مع كل حدث تجاري متصل ببضاعة أو أحد أصول شركتك، سواء كانت عملية شراء أم بيع أم سداد تكاليف أم استلام مدفوعات، في جميع الحالات تحتاج إلى تسجيل المعاملة كقيد محاسبي في دفتر اليومية.
بعد ذلك ستحتاج إلى ترحيل المعاملات إلى حساب الأستاذ للترصيد لتصل إلى ميزان المراجعة بالأرصدة. قبل أن يتم توزيعها إلى الحسابات الختامية أو الميزانية العمومية، ينبغي أن تمر قبلها من خلال تصفية. التصفية هنا هي التسويات الجردية والتي تضمن أن جميع الأرصدة التي تنتقل إلى القوائم المالية تم تطبيق معها جميع المعايير والمبادئ للتسجيل المحاسبي والدفترة.عند الخروج عن أي مبدأ من المبادئ والقواعد الحاكمة للتسجيل المحاسبي، ستلجأ فيها إلى التسوية الجردية، ومع كل حالة تتواجد قيودها الخاصة. فما هي قيود التسويات الجردية؟ وكيف يمكنك الاستفادة منها عند تسجيل الإقفالات الختامية وإغلاق حساب المتاجرة؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
قيود التسويات الجردية والإقفالات الختامية
قيود التسويات الجردية هي مجموعة إجراءات دفترية متمثلة في تسجيل القيود اليومية في نهاية الفترة المحاسبية قبل إعداد القوائم المالية بهدف أخذ الإهلاكات والاستهلاكات والمخصصات في الاعتبار والوصول بها إلى ميزان المراجعة بعد التسوية. تهدف هذه القيود إلى تعديل الرصيد المسجل لكل حساب يحتاج إلى الجرد لإقفال حساب الأرباح والخسائر بدقة.
فيقيِّد المصروفات والإيرادات غير المباشرة أو المباشرة، والتي ينبغي تحميلها إما على حساب الأرباح والخسائر أو ملخص الدخل.
كذلك قد تعتمد التسوية الجردية على المخصصات المحددة للخسارة، يتم تحديد أول مخصص بناء على التجربة العملية والتاريخ التجاري للعمل. وتتغير المخصصات حسب النتائج التي يظهرها الجرد، فالتسوية الجردية تحدث في حالتين:
1- إما أن يكون المخصص أكبر من مبلغ الخسارة المتوقعة فيصبح مصروف على قائمة الدخل.
2- إما أن يكون المخصص أقل من مبلغ الخسارة المتوقعة فيصبح الفرق مصروف على قائمة الدخل.
تُتطبَق التسويات الجردية مع عدة حسابات رئيسية منها، حيث أن كل حساب منها يتفاعل مع مبدأ من المبادئ الحاكمة للتسجيل المحاسبي.
- الأصول الثابتة
- المخزون السلعي (بضاعة آخر المدة)
- الاستثمارات قصيرة الأجل
- الذمم المدينة
- النقدية
- المصاريف
- الإيرادات
قيود التسويات الجردية للأصول الثابتة
الأصل الثابت هو كل ما تمتلكه الشركة لبداية المشروع ولضمان استمراره. عند تطبيق التسوية الجردية للأصل، ينبغي تطبيق مبدأين:
- مبدأ التكلفة التاريخية
- مبدأ المقابلة.
يظهر هذا بحساب قيمة الإهلاك السنوي. بعد معرفة القيمة التخريدية للأصل، يمكنك تحديد القيمة القابلة للإهلاك، وهي طرح القيمة التخريدية الأصل من التكلفة التاريخية الفعلية. ولحساب قيمة الإهلاك السنوي، التزم بالمعادلة التالية:
- قيمة الإهلاك السنوي
(التكلفة التاريخية – القيمة التخريدية للأصل) * معدل الإهلاك* المدة
ينبغي تسجيل قيد التسوية الجردية الخاص بإثبات الإهلاك في الفترة المحاسبية بهذا الشكل:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ مصروفات إدارية وعمومية | XXXXX | |
إلى حـ/ مجمع الإهلاك – اسم الأصل | XXXXX |
تخصم المصروفات الإدارية والعمومية من الأرباح عندما تُرحل إلى قائمة الدخل. أما مجمع الإهلاك فيتم ترحيله إلى قائمة المركز المالي ويخصم من القيمة الدفترية للأصل. يمكنك مراجعة المثال التالي لتفهم عملية الجرد والتسوية والقيد الذي ينبغي تسجيله.
مثال
اشترت إحدى الشركات سيارة نقل بمبلغ 10,000 دولار أمريكي في 1 يناير 2022، في نهاية الفترة المحاسبية لعام 2023، تحتاج الشركة إلى تحديد الإهلاك الذي تعرض له الأصل. مع العلم أن القيمة التخريدية تبلغ 1,000 دولار أمريكي، كما أن معدل الإهلاك هو 10%.
- قيمة الإهلاك السنوي =
(التكلفة التاريخية – القيمة التخريدية للأصل) * معدل الإهلاك* المدة
قيمة الإهلاك السنوي= (10,000-1,000)* 10%*1=900 دولار أمريكي
قيد التسوية الجردية لسيارة النقل
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2023 | من حـ/ مصروفات إدارية وعمومية | 900 | |
إلى حـ/ مجمع الإهلاك – السيارات | 900 |
قيود التسويات الجردية لبضاعة آخر المدة
في حالة التسويات الجردية لبضاعة آخر المدة. لن يتم تطبيق الجرد على البضاعة المباعة ولم تسلم للعملاء بعد، ولا الموجودة بالمنشأة كأمانة.
ماذا لو اشترت شركتك بضاعة بمبلغ محدد، ولكن لانخفاض معدلات الطلب، انخفض السعر السوقي مع نهاية الفترة المحاسبية؟ في هذه الحالة ينبغي أن تحدث تسوية جردية. فتظهر حسابات مثل مخصص هبوط أسعار بضائع. في هذه الحالة يصبح شكل القيد كالتالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ الأرباح والخسائر | XXXXX | |
إلى حـ/ مخصص هبوط أسعار بضائع | XXXXX |
مثال
اشترت إحدى شركات الأوراق شحنة من أوراق A4، كانت قيمة هذه الشحنة 25,000 دولار أمريكي يوم 5/5/2023، في نهاية الفترة المحاسبية أصبحت قيمة الشحنة 20,000 دولار أمريكي. في هذه الحالة يظهر قيد التسوية الجردية
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2023 | من حـ/ أرباح وخسائر | 5,000 | |
إلى حـ/ مخصص هبوط أسعار بضائع | 5,000 |
قيود التسويات الجردية لاستثمارات قصيرة الأجل
بتطبيق مبدأ الحيطة والحذر، ينبغي الأخذ في الاعتبار الخسائر المتوقعة. تعد الأوراق المالية ضمن الاستثمارات قصيرة الأجل. هي كل مبلغ مالي يتم استثماره في سوق تداول الأوراق المالية، وظفته الشركة فيه. مع الوقت قد تشتري الشركة حزمة من الأسهم بقيمة X للسهم الواحد، إلا أنه في نهاية الفترة المحاسبية انخفضت قيمة السهم إلى X-1.
في هذه الحالة لإجراء المعالجة المحاسبية للتسوية الجردية ينبغي تحميل الفرق بين القيمة السوقية وقيمة التكلفة على حساب الأرباح والخسائر أو حساب ملخص الدخل. فيكون تسجيل القيد كالتالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ أرباح وخسائر | XXXXX | |
إلى حـ/ مخصص هبوط أسعار أوراق مالية | XXXXX |
مثال
في نهاية الفترة المحاسبية لسنة 2020، ظهرت الأرصدة بالنسبة لحساب الأوراق المالية بقيمة 15,000 دولار. عند الجرد قدرت القيمة السوقية للاستثمارات بمبلغ 13,000 دولار أمريكي.
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2020 | من حـ/ أرباح وخسائر | 2,000 | |
إلى حـ/ مخصص هبوط أسعار أوراق مالية | 2,000 |
قيود التسويات الجردية لذمم مدينة وإقفالاتها الختامية
كل من استلم من شركتك منتجات أو خدمات ولم يسددها بعد هو في مدين من وجهة نظر شركتك، ويكون الضامن للمعاملة كمبيالة أو غيرها. مع نهاية الفترة المحاسبية، ينبغي تطبيق مبدأ الحيطة والحذر، حيث يمكن تقسيم الديون إلى تصنيفات تأخذ في اعتبارها أية خسائر محتملة. فيمكن تقسيمها إلى:
1- دَيْن جيد يمكن تحصيله بالكامل.
2- دَيْن مشكوك فيه يمكن تحصيل جزء منه.
3- دَيْن معدوم لن يتم تحصيله نتيجة إعلان أحد العملاء إفلاسه.
في حالتي الدين المشكوك أو الدين المعدوم، ينبغي إجراء قيود تسوية جردية تبعًا للمخصصات المتوفرة.
أ- في حالة الديون المشكوك فيها
عند تقدير قيمة الديون المشكوك في تحصيلها في نهاية الفترة المالية، ويتم مقارنتها بالمبلغ المخصص لهذه الديون. يظهر قيد التسوية الجردية بهذا الشكل:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ مصروف الديون المشكوك في تحصيلها | XXXXX | |
إلى حـ/ مخصص الديون المشكوك في تحصيلها | XXXXX |
عند تسجيل قيد الإقفال الختامي، يظهر بالشكل التالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ الأرباح والخسائر | XXXXX | |
إلى حـ/ مصروف الديون المشكوك في تحصيلها. | XXXXX |
مثال
قدرت شركة للاستيراد والتصدير نسبة الديون المشكوك في تحصيلها بـ 5% من المبيعات الآجلة. وكانت إجمالي المبيعات الآجلة في عام 2021م هي 50,000 دولار أمريكي.
- مخصص الديون المشكوك فيها = 50,000 * 5% = 2,500 دولار
قيد التسوية الجردية للديون المشكوك فيها
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2021 | من حـ/ مصروف الديون المشكوك في تحصيلها | 2,500 | |
إلى حـ/ مخصص الديون المشكوك في تحصيلها | 2,500 |
قيد الإقفال الختامي
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2021 | من حـ/ الأرباح والخسائر | 2,500 | |
إلى حـ/ مصروف الديون المشكوك في تحصيلها | 2,500 |
ب- في حالة الديون المعدومة
في حالة الديون المعدومة، وهي الديون التي تم التأكد من عدم قدرة العميل على سدادها. وتنتج ثلاثة حالات عند مقارنتها بالمخصص، ويصبح لكل حالة قيودها الخاصة:
1- المبلغ المخصص يغطي الديون المعدومة
في حالة أن مبلغ المخصص يفي الديون المعدومة، يتم تحميل الدين المعدوم بالكامل على حساب المخصص من خلال قيد التسوية الجردية.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ مخصص الديون المشكوك في تحصيلها | XXXXX | |
إلى حـ/ المدينون | XXXXX |
2- المبلغ المخصص أقل من قيمة الديون المعدومة
في هذه الحالة، مبلغ الديون المعدومة أكبر من المخصص. هنا يتم تحميل جزء من الدين على المخصص، والمتبقي يحمل كدَيْن معدوم.
البيان | المدين | الدائن |
من مذكورين حـ/ مخصص الديون المشكوك في تحصيلهاحـ/ ديون معدومة |
XXXXXXXXXX | |
إلى حـ/ المدينون | XXXXX |
3- ظهور ديون معدومة مع عدم وجود أية مخصصات
في حالة تواجد ديون معدومة مع غياب مخصص لتغطيتها، ينبغي أن تظهر التسوية في شكل إثبات لقيمة الدين المعدوم في قيد منفصل:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ الديون المعدومة | XXXXX | |
إلى حـ/ المدينون | XXXXX |
أما عن قيد الإقفال الختامي، فيُحمل على حساب ملخص الدخل.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ ملخص الدخل | XXXXX | |
إلى حـ/ الديون المعدومة | XXXXX |
مثال
قبل إجراء التسوية الجردية، بلغت الأرصدة المستخرجة من ميزان المراجعة لإحدى شركات صناعة الأغذية في 31 ديسمبر 2022 كالتالي:
المدينون = 10,000 دولار
ديون مدعومة = 500 دولار
عند الجرد، تقرر إعدام ديون تقدر بـ 250 دولار.
كما تقرر تكوين مخصص للديون المشكوك فيها بنسبة 10% من رصيد المدينين. ينبغي تحديد بعض الأرصدة وهي كالتالي:
إجمالي الديون المعدومة = 750 دولار.
رصيد المدينين بعد الجرد = 10,000 – 250= 9,750 دولار.
مخصص الديون المشكوك في الحصول عليها = 9,750 * 10% = 975 دولار.
قيد التسوية الجردية أو إثبات الدين
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ الديون المعدومة | 250 | |
إلى حـ/ المدينون | 250 |
قيد إقفال ختامي لحساب الديون المعدومة
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ ملخص الدخل | 750 | |
إلى حـ/ الديون المعدومة | 750 |
قيد تكوين مخصص
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ ملخص الدخل | 975 | |
إلى حـ/ الديون المعدومة | 975 |
ختامًا تصبح قيمة الديون الجيدة في هذه الحالة هي =
9,750- 975 = 8,775 دولار أمريكي.
قيود التسويات الجردية للنقدية
تحدث التسويات الجردية عندما يكون الرصيد في الدفتر أكبر أو أقل من الدفتر. تظهر قيود التسوية كالتالي:
1- قيود تسوية جردية لعجز الخزينة
عندما يظهر اختلاف بين الرصيد المتواجد في الخزينة والدفاتر، ستحتاج إلى معالجة حسابية تثبت فيها العجز، حيث يظهر القيد ما يلي:
قيد إثبات عجز الخزينة
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ عجز النقدية | XXXXX | |
إلى حـ/ الخزينة | XXXXX |
توجد ثلاثة حالات رئيسية تصف السبب وراء العجز، وكل منها لها قيوده الخاصة، وهي كالتالي:
أ- في حالة إهمال مسؤول الخزينة
عندما يحدث عجز في الخزينة ناتج عن عدم كفاءة مسؤول الخزينة في أداء وظيفته، يعد العجز دَيْن على الموظف، فيتم تحميله على حساب المدينين تحت اسم الموظف.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ المدينون (مسؤول الخزينة) | XXXXX | |
إلى حـ/ عجز الخزينة | XXXXX |
ب- في حالة إجراء مسحوبات شخصية بواسطة المالك أو الشركاء
في حالة أن صاحب الشركة هو المسؤول عن العجز نتيجة مسحوبات نفذها وقد تكون الشركة لديها أكثر من شريك، لهذا يتحمل حساب المسحوبات العجز في القيد التالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ المسحوبات | XXXXX | |
إلى حـ/ عجز الخزينة | XXXXX |
ج- في حالة وجود ظروف طارئة
قد يحدث عجز لظرف طارئ أو حدث غير عادي أدى إلى حدوثه. في هذه الحالة يتحمل العجز حساب ملخص الدخل.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ ملخص الدخل | XXXXX | |
إلى حـ/ عجز الخزينة | XXXXX |
2- قيود تسوية جردية للزيادة في الخزينة
توجد عدة حالات قد تؤدي إلى وجود زيادة في الخزينة عندما تقارن الرصيد المسجل بالدفاتر. كل حالة لها قيودها. ولكن يعد تسجيل الزيادة الخطوة الأولى:
قيد تسوية الزيادة في الخزينة
قد تظهر زيادة في الخزينة، فتجد الرصيد الموجود بها أكبر من المسجل في الدفاتر. أول خطوة، ستحتاج إلى تسجيل قيد إثبات الزيادة.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ الخزينة | XXXXX | |
إلى حـ/ زيادة النقدية | XXXXX |
توجد حالتان رئيسيتان تصفان السبب وراء الزيادة، وكل منها لها قيوده الخاصة، وهي كالتالي:
أ- سداد عميل للمستحق بالزيادة
من الممكن أن تكتشف بالمراجعة أن أحد العملاء سدد المبلغ المستحق عليه بالزيادة، فمثلًا دفع اشتراك سنتين كاملتين بدلًا من السنة. في هذه الحالة عند التسوية الجردية يظهر القيد كالتالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ زيادة النقدية | XXXXX | |
إلى حـ/ الدائنون | XXXXX |
ب- عدم وجود سبب للزيادة
يمكن اعتبار الزيادة ربح، ويتم تحميل المبلغ من حساب ملخص الدخل، إلى حساب زيادة النقدية. فيظهر قيد الإقفال الختامي كما يلي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ زيادة النقدية | XXXXX | |
إلى حـ/ ملخص الدخل | XXXXX |
مثال
ظهرت أرصدة ميزان المراجعة قبل التسوية لإحدى شركات الشحن لسنة 2019 كما يلي:
الخزينة = 20,000 دولار أمريكي
المدينون = 5,000 دولار أمريكي
المسحوبات = 1,000 دولار أمريكي
بعد إجراء الجرد الفعلي للخزينة، ظهر وجود عجز حيث أن الرصيد الفعلي كان 18,000 دولار أمريكي. حمَّلت الإدارة مسؤولية العجز على الصراف السيد أ.م.
في حالة ظهور العجز، ينبغي أن تكون الخطوة الأولى هي التسوية بتسجيل قيد إثبات العجز.
قيد إثبات العجز
قيمة العجز تساوي 20,000 -18,000 = 2,000 دولار أمريكي.
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2019 | من حـ/ عجز النقدية | 2,000 | |
إلى حـ/ الخزينة | 2,000 |
قيد التسوية
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2019 | من حـ/ المدينون – الصراف أ.م | 2,000 | |
إلى حـ/ عجز النقدية | 2,000 |
قيود التسويات الجردية للإيرادات والمصروفات وإقفالاتها الختامية
من خلال أساس الاستحقاق، ستجد إيرادات ومصروفات مستحقة بالإضافة إلى مصروفات مدفوعة مقدمًا وإيرادات مستلمة مقدمًا أيضًا. فكيف تتعامل مع الموارد المالية التي لم تستحق بعد ليمكن نقلها إلى القوائم المالية؟
يظهر الإيراد والمصروف في قائمة الدخل. مع العلم أن الإيراد المقدم يعد ضمن الالتزامات والمصروف المقدم ضمن الأصول وذلك في قائمة المركز المالي، ولأنك تعرف أن طبيعة الإيراد دائن والمصروف مدين فتظهر في التسوية جردية بطبيعتها، إلا أنه عند حدوث الإقفال يظهر الإيراد كمدين والمصروف كدائن، وكذلك عند الإقفال.
تظهر قيود التسويات الجردية للإيرادات والمصروفات وإقفالاتها الختامية كما يلي:
قيد التسوية الجردية للإيراد المقدم
يُظهر قيد التسوية المبالغ والأرصدة الخاصة بالعام الحالي فقط. لهذا ستجد أن القيد يجنب أية مبالغ لا تخص الفترة المحاسبية الحالية. فيظهر كالتالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ الإيراد المقدم | XXXXX | |
إلى حـ/ الإيرادات | XXXXX |
قيد الإقفال الختامي للإيراد
عند الإقفال، يظهر حساب ملخص الدخل كدائن بينما تظهر الإيرادات كمدين.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ الإيراد | XXXXX | |
إلى حـ/ ملخص الدخل | XXXXX |
قيد التسوية الجردية للمصروف المقدم
يُظهر قيد التسوية أرصدة المصاريف الخاصة بالعام الحالي فقط. لهذا ستجد أن القيد يجنب أية مصاريف لا تخص الفترة المحاسبية الحالية. فيظهر كالتالي:
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ المصروف | XXXXX | |
إلى حـ/ المصروف المقدم | XXXXX |
قيد الإقفال الختامي للمصروف المقدم
عند الإقفال، يظهر المصروف كدائن عكس طبيعته.
البيان | المدين | الدائن |
من حـ/ ملخص الدخل | XXXXX | |
إلى حـ/ المصروف | XXXXX |
مثال
إحدى شركات صناعة الأدوية لديها مبنى إداري تؤجره لإحدى معامل الأشعة والتحليل بمبلغ 24,000 دولار سنويًا. استلمت الشركة يوم 1/1/2022 مبلغ 48,000 دولار من الشركة المستأجِرة. كما تستأجر شركة الأدوية إحدى سيارات النقل بمبلغ 5,000 دولار سنويًا، ولكنها سددت 10,000 دولار في نفس اليوم. فما هي القيود المطلوبة في هذه الحالة؟
الإيرادات المقدمة
1- قيد إثبات الإيراد
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
1/1/2022 | من حـ/ النقدية | 48,000 | |
إلى حـ/ إيراد الإيجار المقدم | 48,000 |
2- قيد التسوية الجردية للإيراد
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ إيراد الإيجار المقدم | 24,000 | |
إلى حـ/ إيرادات الإيجار | 24,000 |
3- قيد الإقفال الختامي للإيرادات
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ إيراد الإيجار | 24,000 | |
إلى حـ/ ملخص الدخل | 24,000 |
المصروفات المقدمة
1- قيد إثبات المصروف
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
1/1/2022 | إلى حـ/ مصروف الإيجار المقدم | 10,000 | |
إلى حـ/ النقدية | 10,000 |
2- قيد التسوية الجردية للمصروف
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ مصروفات الإيجار | 5,000 | |
إلى حـ/ مصروف الإيجار المقدم | 5,000 |
3- قيد الإقفال الختامي للمصروفات
التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
31/12/2022 | من حـ/ ملخص الدخل | 5,000 | |
إلى حـ/ مصروفات الإيجار | 5,000 |
الخلاصة
للوصول بالأرصدة إلى القوائم المالية سواء كانت المركز المالي أو قائمة الدخل، فينبغي أن يكون الرصيد متوافق مع جميع المعايير والمبادئ للتسجيل المحاسبي والدفترة لهذا تتم التسوية الجردية. لهذا تظهر قيودها بعد الميزان المراجعة بالأرصدة. التسوية الجردية لا تصفي المخزون فقط بل تتعامل أيضًا مع الأصول. كما عرضنا في المقال، الإقفالات الختامية المرتبطة بالتسويات الجردية والتي تحدث للحسابات المؤقتة. حدد الآن الحسابات التي تحتاج إلى تسويات جردية وابدأ في تسجيل قيودها.