المحاسبة الالكترونية مصطلح ظهر في مجال المحاسبة نتيجة التطور الرقمي، وأصبح هذا المصطلح بمثابة الأداة التنفيذية للنمو والتقدم في علم المحاسبة وذلك في شكل بدائل إلكترونية رقمية وآلية تحل محل الأوراق والحسابات اليدوية المعقدة الناتجة عن المحاسبة التقليدية.
تنفذ المحاسبة الإلكترونية جميع المعاملات المحاسبية مثل التقارير المالية والتسويات المصرفية وحسابات التكاليف وغيرها، كل هذا وأكثر تحققه البرامج المحاسبية الإلكترونية بشكل يرضي كلاً من المحاسب وصاحب العمل عن طريق تسهيل عمل الأول والتخلص من صعوبة المهام المحاسبية المختلفة من خلال أتمتتها، وحصول الأخر (صاحب العمل) على صورة كاملة عن الوضع المالي لنشاطه بتكلفة أقل ووقت أسرع ونتائج أدق.
ملخص المقال (المختصر المفيد)
- المحاسبة الالكترونية تعني باختصار أداء كافة العمليات المحاسبية أليًا بأستخدام انظمة الكترونية بفعالية وكفاءة للحصول على نتائج أدق في أسرع وقت وأقل جهد وكُلفة.
- تحقق المحاسبة الإلكترونية العديد من الفوائد أبرزها:- التشغيل الآلي أو الأوتوماتيكي، الوصول الفوري إلى المعلومات المحاسبية بأسهل الطرق، دقة المعاملات المحاسبية الإلكترونية، موثوقية أنظمة المحاسبة الإلكترونية، تقليل تكلفة العمليات المحاسبية ومراجعة ومراقبة أعمالك المحاسبية في شكل مرئي.
- تمثل المحاسبة الإلكترونية أهمية كبيرة ممثلة في الحصول على تقارير مالية مُفصلة تعكس الأداء المالي بشفافية، التخلص من رتابة العمل المحاسبي التقليدي، إعداد الميزانية بدقة والتنبؤ بالتوقعات المالية المستقبلية، إضافة إلى أهمية أنظمة المحاسبة الإلكترونية بالنسبة لإجراءات المحاسبة الإسلامية والقانونية.
- تتسم المحاسبة الالكترونية بمجموعة من الخصائص ومنها:- تكامل أنظمة وبرامج المحاسبة الإلكترونية، سهولة وسرعة التنفيذ، قابلية التوسع وإمكانية التعديل على برامجها المتنوعة.
- تتميز المحاسبة الالكترونية بمجموعة من المزايا ومنها التوافق مع نظام الدورة المحاسبية، تحديد صلاحيات المستخدمين والحصول على تنبيهات ضرورية لأنشطة الأعمال.
- يُعيق المحاسبة الالكترونية مجموعة من السلبيات وأبرزها بطء عمل أنظمة المحاسبة الإلكترونية أحيانًا أو التعطل عن التشغيل كليًا، عدم توافق بعض برامج المحاسبة الالكترونية مع نظام الدورة المحاسبية، إنعدام القدرة على ضبط صلاحيات المستخدمين أو التحكم فيها وإزالة البيانات المسجلة تلقائيا وعدم القدرة على ربط البرنامج على أكثر من جهاز.
- تساعد أنظمة المحاسبة الحديثة (ERP) في عمليات المحاسبة الإلكترونية عن طريق استخدام حلول السحابة الذكية لتحديد المتطلبات والمواد الإنتاجية، وتخصيص الميزانية للاحتياجات المطلوبة، وتوفير الاستشارات المحاسبية التي تسهل اتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بالأداء أو الوضع المالي، وتوفير خدمات الموارد البشرية المتعلقة بالحسابات مثل أجور ورواتب الموظفين والعلاوات والمكافآت والنفقات الاضافية.
- تكتمل المحاسبة الالكترونية ونظم المعلومات المحاسبية في علاقة متبادلة لتنفيذ العمليات الحسابية بفاعلية وتحقيق أفضل إدارة للمؤسسة وشؤونها المالية.
ما هي المحاسبة الإلكترونية؟
المحاسبة الإلكترونية هي تنفيذ المهام والعمليات المحاسبية رقميًا في أسرع وقت وأقل جهد وكُلفة من خلال البرامج الآلية المستخدمة على أجهزة الكمبيوتر أو غيرها من الأجهزة التقنية، وتعتبر المحاسبة الإلكترونية البديل المثالي والعملي للمحاسبة التقليدية ومهامها اليدوية المُعقدة التي تكثُر بها الأخطاء البشرية.
ويجمع مفهوم المحاسبة الالكترونية (Electronic Accounting) أو (E-Accounting) بين مبادئ ومعايير المحاسبة التقليدية والأساليب الرقمية التكنولوجية، وذلك لتوظيفهم في سلسلة متكاملة تعمل على إدخال البيانات المالية وتحديثها وتحليلها للحصول على معلومات ونتائج دقيقة تساعد الشركات والمؤسسات على اتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب، وفي الوقت نفسه تُسهل المحاسبة الإلكترونية على المستخدمين متابعة أنشطتهم المالية والوصول إلى سجلاتهم في أي وقت ومن أي مكان.
فوائد المحاسبة الإلكترونية
تمثل المحاسبة الالكترونية أفضل السُبل لتخزين وتحليل البيانات المحاسبية خاصة في الوقت الحالي مع ثورة التطور الرقمي والتكنولوجي الذي نشهده يوميًا، و تقدم المحاسبة الإلكترونية العديد من الفوائد التي تساعد على أداء العمليات المحاسبية بدقة وكفاءة، فيما يلي أبرز فوائد المحاسبة الالكترونية:-
التشغيل الأوتوماتيكي Automation والوصول الفوري للمعلومات
تمثل البرامج المحاسبية القائمة على الأتمتة فائدة كبيرة في جمع البيانات والمعلومات المحاسبية تلقائيًا بكفاءة عالية، مما يسهل الوصول إلى سجلات البيانات المحاسبية والحصول على نتائج عمليتها الرقمية في أسرع وقت ممكن من خلال نقرة زر واحدة، ذلك بدلاً من البحث اليدوي المُجهد الذي قد يدوم ساعات أو أيام في مجموعة من الملفات الورقية للحصول على تاريخ معاملة مالية معينة أو بيانات محاسبية محددة.
إضافة إلى ذلك تساهم المحاسبة الإلكترونية على تحسين عملية التحكم في المعلومات وإدارتها، وذلك من خلال قاعدة البيانات المركزية التي يوفرها وتشتمل على كافة البيانات المالية والمحاسبية التي تقدم رؤية شاملة عن الوضع المالي للشركة أو المؤسسة، ومن ثم تسهيل عملية اتخاذ القرارات الاقتصادية والمالية الرشيدة.
موثوقية استخدام المحاسبة الإلكترونية
موثوقية إستخدام استخدام المحاسبة الإلكترونية القائمة على التقنيات التكنولوجية الذكية يوفر عليك الكثير من الجهد، حيث أنها تكون مؤهلة للتحكم في الحسابات المالية للحصول على نتائج موثوقة تفوق تلك التي يمكن أن توفرها العمليات المحاسبية اليدوية والتقليدية.
تحقق أنظمة المحاسبة الإلكترونية الامتثال التلقائي مع اللوائح والمعايير المحاسبية وتحديثاتهم، وكذلك تتوافق مع المتطلبات القانونية للأنظمة الضريبية المختلفة المُتبعة في الدول، مما يدعم مصداقية وموثوقية النتائج المحاسبية.
أمان وحماية المعلومات والبيانات المحاسبية
يوفر التعامل بأنظمة المحاسبة الالكترونية كافة العوامل الأمنية لحماية وحفظ السجلات والبيانات المالية وخاصة المعلومات المحاسبية ذات الطابع السري التي تتطلب التعامل معها في حدود أذونات الوصول المسموح بها للمستخدمين المعنيين أو المسؤولين فقط.
علاوة على ذلك تعمل هذه الأنظمة المحاسبية الآلية على الحماية من كافة التهديدات الأمنية المتعلقة بالتطفل وسرقة المعلومات من خلال تفعيل كلمات المرور وغيرها من الاجراءات الالكترونية المتعلقة بأمن وحماية المعلومات، كما أنها تعمل بنظام النسخ الاحتياطي والذي يمكن من خلال استعادة الملفات والبيانات مهما مر عليها من الزمن
أهمية المحاسبة الالكترونية
تُشكل المحاسبة الالكترونية أهمية كبيرة تؤثر بدورها على كافة العمليات المحاسبية داخل الفروع المختلفة بمجال المحاسبة، تعرف في السطور التالية على أهمية المحاسبة الإلكترونية:-
الحصول على تقارير مالية مُفصلة تعكس الأداء المالي بشفافية
تمثل المحاسبة الإلكترونية أهمية كبيرة في تحسين جودة التقارير المالية المُقدمة من خلالها، وتنشأ الأنظمة المحاسبية الإلكترونية تقارير محاسبية مفصلة ومنظمة تلقائيًا تسهل بدورها مراقبة الأداء المالي للشركة بشكل دوري و تحسين الرؤية الخاصة به، كما تتيح هذه البرامج مشاركة البيانات والتقارير بشكل آلي وسريع بين الأطراف المعنية، مما يعزز عملية الإفصاح المالي بين المساهمين والشركاء ويدعم الشفافية والمصداقية بينهم.
تسهيل عمل المحاسبين وتعزيز التعاون بين الأقسام المختلفة لاتخاذ القرارات الصائبة
يمكن للشركة تحليل البيانات واستخلاص الإحصاءات والمؤشرات الرئيسية المتعلقة بالوضع المالي من خلال التقارير المحاسبية المُحدثة أليًا بواسطة برامج المحاسبة الإلكترونية، ومن ثم تسهيل عمل المحاسبين وربطهم بالأقسام الأخرى لتعزيز عملية التعاون والعمل المشترك في المؤسسة وذلك من أجل اتخاذ القرارات الصائبة المتعلقة بالموارد المالية للمؤسسة، بما يحقق في النهاية أهدافها الإنتاجية والربحية.
التخلص من رتابة العمل المحاسبي التقليدي
إدخال أنظمة وبرامج المحاسبة الالكترونية ساهم في التخلص من العمليات المحاسبية اليدوية والمعقدة، والتي كانت تسبب الشعور بالملل والرتابة للمحاسبين والمسؤولين المعنيين في مجال المحاسبة، وتتمثل أهمية المحاسبة الالكترونية في هدفها الأساسى على القضاء بشكل نهائي على طرق المحاسبة التقليدية، ومواكبة التطور التكنولوجي وتحديثاته المستمرة بالتطبيق الأمثل على العمل المحاسبي وشؤونه.
إعداد الميزانية المالية بدقة والتنبؤ بالتوقعات المالية المستقبلية
تعمل أنظمة المحاسبة الإلكترونية على إنشاء التقارير المحاسبية لأطر زمنية مختلفة، مما يسهل تتبع الأداء المالي للشركة بناء على احصائيات محاسبية دقيقة يتم من خلالها إعداد موازنات مالية مستقبلية بالمقارنة والاستناد إلى ملخصات الميزانية العمومية السابقة.
أهمية أنظمة المحاسبة الإلكترونية بالنسبة للمحاسبة القانونية
تأخذ أنظمة المحاسبة الإلكترونية في اعتبارها القوانين والتشريعات والمعايير الدولية المحاسبية المطبقة في البلدان عند أداء العمليات المحاسبية المتعلقة بالضرائب و الإيرادات و المصروفات والفواتير، وتعتبر المحاسبة الإلكترونية من أكثر السُبل الفعالة لتجنب مخاطر الانتهاكات والعقوبات القانونية في المجال المحاسبي والتي تترتب على القضايا والجرائم المالية مثل التهرب الضريبي، وجرائم غسيل الأموال، وجرائم النصب والاحتيال والتزوير المالي والاختلاس وغيرها.
حيث تتيح أنظمة المحاسبة الإلكترونية تسجيل كافة المعاملات المالية وتوثيقها بشكل ألي في تقارير محاسبية مفصلة ومنسقة، ومن ثم تتبعها واستعراضها في أي وقت للتأكد من إثبات صحة السجلات المحاسبية وإتخاذ إجراءات التحقيق المحاسبي القانوني في حال وجود انتهاكات مالية، وأيضًا توفر معلومات مالية موثوقة تستخدم في أغراض الإفصاح المالي والتقارير الضريبية.
خصائص المحاسبة الالكترونية
تتميز المحاسبة الإلكترونية بمجموعة من الخصائص مثل باقي فروع المحاسبة، ولكن الفرق هنا أن سمات المحاسبة الإلكترونية فريدة و تبرزها عن غيرها من الخصائص المحاسبية الأخرى وتجعلها بمثابة السلطة المسؤولة عن التطوير والتحديث التكنولوجي في مجال المحاسبة بشكل عام، فيما يلي أهم خصائص المحاسبة الإلكترونية:-
تكامل أنظمة وبرامج المحاسبة الإلكترونية
من أهم خصائص المحاسبة الإلكترونية هو تسهيل كافة الأعمال التجارية والاستثمارية من خلال دمج كافة المعاملات المحاسبية الخاصة بأنشطة تلك الأعمال مثل المبيعات، المشتريات، التمويل، المخزون، التصنيع وغيرها، وجمع كافة المعاملات المالية لهذه الأنشطة في نظام واحد مرتب ومنسق من حيث المعلومات والبيانات والسجلات بالشكل الذي يسهل تتبعها بشكل دوري ومُحدث.
قابلية التعلم
يمكن تعلم استخدام أدوات المحاسبة الإلكترونية بسهولة من خلال الحصول على بعض الدورات التدريبية المخصصة كيفية التعامل مع الاختصارات والإعدادات الخاصة بالمحاسبة الالكترونية، مما يساعد على إنجاز المهام المحاسبية بسرعة ودقة.
إمكانية التعديل والتحكم في اختصارات الاعدادات الخاصة بالمحاسبة الالكترونية
تتميز بعض الأدوات المتطورة المخصصة لأداء المهام المحاسبية إلكترونيًا بقوالب جاهزة ومتخصصة يسهل التعامل معها من قبل المستخدمين المبتدئين والمحترفين، وكذلك يمكن تهيئة هذه القوالب بشكل ألي لتناسب أغراضك المحاسبية المحددة، ومن ثم إنشاء العديد من العمليات المحاسبية المختلفة بشكل تلقائي بدون أي تعقيدات أو صعوبة.
سلبيات ومميزات المحاسبة الإلكترونية
تتسم المحاسبة الإلكترونية بمجموعة من العيوب والمزايا في نفس الوقت، لذا يجب على صاحب العمل أو مستخدم الأنظمة المحاسبية الالكترونية تحقيق أكبر استفادة من مميزاتها، والانتباه إلى سلبيتها للسيطرة عليها وتجنبها بحلول أخرى، فيما يلي أهم ايجابيات وسلبيات المحاسبة الالكترونية:-
مميزات المحاسبة الإلكترونية
تقليل تكلفة العمليات المحاسبية
تساهم المحاسبة الالكترونية على خفض التكاليف المرتبطة بالعمليات المحاسبية مقارنة بالمحاسبة اليدوية، حيث تقلل من حجم الأخطاء المحاسبية الناتجة عن التدخل البشري وبالتالي تنخفض تلقائيًا التكاليف المتعلقة بالتصحيحات أو أنها قد تكون شبه منعدمة.
سرعة وكفاءة العمليات المحاسبية
تعتبر المحاسبة الالكترونية هي الوسيلة المثالية لأداء المهام المحاسبية المختلفة في أسرع وقت وبأعلى مستوى من الكفاءة، ويمكن من خلالها أنظمتها المتنوعة إنشاء المزيد من الكشوف والتقارير والتحليلات المحاسبية فقط بضغطة زر، وكذلك تجميع البيانات وإدخالها مرة واحدة إلى النظام.
دقة المعاملات المحاسبية الإلكترونية
استخدام المحاسبة الإلكترونية أمر يضمن لك الحصول على أعلى درجة من الدقة للعمليات المحاسبية الخاصة بالمعاملات المالية المختلفة من قوائم وتقارير مالية، وحسابات تكاليف الدفاتر اليومية، والفواتير، والقيم الضريبية وغيرها من الشؤون المحاسبية الأخرى، فمن خلال إجراءات المحاسبة الإلكترونية يتم إنجاز كافة الحسابات الخاصة بالجمع والطرح وغيرها بشكل تلقائي وسريع وخالي من الأخطاء بمجرد إدخال البيانات المطلوبة.
عيوب المحاسبة الالكترونية
بطء العمل أو التعطل عن التشغيل كليًا
يعيب استخدام المحاسبة الالكترونية في أنها أحيانًا كثيرة تؤدي العمليات المحاسبية ببطء شديد مثل إدخال البيانات أو إنشاء تقارير محاسبية أو إصدار فواتير أو غيرها، أو أنها قد تتوقف على التشغيل بشكل كلي نتيجة عطل تقني في أجهزة الحاسوب المستخدمة، وبالتالي تكون وسيلة لضياع الوقت واستهلاكه بدلاً من فائدتها وأهميتها الأساسية في توفير الوقت والجهد.
ارتفاع تكلفة الصيانة والتدريب
الاعتماد على طرق المحاسبة قد يتسبب في تحمل المزيد من التكلفة الإضافية نتيجة الحاجة لشراء أجهزة كمبيوتر، وكذلك تحمل تكلفة الصيانة الفنية في حال الأعطال التقنية الخاصة بالأجهزة المستخدمة، إضافة إلى ذلك قد تتحمل الشركة تكلفة تعلم المحاسبين لكيفية تطبيق طرق المحاسبة الإلكترونية بدلاً من المحاسبة اليدوية التقليدية.
صعوبة التعامل
يواجه بعض المستخدمين صعوبة في تطبيق طرق المحاسبة الإلكترونية نتيجة كثرة القوائم المنبثقة وطرق الإدخال المعقدة التي تتطلب المزيد من الخطوات، وفي هذه الحالة تنعكس ميزة المحاسبة الالكترونية في تلافي أخطاء العمل المحاسبي اليدوي إلى ضرر نتيجة التشتت في استخدام الطرق المحاسبية الإلكترونية مما ينتج عنها الكثير من المغالطات الحسابية.
عدم الترقي لمواكبة كافة الاحتياجات المحاسبية
تفتقر بعض أدوات المحاسبة الإلكترونية البسيطة إمكانية تطبيق طرق المحاسبة المتعلقة بالتجزئة أو القسط ويعدوا من أساسيات المعاملات المحاسبية في أي نشاط، وغالبًا تكون هذه الطرق مقتصرة على أداء المعاملات المحاسبية العامة، وفي هذه الحالة لا تلبي المحاسبة الإلكترونية الأهداف المُرجوة من تطبيقها.
افتقار مواكبة التحديثات الدورية لبعض برامج المحاسبة الالكترونية
افتقار بعض برامج المحاسبة الالكترونية لمواكبة التحديثات التقنية المحاسبية تؤدي إلى تعطيل سير العمل، وبالتالي تفقد صاحب العمل ميزته التنافسية والتأثير على الحفاظ على مكانته في مجال العمل وتأثر إنتاجية نشاطه وأرباحه.
المحاسبة الإلكترونية وعلاقتها بنظم المعلومات المحاسبية
تعتبر المحاسبة الإلكترونية ونظم المعلومات المحاسبية وجهان لعملة واحدة في بيئة المحاسبة الحديثة، وتعتبر نظم المعلومات المحاسبية هي البينة التحتية لأنظمة المحاسبة الإلكترونية، ويُفيد كلاً منهما الآخر في علاقة قائمة على التكامل بين التكنولوجيا والمحاسبة لتحقيق الأهداف المحاسبية للمؤسسة بفاعلية.
وتعتمد المحاسبة الإلكترونية على نظم المعلومات المحاسبية لتنفيذ العمليات المحاسبية بفعالية ودقة وموثوقية، وفي الوقت نفسه تعتمد نظم المعلومات المحاسبية على مواكبة التطور التكنولوجي لتوفير نظام محاسبي متكامل يدمج بين التقنيات و البرمجيات المحاسبية الحديثة لتحسين كفاءة ودقة تدفق وتبادل المعلومات المحاسبية بين أقسام المؤسسة لتحقيق أفضل إدارة لموارد المؤسسة وشؤونها المالية.
وظائف نظم المعلومات المحاسبية في المحاسبة الالكترونية
- جمع وتخزين البيانات المرتبطة بالأنشطة والموارد المالية للمؤسسة.
- تسجيل المعاملات المالية في السجلات والمستندات المخصصة ومن ثم ترحيلها إلى دفاتر الأستاذ.
- توفير النتائج المحاسبية الدقيقة لإنشاء التقارير الإدارية والمالية، ومن ثم اتخاذ القرارات السليمة.
مكونات نظم المعلومات المحاسبية في المحاسبة الإلكترونية
- الأشخاص المعنيين باستخدام نظم المعلومات سواء مديرين أو محاسبين أو محللين.
- الإجراءات والتعليمات المتبعة لتخزين البيانات ومعالجتها.
- البرامج الآلية المستخدمة في معالجة البيانات، والضوابط المستخدمة للحفاظ على أمان وحماية البيانات.
كيف تساعد أنظمة المحاسبة الحديثة (ERP) في عمليات المحاسبة الإلكترونية؟
أنظمة المحاسبة الحديثة (ERP) هي عبارة عن واجهات محاسبة الكترونية مستندة إلى حلول ومميزات السحابة الذكية لتخطيط وتنظيم الموارد المالية وشؤونها، وتستخدمها الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبرى في كافة مجالات الأعمال والأنشطة، وفيما يلي أهم المميزات التي تساعد بها أنظمة المحاسبة الحديثة (ERP) في عمليات المحاسبة الإلكترونية:-
- تحديد المتطلبات والمواد الإنتاجية.
- تخصيص الميزانية للاحتياجات المطلوبة.
- توفير الاستشارات المحاسبية التي تسهل اتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بالأداء أو الوضع المالي.
- توفير خدمات الموارد البشرية المتعلقة بالحسابات مثل أجور ورواتب الموظفين والعلاوات والمكافآت والنفقات الاضافية.
- تكوين رؤية شاملة تساهم في إدارة عمليات التشغيل والإنتاج وتتبع سلاسل التوريد، لتحقيق الانتاجية المطلوبة وزيادة الإيرادات.
- إدارة علاقات العملاء والتسويق والمبيعات في واجهة واحدة سهلة الاستخدام بأسرع وقت وأقل جهد.
ويعتبر برنامج دفترة المحاسبي أحد أفضل أنظمة المحاسبة السحابية الحديثة التي توفر دمج شامل لجميع أعمال الشركات بمختلف أحجامها ومجالاتها بشكل واضح و منظم يسهل العملية الإدارية للموارد المالية والبشرية، ويتميز بواجهات تتمتع بالسلاسة و والتخصيص، كما أنه يدعم اللغة العربية ويسهل على أي شخص استخدامه دون خبرة.
الخاتمة
اختصارًا، يُمكن القول أن المحاسبة الإلكترونية هي السبيل المثالي للاندماج في العصر الرقمي ومواكبة رقمنة كافة جوانب المعاملات المالية في عالم الأعمال الحديث، من خلال أداء العمليات المحاسبية المتعلقة بها من نظام الفواتير، وإدارة رواتب وضرائب، وإدارة الوقت والمصروفات وغيرها من العمليات الأخرى بشكل إلكتروني لتعزيز المصداقية والشفافية للشركات من خلال النتائج الدقيقة والتفصيلية لتقارير برامج المحاسبة الالكترونية، ومن ثم الحصول على رؤى استراتيجية للمؤسسات لاتخاذ القرارات المالية الحكيمة مما يحقق في النهاية نجاح وازدهار المؤسسات والحفاظ على مكانتها التنافسية.
