يتبلور الهدف من الأنظمة المحاسبية في مدى فاعليتها في الحفاظ على دقة وموثوقية المعلومات المالية، وهو ما يساعد الشركات على إدارة وتسجيل ومراقبة العمليات المُحاسبية للمعاملات المالية المتنوعة، وفي إطار هذا الحديث تأتي الدورة المحاسبية والدورة المستندية على رأس أبرز الأنظمة المُحاسبية المُتبعة لإدارة الشؤون المالية للمؤسسات.
تستطيع من خلال مقالنا اليوم وما نقدمه لك من خلاصة تجربتنا المحاسبية، التعرف على الهدف من كلاً من الدورة المستندية والدورة المحاسبية، وتكوين رؤية شاملة ومُفصلة عن كيفية تسيير الخطوات داخلهم، وأيضًا مزايا وعيوب كل نظام، مما يسهل لك تحديد الممارسات المحاسبية بوضوح، ومن ثم تبني الأفضل منها بما يُلبي أغراضك واحتياجاتك، ويُساعدك على تحسين الأداء المالي، ودقة العمليات المالية وتحقيق أهدافك بنجاح.
مُلخص النقاط الرئيسية
- الدورة المستندية هي الوسيلة المُحاسبية التي يُمكن من خلال إجراءاتها الحصول على مستندات مرجعية تكون بمثابة دليل يساعد على تتبع ومراقبة تفاصيل المعاملات التجارية والعمليات المالية المُتدفقة خلال فترة زمنية معينة.
- الدورة المحاسبية تُشير إلى مجموعة الخطوات المُتبعة لتجهيز المعلومات المالية من خلال التسجيل في قيود اليومية، وتلخيصها بواسطة الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام وإجراء قيود التسوية والحصول على حسابات الأرصدة، وذلك لإنشاء ميزان المراجعة، ومن ثم إعداد القوائم والتقارير المالية اللازمة لأغراض المساءلة والإفصاح المالي عن وضع وأداء المؤسسة خلال فترة زمنية محددة.
- الفارق الرئيسي بين الدورة المستندية والدورة المُحاسبية يتمثل في أن الدورة المستندية تصب كل اهتمامها على فحص المستندات المرجعية للمعاملات والتحقق من صحتها ودقتها، بينما الدورة المحاسبية فهي تركز على هدف أعمق وهو تقديم نظرة شاملة عن المركز المالي للمؤسسة من خلال عرض أدائها ووضعها في وقت مُحدد.
الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية
.يُعتبر كلاً من الدورة المُحاسبية والدورة المستندية من الوسائل المُحاسبية المهمة لإدارة المعاملات المالية داخل المنشأة، ويشترك كلاً منها في تسجيل وتوثيق الأنشطة المحاسبية للعمليات التجارية خلال فترة محددة من الزمن، إلا أنه يوجد بينهم مجموعة من الفروق :-
يُمكن القول إن العلاقة الحاكمة بين النظامين هي علاقة الجزء من الكل، حيث تركز الدورة المستندية على جمع البيانات المالية وتنظيمها وتوثيقها في مستندات مرجعية، وعلى الجانب الآخر تعتبرالدورة المحاسبية نظام أعم، إذ أنها تشمل تسجيل المعلومات المالية وتعديلها وتلخيصها والإبلاغ عنها، ومن هذا نستنتج أن الدورة المحاسبية تعتمد على الدورة المستندية لتقديم صورة كاملة عن الوضع المالي للشركة ونتائج أدائها.
خطوات تسجيل وتتبع المعاملات المالية
الدورة المستندية
- إنشاء سجلات يدوية أو إلكترونية عن تفاصيل المعاملات مثل الفواتير، وأوامر الشراء، وإيصالات الدفع، وعقود الاستلام.
- جمع المستندات والوثائق الخاصة بالمعاملات من الإدارات المختلفة، والتحقق من دقتها و إكتمالها، فالفحص المستندي هو قاعدة بناء الحسابات في الدورة المستندية، فهي تعتمد حكمة “أن ما بُني على باطل فهو باطل” فمن خلال المستند يتم الاتجاه نحو باقي الخطوات مثل إنشاء القيود، والترحيل إلى حساب الأستاذ، وإعداد ميزان المراجعة، ومن ثم القوائم والتقارير المالية.
- التأكد من صحة المُستند وشعار الجهة المُصدرة له، وكذلك صحة توقيعات المسؤول المُعين بالتوقيعات على المستندات المالية.
- التحقق من صحة العمليات الحسابية للمعاملات المالية مثل الأرباح، والإيرادات، وتكلفة البضاعة المُباغة، والتأكد من المجاميع النهائية ومُطابقتها مع المصدر الأصلي للفواتير والبنود التي تحتويها، فالحسابات في الدورة المستندية أشبه بخط الإنتاج فإذا كانت المدخلات غير صحيحة ستكون المنتجات (الحسابات النهائية) غير واقعية.
- تلخيص وتصنيف وتسجيل المعاملات حسب طبيعتها في الحسابات المُناسبة مثل الأصول، والخصوم، والمصروفات، والأرباح.
- إعداد ميزان المراجعة ويجب التأكد من أن الجانب المدين والدائن متساويان في القيم الحسابية النهائية، وهو ما يُشير إلى دقة المعاملات المُسجلة.
الدورة المحاسبية
- تحليل أطراف المعاملات المالية مثل المشتريات أو المبيعات.
- تسجيل المعاملات اليومية وإعداد القيود بنظام القيد المزدوج لإثبات الإيرادات والمصروفات في الفترة المحاسبية، مع مراعاة الاستحقاقات والتسويات والتأجيلات.
- ترحيل القيود لكل حساب على حدة لدفتر الأستاذ المساعد ثم إلى دفتر الأستاذ العام.
- إعداد ميزان المراجعة بالأرصدة النهائية للحسابات قبل التسوية، ومن ثم التسويات الجردية وقيود تصحيح الأخطاء، وإعداد ميزان المراجعة بعد التسوية.
- إعداد القوائم المالية بناء على أرصدة الحسابات المُعدلة، ثم إغلاق الحسابات المؤقتة من خلال قيود الإقفال لحسابات الإيرادات والمصروفات.
- الإبلاغ والإفصاح الخارجي والمقصود به عرض ومشاركة التقارير المالية مع الجهات الخارجية وأصحاب المصلحة المعنيين مثل المستثمرين، والممولين، والعملاء، والجمهور.
الغرض
الدورة المستندية
الغرض من الدورة المستندية هو الإثبات الإداري والقانوني للعمليات المالية التي تتم داخل المنشأة خلال فترة زمنية مُحددة، من خلال جمع وتنظيم وتصنيف المعاملات المالية، وإعداد المستندات والوثائق الصحيحة والتي تشمل تفاصيل المراحل والإجراءات التي مرت بها المعاملات التجارية، وذلك بهدف توفير سجلات دقيقة للبدء في الدورة المحاسبية.
الدورة المحاسبية
الغرض من الدورة المحاسبية هو تسجيل وتلخيص المعاملات المالية وحساباتها وتحليلها لإعداد القوائم والتقارير المالية، وتعتمد آلية عمل الدورة المحاسبية على عدة خطوات، بحيث تكون كل خطوة مخرجات من ما قبلها و مدخلات لما بعدها.
مميزات الدورة المستندية والمحاسبية
الدورة المحاسبية
- تعتبر الدورة المُحاسبية وسيلة مُتكاملة لمراقبة وتتبع العمليات الحسابية والمعاملات المالية.
- يساعد استخدام الدورة المحاسبية في كشف الأخطاء المحاسبية في السجلات وتصحيحها بشكل دقيق.
- تُعزز الدورة المحاسبية مبادئ الشفافية والثقة بين المؤسسة والشركاء من المُساهمين والمُلاك.
- تساهم في الامتثال لمعايير المحاسبة العامة والدولية.
الدورة المستندية
- تعتبر الدورة المستندية من الوسائل المحاسبية الفعالة لجمع وتنظيم المعاملات المالية.
- التكلفة الخاصة بخطوات إعداد الدورة المستندية تكون أقل من الدورة المحاسبية، حيث أنها لا تتطلب استخدام برامج محاسبية متقدمة والتي تتطلب اشتراكات مرتفعة نسبيًا.
- يُمكن من خلال الدورة المستندية توثيق المعاملات التجارية والاحتفاظ بنسخ هذه الوثائق المُحاسبية، والتي تكون مفيدة فيما بعد في خطوات التدقيق والفحص والمقارنة.
عيوب الدورة المحاسبية والمستندية
الدورة المحاسبية
- يكون إتباع الدورة المحاسبية مُكلفًا نسبيًا للشركات الناشئة والمتوسطة، إذا أنها تتطلب إنفاق العديد من الموارد البشرية أو البرامج والأنظمة والمُحاسبية لإنجاز خطواتها بإتقان وضمان دقة نتائجها.
- إجراءات الدورة المُحاسبية تكون مُعقدة نسبيًا وتتطلب مهارات وخبرات محاسبية قوية، وفهم عميق لقواعد المحاسبة.
- تستغرق الدورة المحاسبية وقت أطول من الدورة المستندية لإكمال خطواتها، خاصة في المؤسسات الكبيرة والتي تتعدد فيها العمليات المالية.
الدورة المستندية
- إمكانية حدوث بعض الأخطاء الحسابية أثناء جمع وتنظيم العمليات المالية، وهو ما يؤدى إلى عدم دقة السجلات المالية النهائية التي يتم الاعتماد عليها لإعداد القوائم والتقارير المالية.
- أحيانًا لا تتكامل الدورة المستندية مع بعض أنظمة وبرامج المحاسبة، مما يصعب عملية تشارك المعلومات المحاسبية.
ختاماً
في ختام هذا المقال، بعد أن تعرفت على ماهية عمل الدورة المستندية والمحاسبية، وكذلك الفوارق بينهما، يُمكن القول إن الحاجة إلى نظام مُحاسبي مُقنن لإدارة أعمالك أصبح أمرًا لا غنى عنه لتحقيق نجاح المؤسسات واستدامتها والحفاظ على ريادتها ومكانتها التنافسية، ومع تطور التكنولوجيا وتدفق البيانات المالية بكميات هائلة، سهلت البرامج المحاسبية الرقمية ومنها برنامج دفترة المحاسبي الخطوات المتعلقة بتوثيق وتتبع العمليات المالية ومعاملاتها في السجلات المختلفة مع إتاحة كافة الاختيارات والبدائل.
وأخيرًا يجب على الشركات تقييم احتياجاتها ومتطلباتها المُحاسبية بدقة حسب طبيعة وحجم العمليات المالية، والجمع بين مزايا الدورة المستندية والمحاسبية لتعظيم الاستفادة منهما، وتحقيق إدارة مالية فعالة.
