- تحديد نقاط القوة والضعف في الأداء المالي للشركة ووضع التصور للخطة طويلة المدى.
- حساب نسب الضرائب وطرق سدادها والتأكد من التوافق مع متطلبات الجهات المختصة.
- تتبع حركة الأموال والمعاملات المالية لتحديد مدى الربح أو الخسارة عن العمليات التجارية.
ما هي عوامل اختيار نوع المحاسبة المناسب لشركتك ؟
هناك عوامل يجب عليك أخذها في الاعتبار عند اختيار نوع المحاسبة المناسب لشركتك، إليك 4 نقاط عليك مراجعتها قبل اختيارك لنوع المحاسبة، وهم:
1/ حجم الشركة يعد من أهم العوامل لاختيار نوع المحاسبة، لإن قدر احتياجاتهم تختلف عن بعض، إذ تتطلب الشركات الكبيرة إلى استخدام أكثر من نوع حساب مقارنة بالشركات الصغيرة التي بإمكانها الاعتماد على المحاسبة المالية والإدارية فقط.
2/ تحديد الأهداف المرجوة تحقيقها ماليا وإداريا يساهم في تلبية احتياجاتك، على سبيل المثال إذا كان الهدف تحسين الأداء الوظيفي للشركة الأنسب اختيار المحاسبة الإدارية.
3/ بالنسبة إلى الشركات التي لديها التزامات ضريبية أن تستخدم المحاسبة الضريبية بهدف توافقها مع القوانين الضريبية بالشكل الصحيح.
4/ تحديد وقياس الموارد المطلوبة لأجل تحديد القسم المناسب في المحاسبة المتوافقة مع أهدافه.
برامج المحاسبة المتعارف عليها
هناك العديد من البرامج المحاسبة المتعارف عليها في عصرنا الحالي، وهي الأكثر تفضيلا في الاستخدام من السجلات التقليدية، وأكثرها شيوعا هو برنامج “دفترة”.
ما هو نظام دفترة؟
دفترة هو نظام ERP متكامل مع خاصية تغيير الخصائص لتلبية مجالات مختلفة، وأكثر ما يميزه إنه نظام يدعم اللغة العربية، ويضم جميع الجوانب والأقسام التي قد تحتاج إليه سواء كنت محاسب أو فريق الإدارة البشرية.
وتشمل تخصصاته على حساب المبيعات والعملاء والمخازن والحسابات وشؤون الموظفين وقسم التشغيل وأخيرا تطبيقات الجوال، كما يدعم نظام دفترة مجالات عديدة، ومنها:
- المحلات التجارية ونقاط البيع
- الحِرَف والخدمات المهنية
- خدمات الأعمال
- الرعاية الطبية
- الخدمات اللوجستية
- السياحة والنقل والضيافة
- العناية بالجسم واللياقة البدنية
- التعليم
- السيارات
- المشاريع والمقاولات والاستثمار العقاري
ولكن، لماذا نظام دفترة مقارنة بغيره؟
- لإنه يقدم دعم فني مجانًا بالكامل.
- يوفر لك أقصى درجات الأمان والحماية.
- فرصة الحصول على تجربة مخصصة بالكامل مناسبة صناعتك.
- يتميز دفترة بواجهة سهلة الاستخدام مقارنة بالبرامج المختلفة.
- مدعوم باللغة العربية.
- استخدام دفترة يساهم في توفير الوقت والجهد.
- من أي مكان وفي أي وقت يمكنك استخدامه أنت وفريقك.
- تحديثات دورية مجانًا.
- سعر اقتصادي مقارنة بالبرامج الأخرى.
الأنظمة المحاسبية ودورها في تحسين إدارة المؤسسات
مع التطور التكنولوجي ظهرت المحاسبة الإلكترونية بظهور أنظمة تخطيط الموارد كوسيلة لإدارة المؤسسات من الناحية المالية والتشغيلية تحديدًا. ومع تقدم الوقت أثبتت هذه الأنظمة نجاحها في ظل النتائج الإيجابية التي حققتها في تسهيل الإدارة وتعزيز الأرباح. وقد زاد الاهتمام بها مع التطبيق الإلزامي للفوترة الإلكترونية.
وكخيارٍ مثاليٍّ لإدارة المؤسسة وشئونها المالية والمحاسبية عبر نظام سحابي، نضع بين يديك برنامج دفترة الذي تم تصميمه خصيصًا بالاستعانة بخبراء في المحاسبة والإدارة المالية؛ ليلبي متطلبات رجال الأعمال والمستثمرين، عبر تكامل تطبيقاته المختلفة، ومزايا الأمان والدعم الفني المجاني المتوافرة فيه، وواجهة الاستخدام السهلة.
إلى هنا نكون قد توصلنا إلى نهاية حديثنا الموجز والمركز عن المحاسبة وتطور مفهومها وأنواعها واستخداماتها، وأبرز المبادئ التي تُنظّم سير العملية المحاسبية، ولم ننس كذلك الإشارة إلى أنظمة تخطيط الموارد باعتبارها مظهرًا من مظاهر التطور التقني في مجال المحاسبة وإدارة المؤسسات لتكون كرائد أعمال على معرفة بما يساعدك على مباشرة الإشراف على كل جوانب أعمالك بنفسك.
على أي أساس يتم التغيير في طريقة المحاسبة؟
يتم تغيير طريقة المحاسبة إذا تغيرت طبيعة العمل أو حجم الشركة، بحصولها على قاعدة عملاء أكبر أو تعددت فروعها، أو تم تغيير في القوانين أو احتاجت الشركة لتغيير طريقتها المحاسبية كي تتوافق مع معايير IFRS أو GAAP، ولكن من الأفضل أن تثبت الشركة على طريقة محاسبية ثابتة.
ما هي أبسط طريقة محاسبية؟
أبسط طريقة محاسبية هي طريقة المحاسبة النقدية، ويتم استخدامها من قِبل الشركات الصغيرة، لكنها تركز بشكل أساسي على قائمة الدخل، والاسهل استخداما مقارنة بأنواع المحاسبة الأخرى، وتتركز على تسجيل المقبوضات الواردة والمصروفات الصادرة مرة واحدة فقط عند استلامها أو دفعها.
