شراء شركتك لبضاعة لتبيعها للحصول على هامش الربح المقبول يمر بعدة مراحل. كل مرحلة لها قيودها الخاصة، تعد قيود المشتريات من أهم هذه القيود والتي تبدأ بها العملية. تتناول القيود مختلف أشكال العملية التجارية. فما أهمية قيد المشتريات في الدورة المالية؟ وكيف تنظم العملية الشرائية للخامات والمواد التي تحتاجها شركتك؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هي قيود المشتريات؟
قيود المشتريات هي تسجيل لعمليات الشراء التي نفذتها شركتك محاسبيا. عملية الشراء هي عبارة عن انتقال موارد مالية من حساب المشتري إلى حساب البائع. لضمان الرجوع إلى تفاصيل هذه المعاملة من قيم وأطراف يظهر دور قيود المشتريات. لكن هل هذه القيود تتضمن عملية شرائك منتجات من أحد الموردين فقط؟ بالطبع لا، بل تتناول جميع العمليات التي تسبق استلام المنتجات أو البضاعة وتليها. فتتضمن القيود إثبات الشراء، مصروفات الشراء، وتكاليف الشحن، بالإضافة إلى مردودات ومسموحات المشتريات إ ن وجدت.
فتتناول قيود المشتريات عناصر يحتاجها النموذج التجاري الخاص بالشركة لإتمام عملية شراء صناعية أو تجارية مقابل مبالغ مالية. يختلف شكل القيد بناء على عاملين مهمين:
1- أسلوب الدفع: نقدًا أو بالآجل
2- نظام الجرد: دوري أو مستمر
بناء على نقاط الاختلاف، تظهر قيود المشتريات بأطراف وأهداف متغيرة.
قيود تسجيل المشتريات وفق نظام الجرد الدوري
في حالة الجرد الدوري، يصبح حساب المشتريات التابع للمصروفات هو الحساب الوسيط بالقيد المحاسبي عند شراء بضاعة وإضافتها إلى المخزون. أما في حالة صرف بضاعة من المخزن، فلا تسجل أية قيود محاسبية. الجدير بالذكر، هذا النظام من الجرد يهتم بقيمة المخزون في نهاية الفترة المحاسبية فقط ولا يتابع المخزون باستمرار.
اقرأ ايضا: قيود الجرد الدوري والجرد المستمر
قيود المشتريات النقدية
أما عن قيود المشتريات فتأخذ عدة أشكال بناءً على حالتها والطرف الدائن في العملية. فإذا كانت مشتريات نقدية، يمكن أن يأخذ قيد إثبات المشتريات الشكل البسيط كالتالي:
- إما أن يكون الدفع من خلال الحساب البنكي لشركتك
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المشتريات | xxxx | |
| إلى حـ/ البنك | xxxx |
- وقد يكون الدفع من خلال الخزينة أو الصندوق الخاص بالشركة
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المشتريات | xxxx | |
| إلى حـ/ الصندوق | xxxx |
تذكر أن قيود المشتريات قد تأخذ الشكل المركب عند تعدد الحسابات في أحد الطرفين أو كلاهما، وذلك في الحالات التالية:
- قد يكون الدفع من خلال حسابي الخزينة والبنك، فيصبح شكل القيد كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المشتريات | xxxx | |
| إلى مذكورين
حـ/ الصندوق حـ/ البنك |
xxxxxxxx |
في حالة تطبيق ضريبة القيمة المضافة وضريبة الخصم والتحصيل يمكن أن يصبح شكل القيد الأخير كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من مذكورين
حـ/ المشتريات حـ/ ضريبة القيمة المضافة |
xxxxxx | |
| إلى مذكورين
حـ/ الصندوق حـ/ ضريبة الخصم والتحصيل |
xxxxxx |
اقرا أكثر عن قيود ضريبة القيمة المضافة في السعودية
قيود المشتريات الآجلة (شراء بضاعة علي الحساب)
تأخذ قيود المشتريات الآجلة أشكال تتماشى حسب شكل المدفوعات، فإذا كانت التعاملات دائمة بين شركتك والمورد، يمكن الدفع بعد مدة من الاستلام نقدًا، ويصبح للمورد حساب خاص، ويكون شكل القيد كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المشتريات | xxxx | |
| إلى حـ/ المورد (اسم المورد) | xxxx |
وعند سداد قيمة المشتريات، يتم تسجيل القيد التالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المورد (اسم المورد) | xxxx | |
| إلى حـ/ الصندوق | xxxx |
في حالة الشراء من خلال شيك، يمكن للقيد الظهور بشكل مختلف، حيث تظهر قيمة الشيك كجزء من حسابات الدفع في الطرف الدائن، ويكون كما يلي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المشتريات | xxxx | |
| إلى حـ/ أوراق الدفع (اسم المورد) | xxxx |
عند صرف المورد لقيمة الشيك من البنك، يصبح شكل القيد كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ أوراق الدفع (اسم المورد) | xxxx | |
| إلى حـ/ البنك | xxxx |
لإغلاق حساب المشتريات، يتم جرد البضاعة في آخر المدة المحاسبية. بناءً عليه، يحتاج هذا النظام من الجرد إلى قيد إقفال بالشكل التالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ بضاعة آخر المدة | xxxx | |
| إلى حـ/ المشتريات | xxxx |
قيود مصاريف المشتريات
تظهر مصاريف المشتريات في الحالة التالية عند استخدام مخازن غير مملوكة للشركة ومستأجرة لمدة أسبوع أو أقل، وخلو المخازن من العاملين الدائمين، وتوظيف عمال باليومية لتخزين البضائع وتأمينها إلى أن يتم صرفها كاملة إلى موزعين ممن تم الاتفاق معهم قبل توريد البضاعة، وبناءً عليه تم حساب إجمالي حجم الشحنة.
| البيان | المدين | الدائن |
| من مذكورين
حـ/ م. تأمين المشتريات حـ/ م. تخزين المشتريات حـ/ م. إيجار المخزن |
xxxx | |
| إلى حـ/ الخزينة | xxxx |
قد يهمك أيضا:
قيود مردودات المشتريات
تظهر قيود مردودات المشتريات عكس قيود إثبات المشتريات. فتظهر الأطراف المدينة في قيد المشتريات دائنة في قيد المردودات. في حالة الجرد الدوري، يكون شكل القيد لمردودات المشتريات المدفوعة كما يلي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ الصندوق أو البنك | xxx | |
| إلى حـ/ مردودات المشتريات | xxx |
في حالة رد المشتريات الآجلة، يكون شكل القيد كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المورد (اسم المورد) | xxx | |
| إلى حـ/ مردودات المشتريات | xxx |
ملاحظة هامة: في حالة الجرد المستمر، نستبدل حساب مخزون بحساب مردودات المشتريات، فيكون هو الحساب الدائن.
قيود مسموحات المشتريات
بعد دفع مستحقات البضاعة، اكتشفت عيوب أو عناصر تالفة أو غير مطابقة للمواصفات في البضاعة المستلمة، وضحت للمورد رغبتك في ردها واستلام مستحقاتها. إلا أن المورد عرض عليك تخفيض سعر البضاعة بقيمة التالف منها، بدلًا من ردها، مع موافقتك يتطلب تسجيل قيد لمسموحات المشتريات، والذي يبين القيمة التي ردها المورد مقابل خصم التالف. فيظهر القيد بالشكل التالي في حالة الجرد الدوري:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ الصندوق | xxx | |
| إلى حـ/ مسموحات المشتريات | xxx |
أما في حالة عدم دفع المستحقات واستلام البضاعة بالآجل، يكون شكل القيد كما يلي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المورد (اسم المورد) | xxx | |
| إلى حـ/ مسموحات المشتريات | xxx |
ملاحظة هامة: في حالة الجرد المستمر، نستبدل حساب مخزون بحساب مسموحات المشتريات في الطرف الدائن.
قد يهمك أيضا:
قيود الخصم على المشتريات
توجد عدة أنواع من الخصومات على المشتريات. أول أنواعها ليس له قيود، وهو الخصم التجاري. ولا يسجل لأنه ينشأ أثناء عملية التفاوض على السعر. أما الخصومات التي لها قيود، فهي الخصومات النقدية المكتسبة والخصومات الكمية المكتسبة.
1- قيود الخصم النقدي المكتسب للمشتريات
في حالة شراء البضاعة بالآجل، أحيانًا يضع المورد شروط تشجعك على التبكير بدفع المستحقات وهو ما يسمى بالخصم النقدي المكتسب. فعلى سبيل المثال، يخطرك بأنه في حالة الدفع خلال 30 يوم من تاريخ استلام البضاعة، تحصل على خصم 3% من قيمتها. يكون شكل القيد كما يلي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/المورد (اسم المورد) | xxx | |
| إلى حـ/ الخصم النقدي المكتسب | xxx |
2- قيود الخصم الكمي المكتسب للمشتريات
قد يشترط المورد مقابل حصولك على خصم على البضاعة، ينبغي ألا تقل الشحنة عن كمية محددة. في هذه الحالة، يتم ذكر التكلفة الأصلية والخصم في الفاتورة. ويسجل الخصم الكمي للمشتريات في قيد، بهذا الشكل:
- في حالة المشتريات النقدية
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ الصندوق | xxx | |
| إلى حـ/ خصم الكمية المكتسب | xxx |
- في حالة المشتريات الآجلة
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/المورد (اسم المورد) | xxx | |
| إلى حـ/ خصم الكمية المكتسب | xxx |
قيود تكاليف الشحن
توجد ثلاثة حالات رئيسية عند الشحن واستلام البضائع. إما الاستلام في مقر البائع أو في مقر المشتري أو التسليم في منطقة حيادية متفق عليها. وكل حالة لها قيودها الخاصة بها.
1- الاستلام في مقر البائع
في حالة استلامك البضاعة من مقر البائع، تتحمل كمشتري تكاليف الشحن كاملة من محل البائع إلى محل المشتري، لتصل إلى مخازنك بأمان. القيد الخاص بهذه العملية في حالة الدفع نقدًا يكون كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ شحن المشتريات | xxx | |
| إلى حـ/ الخزينة | xxx |
أما في حالة تأجيل الدفع لتصبح ضمن تكاليف المشتريات الأخرى، يكون شكل القيد كما يلي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ شحن المشتريات | xxx | |
| إلى حـ/ المورد (اسم المورد) | xxx |
2- الاستلام في مقر المشتري
في حالة استلام البضائع من مقرك كمشتري، لن تحتاج إلى تسجيل أية قيود، لأن تكاليف الشحن تقع ضمن مسؤوليات البائع. وفي حالة تحملك لهذه المصاريف مقابل خصمها من حساباتك مع المورد، يمكن عرض القيد كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ الدائنين (اسم المورد) | xxx | |
| إلى حـ/ الخزينة | xxx |
3- الاستلام في مكان متفق عليه
كذلك في حالة الاتفاق على تسليم البضائع في نقطة مشتركة بين المورد وبينك، يتم تقسيم مصاريف الشحن على الطرفين، حيث يتحمل كل طرف تكاليفه. فيسجل القيد الخاص بشركتك تكاليف الشحن عند الدفع نقدًا.
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ شحن المشتريات | xxx | |
| إلى حـ/ الخزينة | xxx |
في حالة تعاملك مع شركة شحن، مع التعاقد على الدفع بالآجل، ينبغي تسجيل القيد حيث يكون فيه الطرف الدائن هو الشركة التي تم الاتفاق معها.
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ شحن المشتريات | xxx | |
| إلى حـ/ شركة الشحن | xxx |
قيود تسجيل المشتريات وفق نظام الجرد المستمر
في حالة الجرد المستمر، يتم استخدام حساب المخزون، وهو أصل متداول في قائمة المركز المالي، كحساب مدين في قيد المشتريات. كما أن هذا الجرد يتميز بتسجيل قيود عند صرف المخزون يكون فيها حساب تكلفة المبيعات هو الحساب الوسيط.
قيود المشتريات النقدية
أما عن قيود المشتريات فتأخذ عدة أشكال بناءً على حالتها والطرف الدائن في العملية. فإذا كانت مشتريات نقدية، يمكن أن يأخذ قيد إثبات المشتريات الشكل البسيط كالتالي:
- إما أن يكون الدفع من خلال الحساب البنكي لشركتك
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المخزون | xxxx | |
| إلى حـ/ البنك | xxxx |
- وقد يكون الدفع من خلال الخزينة أو الصندوق الخاص بالشركة
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المخزون | xxxx | |
| إلى حـ/ الصندوق | xxxx |
قيود المشتريات الآجلة
تأخذ قيود المشتريات الآجلة أشكال تتماشى حسب شكل المدفوعات، فإذا كانت التعاملات دائمة بين شركتك والمورد، يمكن الدفع بعد مدة من الاستلام نقدًا، ويكون للمورد حساب خاص، فيكون شكل القيد كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المخزون | xxxx | |
| إلى حـ/ المورد (اسم المورد) | xxxx |
في حالة الشراء باستخدام شيك، يظهر القيد بشكل مختلف، حيث تظهر قيمة الشيك كجزء من أوراق الدفع في الطرف الدائن، ويكون كما يلي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ المخزون | xxxx | |
| إلى حـ/ أوراق الدفع (اسم المورد) | xxxx |
اقرأ ايضا: القيود المحاسبية للمخزون
مثال عملي شامل علي قيود المشتريات
في هذا القسم نوفر أمثلة عملية في حالتي الجرد الدوري والجرد المستمر، لتستطيع استيعاب جميع حالات قيود المشتريات بصورة أوضح.
مثال 1:
اشترت شركة 1000 شاشة نقدًا و 500 سخان كهربائية بالآجل، وكان سعر الشاشة الواحد يساوي 200 دولار والسخان الواحد يساوي 100 دولار فقط. يوجد خصم 5% على إجمالي السخانات في حالة الدفع المبكر (30 يوم من تاريخ الاستلام) مع العلم أن قيمة الضريبة المضافة هي 15%، ضريبة الخصم والتحصيل على المشتريات وقيمتها 1%. تم رد جزء من السخانات قيمتها 5,000 دولار، وتم السماح بمبلغ 20,000 دولار بالنسبة للشاشات، مقدار البضاعة التالفة وتم تحصيل المبلغ نقدًا. وكان استلام البضاعة في محل البائع، والمصاريف الخاصة بالنقل بلغت 3,000 دولار أمريكي وتم صرفها من خلال شيك، وتتبع الشركة نظام الجرد الدوري.
الحل:
قبل تسجيل القيود ينبغي عرض الأرقام بطريقة أوضح.
- تكلفة 1000 شاشة مدفوعة نقدًا = 1000*200=200,000 دولار أمريكي.
- ضريبة القيمة المضافة 15% = 30,000 دولار أمريكي.
- ضريبة الخصم على المشتريات 1% = 2,000 دولار أمريكي
- تكلفة 500 سخان مدفوعة بالآجل = 500*100= 50,000 دولار أمريكي
- قيمة خصم ال5% في حالة دفع المستحقات قبل مرور 30 يوم من الاستلام = 2,500 دولار أمريكي
- صافي مستحقات السخانات = 47,500 دولار أمريكي
- ضريبة القيمة المضافة 15% = 7,125 دولار أمريكي.
- ضريبة الخصم على المشتريات 1% = 475 دولار أمريكي
- مردودات المشتريات = 5,000 دولار أمريكي
- مسموحات المشتريات = 20,000 دولار أمريكي
- مصاريف النقل = 3,000 دولار أمريكي
- أسلوب الجرد المتبع هو النظام الدوري في نهاية كل فترة محاسبية
قيود إثبات المشتريات
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من مذكورين
حـ/ مشتريات الشاشات حـ/ ضريبة القيمة المضافة |
200,00030,000 | |
| إلى مذكورين
حـ/ البنك حـ/ ضريبة الخصم والتحصيل |
228,0002,000 |
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من مذكورين
حـ/ مشتريات السخانات حـ/ ضريبة القيمة المضافة |
47,5007,125 | |
| إلى مذكورين
حـ/ المورد (اسم المورد) حـ/ ضريبة الخصم والتحصيل |
54,150475 |
وقد تم سداد قيمة المشتريات بعد 15 يوم من استلام البضاعة، لهذا يتم تسجيل القيد التالي:
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من حـ/ المورد (اسم المورد) | 54,150 | |
| إلى حـ/ البنك | 54,150 |
قيد الخصم على البضاعة
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من حـ/المورد (اسم المورد) | 2,500 | |
| إلى حـ/ الخصم النقدي المكتسب | 2,500 |
قيود مردودات المشتريات
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| إلى مذكورين
حـ/ المورد (اسم المورد) حـ/ ضريبة الخصم والتحصيل |
5,70050 | |
| إلى مذكورين
حـ/ مردودات المشتريات حـ/ ضريبة القيمة المضافة |
5,000750 |
قيود مسموحات المشتريات
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| إلى مذكورين
حـ/ الصندوق حـ/ ضريبة الخصم والتحصيل |
22,800200 | |
| إلى مذكورين
حـ/ مسموحات المشتريات حـ/ ضريبة القيمة المضافة |
20,0003,000 |
قيود تكاليف الشحن
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من حـ/ شحن المشتريات | 3,000 | |
| إلى حـ/ أوراق الدفع (اسم شركة الشحن) | 3,000 |
بعد صرف المورد لقيمة الشيك من البنك، يسجل القيد بالشكل كالتالي:
| البيان | المدين | الدائن |
| من حـ/ أوراق الدفع (اسم شركة الشحن) | 3,000 | |
| إلى حـ/ البنك | 3,000 |
كيف تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيود المشتريات؟
تساعد البرامج المحاسبية الحديثة عملية حساب قيود المشتريات في العديد من المهام. حيث تحفظ الأنظمة عمليات الشراء كاملة من بدايتها إلى نهاية. من الاتفاق مع المورد على الكمية المطلوبة إلى شحن البضائع وتوصيلها إلى المخازن. فيسجل النظام المحاسبي كل قيد بناءً على أطرافه والتي هي عبارة عن حسابات مسجلة مسبقًا على النظام. تتفاعل الأنظمة المحاسبية مع طرق الدفع المختلفة سواء كان عن طريق البنك أو خزينة الشركة أو حتى شيك يصرف لحامله.
كما أن قيود المشتريات التي توفرها البرامج يمكنها مراعاة الأنظمة المختلفة من الجرد سواء كان دوري أم مستمر. وكأي قيود أخرى، يمكن مشاركتها أو طباعتها مع المحاسبين أو المديرين المسؤولين عن المتابعة. يعد دفترة أحد أهم البرامج التي توفر هذه الخصائص لشركتك لتحظى بحسابات ذات جودة خالية من الأخطاء.
الخلاصة
كل خطوة تخطوها شركتك لتوفير مشتريات تحتاجها في العملية التجارية أو الصناعية تطلب قيود خاصة تحفظ كل مرحلة. من خلال هذا المقال، تناولنا جميع الحالات المتوقع حدوثها في حالة شراء بضائع نقدًا أو بالآجل، وفي حالة تطبيق الجرد الدوري والمستمر. تعرف على القيمة السليمة لمخزون آخر الدورة المحاسبية من خلال المتابعة الدفترية الدقيقة لقيود المشتريات.
