دفتر الأستاذ العام واحد من المصطلحات المحاسبية الشائعة في عالم الأعمال والاقتصاد والتجارة، ويعتبر من الحسابات الرقابية الهامة التي تقوم بإظهار مجموع الحسابات، كما أنه يُسهل التعرف على أصل العمليات التجارية في حساباتها المختصة باعتباره الوسيلة المحاسبية التي تجمع بين نتائج الدفاتر المحاسبية اليومية والمساعدة.
ويُمكن من خلال دفتر الأستاذ العام تنظيم وتوثيق المعاملات المالية والمحاسبية للمؤسسات بدقة، مما يساعد على فهمها بشكل أعمق ويساهم في إجراءات المراجعة والتدقيق المحاسبي، ويطرح هذا الحديث سؤالا مهما وهو كيف يمكن أن يكون دفتر الأستاذ العام جزءا حيويا من إجراءات وشروط الامتثال للمبادئ والمعايير المحاسبية؟
هذا ما سنتعرف عليه من خلال مقالنا اليوم الذي يقدم شرحا تفصيليا لدفتر الأستاذ العام وأهميته واستخداماته، وكيفية إعداده مع التطبيق العملي من واقع تجربتنا وخبرتنا المحاسبية.
مُلخص النقاط الرئيسية
- دفتر الأستاذ العام هو العمود الفقري لأي نظام محاسبي، ويعتبر وسيلة محاسبية هامة لتسجيل ورصد وتتبع المعاملات المالية بشكل منهجي منظم في إطار عدد من الحسابات المُستقلة، ويهدف دفتر الأستاذ العام إلى الحصول على مجموع أرصدة هذه الحسابات، وذلك لإعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية.
- تكمن أهمية دفتر الأستاذ العام في البيانات المالية الدقيقة والمحدثة التي يوفرها، وكذلك استخدامه لإنشاء ميزان المراجعة، وتسهيل مهام المحاسبين والمحللين المتعلقة بإنجاز إجراءات التقييم المالي، إضافة إلى ذلك فهو يُفسر الفجوات والأجزاء الغامضة في الصورة المالية، كما أنه وسيلة هامة للإمتثال لمتطلبات التشريعات والقوانين المحاسبية.
- تتعدد استخدامات دفتر الأستاذ العام وتتمثل في الرصد المالي وتتبع المعاملات، وتحديد احتياجات الأعمال، والتحليل المالي، كما أنه يستخدم لضمان الشفافية والمصداقية المالية، وكذلك يتم استخدام دفتر الأستاذ العام لأغراض المساءلة والإفصاح الضريبي، واتخاذ القرارات المالية الرشيدة.
- يتم إعداد دفتر الأستاذ العام بشكل بسيط ودقيق من خلال إتباع عدة خطوات وهي تحديد الإطار الزمني وتصنيف المعاملات والحسابات، إنشاء دفتر اليومية، يليها بناء هيكل دفتر الأستاذ العام، ثم استخدام نظام القيد المزدوج لتسجيل المعاملات والحصول على مجاميع الأرصدة، وأخيرًا تحديث الحسابات بشكل مستمر لضمان دقتها.
ما هو دفتر الأستاذ العام
دفتر الأستاذ العام General ledger يرمز له بـ (GL) في إطار المحاسبة، ويُعرف على أنه أحد الأدوات الهامة المكونة للنظام المحاسبي، ويتم فتحه أو إعداده في بداية الفترة المالية المحددة واقفاله في نهايتها، ,هو سجل تنقل إليه العمليات الخاصة بكل حساب على حدة من دفتر اليومية، فهو خلاصة الدفاتر اليومية ودفتر الأستاذ المساعد.
ويتمحور دور دفتر الأستاذ العام في تنظيم المعلومات والبيانات المحاسبية التي تضمها الدفاتر الفرعية، فعلى سبيل المثال حساب القبض في دفتر الأستاذ العام كان أساسه دفاتر فرعية يومية ومساعدة تحتوي على حسابات مستقلة تضم المعاملات الخاصة بكل عميل على حدى، ويوفر دفتر الأستاذ العام سجلاً ماليُا لكل معاملة تتم في المؤسسة خلال الفترة المحاسبية المُحددة.
يتم تصنيف المعاملات في دفتر الأستاذ العام إلى مدين ودائن بناء على نوع الحساب مثل حسابات الأصول والخصوم وحقوق المالكين ، ومن ثم يتم ترقيم هذه الحسابات وتتبع معاملاتها بإستخدام نظام القيد المزدوج، بهدف إعداد القوائم والتقارير المالية مثل قائمة الدخل وقائمة الميزانية العمومية وجدول التدفقات النقدية، مما يسمح للمؤسسات في النهاية بتتبع أدائها ووضعها المالي وضمان الإبلاغ المالي الدقيق.
أهمية دفتر الأستاذ العام
تنبع أهمية دفتر الأستاذ العام من دوره في توفير ملخصًا تفصيليًا لجميع المعاملات المالية مع ترتيبها الزمني، تعرف في النقاط التالية على فوائد وأهمية دفتر الأستاذ العام:-
- يوفر دفتر الأستاذ العام القاعدة الأساسية التي تضم البيانات الدقيقة والمحدثة، ويتم الإعتماد عليها لإعداد القوائم المالية للمؤسسة، وينتج عن تقارير هذه القوائم نظرة شاملة بشأن الصحة المالية.
- يظن البعض أن دفتر الأستاذ العام هو أحد الإجراءات والأساليب التقليدية في المحاسبة، إلا أنه مع تقدم التكنولوجيا واستخدام الأنظمة المحاسبية الرقمية، كان لدفتر الأستاذ العام نصيب كبير من هذا التطور، و اتجهت الشركات إلى الاستفادة من هذه الأنظمة للحفاظ على موثوقية دفتر الأستاذ العام ودوره المهم من خلال أتمتة عملية تسجيل المعاملات الجارية وتنظيمها بطرق أكثر كفاءة ودقة وتلافي العديد من الأخطاء اليدوية السابقة لإعداد دفتر الأستاذ العام.
- يتم إنشاء ميزان المراجعة من خلال أرصدة الحسابات النهائية في دفتر الأستاذ العام.
- يسهل دفتر الأستاذ العام عمل المحاسبين والمحللين الماليين وكذلك يحافظ على ثقة المستثمرين وأصحاب المصلحة المعنيين، ذلك من خلال تفاصيل المعاملات والحسابات الواردة به والتي تساعدهم على التقييم المستمر لأداء الشركة.
- يُفسر دفتر الأستاذ العام الفجوات والأجزاء الغامضة في الصورة المالية للشركة والتي قد تكون بسبب الأخطاء المحاسبية، ومن خلال الرجوع إلى دفتر الأستاذ العام والبحث في تفاصيل المعاملات وبياناتها الموثقة داخل حساباتها المختصة يُمكن تحديد عناصر الخلل وفهمها.
- تساهم البيانات المالية الدقيقة الواردة في دفتر الأستاذ العام على التنبؤ بالسيناريوهات المالية المستقبلية من خلال المقارنة بين البيانات المالية السابقة والحالية من دفتر الأستاذ العام، ويعتمد قادة الأعمال، والممولين، ومراجعو الحسابات على هذه التوقعات في تحديد العديد من المسارات المتعلقة بالشؤون المالية.
- يساعد دفتر الأستاذ العام المؤسسات على الامتثال لمتطلبات التشريعات والقوانين المحاسبية، من خلال حساباته المفصلة لجميع المعاملات المالية اللازمة لإجراءات الإفصاح المالي والإبلاغ الضريبي، كما أنه أداه مهمة لكشف ومنع الغش والمخالفات المالية.
استخدامات دفتر الأستاذ العام
يُستخدم دفتر الأستاذ العام لإنجاز العديد من المهام المحاسبية، والتي يكون لكلاً منها دورًا حيوي في الإدارة المالية الفعالة للمؤسسة، فيما يلي أهم استخدامات دفتر الأستاذ العام باعتباره العمود الفقري للسلامة والدقة المالية في الشركات:-
الرصد المالي وتتبع المعاملات
يستخدم دفتر الأستاذ العام كمستودع مركزي للبيانات المحاسبية مما يسهل الوصول إلى المعلومات ويبسط عمليات الاستعراض المالي ويضمن موثوقية البيانات المالية، كما يعمل على تتبع المعاملات والتدفقات النقدية، من خلال تسجيل وتوثيق الحركات النقدية لأي نشاط مالي سواء كان شراء أو بيع أو دفع أو تحصيل، ومن ثم يتم تجميع وتنظيم وحفظ المعلومات والبيانات الإحصائية في إطار منسق يحتوى على حسابات رئيسية تكون بمثابة الأساس المتين لإنشاء التقارير المحاسبية والمالية المتعلقة بالأعمال التجارية.
تحديد احتياجات الأعمال
تستخدم البيانات المالية الواردة في دفتر الأستاذ العام لتخطيط احتياجات الأعمال مثل المشتريات، وكيفية تسعير المنتجات، وتحديد التمويل اللازم لسد الاحتياجات، وكيفية الاستفادة من المخزون وإدارته بالشكل الأمثل.
التحليل المالي
يمثل دفتر الأستاذ العام أداة مهمة في إنجاز المهام المتعلقة بالتحليل المالي، ذلك من خلال تتبعه لعناصر الإيرادات والمصروفات والأصول والخصوم وحقوق الملكية والتدفقات النقدية الداخلة والخارجة، مما يساعد التحليل الدقيق للوضع و الأداء المالي والسيولة النقدية للشركة، وتحديد الاتجاهات والفرص والمخاطر المحتملة.
ضمان الشفافية والمساءلة
يوفر دفتر الأستاذ العام مسارًا شفافًا لجميع الأنشطة المالية، فهو يستخدم في عمليات المراجعة الخارجية للحسابات والاستعراضات الداخلية للمعاملات، وهو ما يضمن امتثال الشركات لمبادئ الشفافية والمساءلة، كذلك تعتبر التقارير المالية الناتجة عن بيانات دفتر الأستاذ العام بمثابة شهادة تدل على التزام الشركة بالمساءلة والإفصاح بشأن المصداقية المالية أمام المستثمرين والدائنين والجهات المعنية الأخرى من أصحاب المصالح.
اتخاذ القرارات المالية الرشيدة
يُمكن الاستفادة من دفتر الأستاذ العام في عملية اتخاذ القرارات المالية الصائبة، ذلك من خلال الاسترشاد بالرؤى المُكتسبة بشأن الصحة المالية للكيان، حيث يتعرف أصحاب الأعمال من خلال المعاملات الموثقة في دفتر الأستاذ العام على قيمة أصول الشركة ومقدار الديون التي تتحملها، والتعرف على اتجاهات الإيرادات وهياكل التكلفة ومقاييس الربحية، وكذلك تحديد نقاط الضعف المالية الناتجة عن انخفاض الإيرادات وزيادة الالتزامات.
ويأتي دور الأستاذ العام في هذه المرحلة للمساعدة في اتخاذ القرارات المستنيرة ووضع الاستراتيجيات التي تدير المخاطر المالية وتخفف من حدة عواقبها، من خلال العمل على تخصيص وإدارة الموارد المالية بكفاءة، وبناء ثقة المستثمرين والممولين، وإتاحة الحصول على القروض واستخدامها في التوسع والنمو وتحقيق الأرباح.
خطوات إعداد دفتر الأستاذ العام
نوضح لك أسهل طريقة لإعداد دفتر الأستاذ العام من واقع خبرتنا المحاسبية الناتجة من خلاصة التعامل مع العديد من المعاملات والحالات التجارية المتنوعة:-
تحديد الإطار الزمني والحسابات المختصة
قُم أولاً بتحديد الفترة المحاسبية (السياق الزمني) الذي تريد تتبع ارصدتك ومعاملاتك فيه، ومن ثم تحديد الحسابات التي يحتاجها عملك بناءًا على طبيعة ونوع الأنشطة المالية والتجارية، ويتم تصنيفها إلى 5 حسابات رئيسية هي الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات، مع تخصيص رقم مميز لكل حساب حتى يسهل تنظيم معاملاته والتعرف عليه بسهولة.
ونلاحظ أن تشكيل فئات هذه الحسابات يكون على أساس القوائم المالية الرئيسية للشركة، حيث تحتفظ الميزانية العمومية بالأصول والخصوم وحقوق الملكية، بينما يشمل بيان الدخل على الإيرادات والمصروفات التشغيلية والغير تشغيلية.
اقرأ ايضا: كيفية إعداد الميزانية العمومية من ميزان المراجعة
إنشاء دفتر اليومية
يبدأ عمل دفتر الأستاذ العام بإنشاء دفتر يومية لتسجيل وتوثيق كل معاملة تجارية من حيث توقيت حدوثها وطبيعتها والمبلغ المدفوع عليها أو المُحصل منها، ثم يتم تصنيف كل معاملة ضمن حسابها المختص مثل حساب المبيعات أو النقدية أو حسابات الدفع، والتأكد من مطابقة المعلومات داخل هذه الحسابات الفرعية، وبعدها يتم (الترحيل) ويعني نقل القيود من دفتر اليومية العامة إلى الحسابات المعنية في دفتر الأستاذ العام مما يمنح المؤسسات رؤية مجمعة لنشاط كل حساب.
بناء هيكل دفتر الأستاذ العام
يتكون كل حساب في دفتر الأستاذ العام من مجموعة من التفاصيل وهي ( أسم الحساب، تاريخ إنشائه، صفحاته اليومية التي تحتوي على شرح وبيان وتوقيت المعاملات، وإجمالي رصيده النهائي)، وتكون الحسابات في دفتر الأستاذ العام على شكل حرف T بحيث يظهر مبالغ معاملات الجانب المدين في ناحية اليمين، وتظهر مبالغ معاملات الجانب الدائن في ناحية اليسار.
استخدام نظام القيد المزدوج لتسجيل المعاملات
يتبع دفتر الأستاذ العام مبدأ القيد المزدوج في حساب المعاملات، ويتطلب هذا النظام تسجيل كل معاملة في حسابين على الأقل باعتبار أن كل معاملة يكون لها تأثير على حساب الخصم والائتمان، ويضمن ذلك النظام تسجيل الديون والائتمانات بشكل صحيح، مع الحفاظ على التوازن بين الأصول والخصوم وحقوق الملكية، وزيادة دقة الرصد والتتبع المحاسبي، مما يسهل اكتشاف الأخطاء بشكل أسهل، وتوفير رؤية أكثر شمولاً للأنشطة المالية للشركة.
تحديث الحسابات في دفتر الأستاذ العام
تعتبر خطوة تحديث الحسابات في دفتر الأستاذ العام من أهم خطوات إعداده، للحصول على المعلومات الجديدة التي تحتوي على تحديث أرصدة الحسابات بالمبالغ المدينة والأرصدة الدائنة، ولابد أن يكون هذا التحديث بشكل دوري حتى يتحقق توازن ميزان المراجعة الذي يحدث عند توازن المبالغ المدينة والأرصدة الدائنة في دفتر الأستاذ العام.
وتُعرف عملية تحديث حسابات دفتر الأستاذ العام بالـ “التسوية” وتتم عادة في نهاية كل شهر، بهدف الإطلاع على توازن القيود في كل من الجانبين المدين والدائن، وفي حالة عدم توازن عمود مع عمود أخر فهذا معناه أن هناك بعض من الحسابات المرحلة لدفتر الأستاذ المساعد ولكن لم يتم ترحيلها لدفتر الأستاذ العام، وفي هذه الحالة نقوم باسترجاع الحساب واستعراضه في دفتر الأستاذ العام للتمكن من التعرف القيود التي لم يتم تسجيلها، ويتم إجراء التعديلات اللازمة لإصلاح التناقضات أو الأخطاء المحاسبية أو تضمين معاملات إضافية لم يتم تسجيلها في البداية.
استخدم برامج وأنظمة المحاسبة الرقمية
احرص على استخدام أحد برامج المحاسبة المعروفة مثل دفترة عند إعداد دفتر الأستاذ العام الخاص بأنشطة مؤسستك، وتساعدك هذه البرامج على رصد وتسجيل وتتبع المعاملات المالية بدقة، حيث تُساهم أتمتة هذه البرامج لجداول البيانات على تقليل إحتمالية حدوث المغالطات والتناقضات المحاسبية والأخطاء المتعلقة بنسيان تسجيل بعض المعاملات، كما أنها تساعد على إنجاز المهام المحاسبية بسرعة وسهولة وكفاءة.
شكل دفتر الأستاذ العام
إن شكل دفتر الأستاذ العام منظم جدا، سوف تجد كل حساب منفصلاً على حدة، ويضم بداخله جميع المعاملات التي سُجلت بتواريخها، بين معاملتين أساسيتين: الدائن والمدين، ويتم تحويل جميع المعاملات إلى دفتر الأستاذ العام لسهولة تتبع الحسابات المختلفة وملاحظة التغيرات، لذا؛ تجد في دفتر الأستاذ العام حساب المبيعات منفصل عن حساب المشتريات وهكذا، وتتكون عناصر الدفتر من الآتي.
1- عنوان الحساب أو أسم الحساب، ويظهر أعلى كل صفحة، على سبيل المثال:
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | |
| اسم الحساب | حساب المبيعات | ||
2- رقم الحساب هو رقم مخصص لكل حساب لسهولة التعرف على الحساب وتتبعه.
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | |
| اسم الحساب | حساب المبيعات | رقم الحساب | 123 |
3- تاريخ القيد، يتم نقل جميع المعاملات وتواريخها المسجلة للمساعدة على ترتيبها زمنيا، مثال عليها:
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | |
| اسم الحساب | حساب المبيعات | رقم الحساب | 123 |
| التاريخ | الوصف | القيد المرجعي | |
| 1/1/2020 | |||
4- وصف القيد، وهو توضيح نوع المعاملة المحاسبية، على سبيل المثال:
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | |
| اسم الحساب | حساب المبيعات | رقم الحساب | 123 |
| التاريخ | الوصف | القيد المرجعي | |
| 1/1/2020 | شراء مستلزمات تصنيع | ||
| 5/7/2020 | شراء مبنى | ||
| 7/9/2020 | شراء معدات | ||
5- القيد المرجعي أو الرقم المرجعي هو رقم قيد اليومية أو المسجل في الوثائق الأخرى، يتم تسجيله لإمكانية تتبع الوثائق المرتبطة بالحسابات المختلفة، على سبيل المثال:
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | |
| اسم الحساب | حساب المبيعات | رقم الحساب | 123 |
| التاريخ | الوصف | القيد المرجعي | |
| 1/1/2020 | شراء مستلزمات تصنيع | 1113 | |
| 5/7/2020 | شراء مبنى | 1115 | |
| 7/9/2020 | شراء معدات | 1117 | |
6- المبلغ المدين والدائن يتم تسجيلهم في أعمدة منفصلة للمبالغ المضافة و المخصومة.
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | ||
| اسم الحساب | حساب المبيعات | رقم الحساب | 123 | |
| التاريخ | الوصف | القيد المرجعي | المعاملة | |
| مدين | دائن | |||
| 1/1/2020 | شراء مستلزمات تصنيع | 1113 | 5000 | |
| 5/7/2020 | شراء مبنى | 1115 | 200,000 | |
| 7/9/2020 | شراء معدات | 1117 | 4000 | |
7- الرصيد، ويتم حساب الرصيد بعد كل قيد، مثال على ذلك:
| دفتر الأستاذ العام | رقم الصفحة | 1 | ||||
| اسم الحساب | حساب المبيعات | رقم الحساب | 123 | |||
| التاريخ | الوصف | القيد المرجعي | المعاملة | الرصيد | ||
| مدين | دائن | مدين | دائن | |||
| 1/1/2020 | شراء مستلزمات تصنيع | 1113 | 5000 | 5000 | ||
| 5/7/2020 | شراء مبنى | 1115 | 200,000 | 200,000 | ||
| 7/9/2020 | شراء معدات | 1117 | 4000 | 4000 | ||
الفرق بين دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة
يُمكن توضيح الفرق بين دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة من خلال العناصر الآتية:-
التعريف المحاسبي
ميزان المراجعة هو الوسيلة لقياس التوازن المحاسبي و للتأكد من صحة القيود المسجلة في دفاتر اليومية والمرحلة إلى دفتر الأستاذ العام، فهو المرحلة الأساسية لتوفير البيانات الصحيحة لإعداد القوائم المالية.
أما دفتر الأستاذ العام هو بمثابة السجل الرئيسي التي يضم جميع المعاملات المالية للشركة مثل المشتريات والمبيعات وغيرها، وفيه تصب كل الدفاتر الفرعية (اليومية والمساعدة) نتائجها للحصول على الصورة النهائية لأنشطة وأعمال الشركة، حيث تحتوي كل صفحة منه أو صفحتين من دفتر الأستاذ العام على حساب واحد من الحسابات الخاصة بالنشاط الذي تقوم به الشركة، ويتم ترحيل كل عملية في الحساب الخاص بها بطريقة مُرتبة وفقًا لنوع وتاريخ المعاملة وصاحبها (العميل).
التبعية
لا يعتمد دفتر الأستاذ العام على ميزان المراجعة من حيث متطلبات الإعداد، بينما يتم إعداد ميزان المراجعة كخطوة تالية لدفتر الأستاذ العام، حيث نجد أن ميزان المراجعة عبارة عن ناتج المجاميع الدائنة والمدينة لجميع الحسابات في دفتر الأستاذ العام.
توقيت الإعداد
يتم إعداد دفتر الأستاذ العام في بداية الفترة المالية المُحددة، بينما يعتبر ميزان المراجعة من أهم مراحل وخطوات العملية المحاسبية التي تتم بشكل دوري في نهاية الفترة المحاسبية المحددة، للتمهيد لإعداد القوائم المالية.
الهدف
يستخدم دفتر الأستاذ العام بغرض معالجة البيانات المالية للشركة المأخوذة من إدخالات دفتر اليومية، وذلك بهدف تكوين سجلات مالية بحسابات مخصصة ومنظمة يسهل الرجوع إليها في أي وقت.
ويهدف ميزان المراجعة إلى تلخيص الحسابات الدائنة والمدينة في دفتر الأستاذ العام، والمساعدة في التحقق من دقة وموثوقية البيانات المالية للشركة، وكذلك تحديد الأخطاء المحاسبية الممثلة في الإدخالات غير الدقيقة أو المزدوجة، وكشف المعاملات المفقودة، لإتخاذ إجراءات التصحيح والتعديل اللازمة قبل إعداد الحسابات الختامية والقوائم والتقارير المالية التي تساعد على معرفة الوضع والأداء المالي للشركة، واتخاذ القرارات المالية المناسبة بشأن مستقبل الشركة وأنشطتها.
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ؟
الفارق الرئيسي بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ العام هو أن الأول جزء فرعي من الثاني، فنجد أن دفتر اليومية هو سجل لتوثيق المعاملات المالية والتجارية التي قامت بها الشركة وفق ترتيب زمني وتاريخ محدد، ومن ثم ترحيل هذه القيود اليومية إلى دفتر الأستاذ العام، أما دفتر الأستاذ العام هو وسيلة لمعرفة أرصدة هذه الحسابات في نهاية كل فترة محاسبية لتسهيل إعداد ميزان المراجعة اللازم لإعداد القوائم المالية، وبناء على هذا نستنتج بعض الفروق الأخرى بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية وهي:-
- يحتوي دفتر اليومية على تفاصيل مُتشعبة بشأن المعلومات والبيانات المالية الخاصة بالمعاملات التجارية، بينما يعتبر دفتر الأستاذ العام بمثابة الوجه المُلخص للمعاملات الظاهرة في القيود اليومية، ذلك من خلال حساباته النهائية التي تضم هذه المعاملات وفقًا لطبيعتها إذا كانت دائنة أو مدينة.
- يأتي دفتر اليومية في الأولوية من حيث الأهمية مقارنة بدفتر الأستاذ العام، حيث تتأثر صحة المعلومات الواردة في دفتر الأستاذ العام بدقة الإدخالات في دفتر اليومية، وليس العكس.
- لا يمكن الحصول على النتائج والقيم النهائية للمعاملات في دفتر اليومية فهو يذكر تفاصيل المعاملة فقط، بينما يوفر دفتر الأستاذ العام نتائج كل معاملة مالية ضمن حسابها المختص، مما يساعد المحللين والمحاسبين على مراجعة الحسابات وتقييم الأداء المالي.
- لا يشترط أن يحتوي دفتر اليومية على رصيد افتتاحي، فهو يعمل بمبدأ تسجيل المعاملات وإغلاقها يوم بيوم، بينما لابد أن يحتوي دفتر الأستاذ العام على رصيد افتتاحي لكل حساب وهو الرصيد الختامي للعام السابق، وذلك حتى يُمكن تطبيق المقارنة بين الأرصدة لأغراض التقييم المالي.
ما الفرق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب؟
يخلط الكثيرون بين كشف الحساب ودفتر الأستاذ العام باعتبار أن كلاً منهما يُقدم مُلخصًا عن المعاملات المالية التي أُجريت خلال فترة محددة، وكذلك ينقسم كلاً من دفتر الأستاذ وكشف الحساب عند الإعداد إلى جانبين دائن ومدين.
ولكن الفارق الرئيسي هنا هو أن كشف الحساب يُركز أكثر المعاملات الخاصة بالحسابات المصرفية المملوكة للأشخاص أو الشركات، ويعتبر من أنواع سندات الدين التي تثبت التحويلات الماليّة البنكيّة من الحساب المصرفيّ إلى أشخاصٍ آخرين، كما أنه يساعد على توضيح الحالة المالية للفرد خاصة عند الحاجة إلى إثبات في حالات اطلب القروض المالية، بينما يقدم دفتر الأستاذ العام صورة عامة وشاملة عن جميع المعاملات سواء المصرفية، أو المعاملات المتعلقة بالأصول والشراء، والبيع، والمخزون وغيرها، ثم تجميع هذه المعاملات في حسابات رئيسية لإعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية.
كيفية ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ العام
يتم ترحيل القيود أو الحسابات إلى دفتر الأستاذ العام عن طريق عدة خطوات، ومن المهم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ كونه أكثر شمولية لجميع الحسابات والأسهل تتبعا، إليك خطوات ترحيل الحسابات إلى دفتر الأستاذ العام:
1- تسجيل المعاملات في دفتر اليومية
دفتر اليومية هي المراحل الأولى التي تبدأ فيها الدورة المحاسبية، وسمي بذلك لإنه يتم تسجيل جميع المعاملات اليومية بشكل دوري، على سبيل المثال:
قامت شركة “النور” بشراء مستلزمات قيمتها 5000 ريال سعودي
5000 من حـ/ المشتريات
5000 إلى حـ/ النقدية
2- مراجعة القيود
خطوة مراجعة القيود يقوم المحاسب بالتأكد من صحة ودقة البيانات وأن تم إدراجها بالشكل الصحيح.
3- ترحيل بيانات الحسابات إلى دفتر الأستاذ العام
نقوم بتحديد الحسابات التي سوف يتم ترحيلها، تبعا للمثال السابق: اشترت شركة “النور” لمستلزمات قيمتها 5000 ريال سعودي وتم تسجيلها في دفتر اليومية، مثلها مثل باقي البيانات والحسابات، وفقا لهذا المثال نقوم بالآتي:
أولا: نحدد الحسابات المراد ترحيلها:
5000 من حـ/ المشتريات (يرحل كطرف مدين)
5000 إلى حـ/ النقدية (يرحل كطرف دائن)
ثانيا: إدخال البيانات تحت الحساب المناسب ألا وهو حساب المشتريات.
ثالثا: تنظيم المعلومات بتسجيل المدين على الجانب الأيسر والدائن على الجانب الأيمن.
رابعا: التحقق من التوازن بين مجموع الدائن والمدين بعد ترحيل الحسابات.
4- متابعة الترحيل بشكل دوري
بمعنى تحديد فترات المراجعة سواء يوميا أو أسبوعيا
5- تحليل الحسابات
تحليل البيانات والحسابات في دفتر الأستاذ العام هو الهدف الأساسي من تجميعية، مما يساعد في تحليل الوضع المالي وأداء الشركة بشكل واضح، مما يساهم في اتخاذ قرارات مالية مستندة إلى معلومات صحيحة.
6- الاحتفاظ بسجلات دفتر الأستاذ العام دفتر اليومية
يتم الاحتفاظ بسجلات دفتر الأستاذ العام دفتر اليومية وفقًا للأنظمة المحاسبية المخطط لها.
مثال عملي على إعداد دفتر الأستاذ العام
إذا علمت أنه في 2021/1/1 بدأت منشأة السلام أعمالها التجارية برأس مال قدره 800.000 ريال سعودي تم إيداعهم في البنك، وفي في 2021/1/6 اشترت الشركة مباني بمبلغ 300.000 ريال سعودي وكانت وسيلة الدفع (شيك).
تسجيل العمليات في دفتر اليومية
ترحيل القيود الخاصة بحساب البنك إلى دفتر الأستاذ، مع الترصيد في 2021/1/31.
الحــــــــــــــــــــــــــل
1/ التسجيل في دفتر اليومية
| مدين | دائن | بيان | تاريخ | |
| 800.000 | من حـ /البنك
إيداع مبلغ البنك كرأس مال |
2021/1/1 | ||
| 800.000 | إلى حـ/ رأس المال | |||
| 300.000 | من حـ / المباني | 2021/1/6 | ||
| 300.000 | إلى حـ/البنك
شراء مبنى بشيك |
2/ الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام
| حـ / البنك | |||||
| مبلغ | بيان | تاريخ | مبلغ | بيان | تاريخ |
| 800.000 | إلى حـ / البنك | 1/1 | 300.000 | حـ/ المباني | 1/6 |
| 500.000 | الرصيد | 1/31 | |||
| 800.000 | 800.000 | ||||
| 500.000 | الرصيد في بداية الفترة | 2/1 | |||
نلاحظ هنا أنه يظهر الرصيد المرحل في نهاية الفترة في الجانب المخالف بطبيعته (الدائن)
بينما ينقل إلى الجانب الخاص به وهو (المدين) في بداية الفترة التالية ويُطلق عليه (رصيد منقول).
ويفسر هذا الترحيل الأتي:-
- تم فتح حساب مستقل بأسم حساب البنك
- نقل حساب رأس المال الدائن للحساب المفتوح إلى الجانب المدين من حساب البنك
- نقل حساب المباني المدين للحساب المفتوح إلى الجانب الدائن من حساب النقدية
- الجانب الأكبر هو الجانب المدين بمجموع 500.000 ريال سعودي تم وضعه بالجانبين الدائن والمدين.
خاتمة
ختامًا، يُمكن القول إن دفتر الأستاذ العام هو جوهر الإجراءات المحاسبية التي تحتفظ بأدق تفاصيل الحسابات ومعاملاتها المالية بطرق مُحكمة تُسهل تتبع الأرقام والتحقق من صحة البيانات المالية، وكذلك تقييم مدى مصداقية وتوازن السجلات المحاسبية المستخدمة في إعداد القوائم والتقارير المالية، وأصبح إعداد وتتبع دفتر الأستاذ العام أكثر سهولة وموثوقية في ظل الخيارات الرقمية التي تُوفرها انظمة وتطبيقات المحاسبة السحابية، وتوفر مثل هذه الأنظمة مزايا متعددة عبر لوحاتها الإلكترونية التي تساعد على اكتشاف الأخطاء المحتملة عند إعداد دفتر الأستاذ العام مثل الرصد والتسوية والترحيل وتوفير حلول سريعة وذكية لتصحيحها.
