هل أنت رائد أعمال أو محاسب جديد؟ هل تعرف ما هى الدورة المحاسبية وكيف يتعامل المحاسب داخل الشركة مع البيانات المالية؟
سواء كنت رائد أعمال أو محاسب جديد؛ فبالطبع تردد على مسامعك مصطلح الدورة المحاسبية و تساءلت عنها؛ حيث تُعد جزء أساسي من عمل ويوم المحاسب داخل الشركة، ولكن لا تتم هذه الدورة بصورة عشوائية، بل تشمل خطوات ومراحل تتم وفقًا لها؛ ولهذا نُسلط الضوء اليوم عليها وعلى كافة المعلومات الهامة حولها في السطور القادمة.
ما هي الدورة المحاسبية؟
تُعد الدورة المحاسبية عبارة عن مجموعة خطوات محددة يتم اتباعها بهدف التعامل مع البيانات الخاصة بالشركة؛ فهى عبارة عن نظام محاسبة الشركة الذي يوضح كيف تتم المعاملات المالية للشركة أو المؤسسة التجارية.
وبصورة أوضح هى عبارة عن مسار يتم اتباعه؛ ليُوضح لنا خط سير كل معاملة من المعاملات المالية التي تتم داخل الشركة أو المؤسسة؛ حيث توضح لنا كافة التفاصيل والبيانات الخاصة بهذه المعاملات.
مراحل و خطوات الدورة المحاسبية
تتم الدورة المحاسبية وفق مراحل وخطوات محددة؛ وذلك لضمان الدقة فيها وعدم حدوث أي أخطاء، وتتمثل هذه المراحل فيما يلي:
1- تحديد المعاملات المالية
في هذه الخطوة يقوم المحاسب بالاطلاع على كافة المعاملات المختلفة الخاصة بالشركة أو المؤسسة؛ فيكون عليه تحديد جميع هذه المعاملات سواء كانت معاملات بيع أو شراء، ويقوم بتحديد المستندات والإيصالات الخاصة بهذه المعاملات، كما يتعين عليه تحديد الدائن والمدين لهذه المعاملات.
2- تسجيل وتوثيق المعاملات المالية
بعد تحديد كافة معاملات الشركة يتم تسجيل بياناتها بصورة دقيقة في دفتر اليومية؛ حيث يتم تسجيل كل معاملة بطريقة القيد المزدوج؛ وذلك لأن هذه الطريقة توضح ما إذا تم زيادة في جنب ونقصان في جانب آخر؛ فمثلًا عندما تقوم بشراء أدوات خاصة بالشركة؛ فيتم خصم حسابها من رصيد الحساب الخاص بالشركة؛ ويكون هُنا حدث نقصان في رصيد المال وزيادة في أدوات الشركة، ويهتم بهذه التفاصيل دفتر اليومية.
3- ترحيل المعاملات
أما في هذه الخطوة؛ فيتم فيها ترحيل المعاملات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ؛ حيث يوضح هذا الدفتر التغييرات المالية التي تتم في كل حساب، كما يتيح لمالك الشركة فرصة الاطلاع على الأموال المتوفرة في الشركة.
والجدير بالذكر أنه مع التطورات والبرامج الحديثة التي ظهرت لم يعد هذا الدفتر مُهم كما كان؛ حيث تتم عمليات التحويل بصورة تلقائية عبر هذه البرامج وبصورة أكثر سهولة من دفتر الأستاذ.
4- إعداد ميزان المراجعة
في هذه الخطوة يتم حساب وإعداد ميزان المراجعة، وتوضح هذه الخطوة ما إذا كانت الخطوات السابقة تمت بشكل صحيح وبدون اخطاء أم لا؛ فمن خلال إعداد ميزان المراجعة يُمكنك الاطلاع على المبالغ الغير معدلة أو الأخطاء الموجودة في الحسابات.
ويتم إعداد هذا الحساب من خلال الرجوع إلى دفتر الأستاذ؛ للإطلاع على الأرصدة التي تم تسجيلها فيه؛ مما يُساعدك على اكتشاف الأخطاء الموجودة أثناء تسجيلات القيود اليومية أو الموجودة في هذا الدفتر، كما يُساعدك الميزان على تحديد أرصدة كل حساب وإعداد قائمة الدخل المالي للشركة.
5- إعداد البيانات المحاسبية
أما في هذه الخطوة؛ فيتم الإطلاع على حسابات المدين والدائن؛ للتأكد من تساوي هذه الحسابات مع بعضها، وفي حالة وجود خطأ أو عدم تساويها مع بعضها؛ فيتم إجراء التعديلات اللازمة لذلك.
6- تسوية قيود دفتر اليومية
وهُنا يتم تسوية قيود دفتر اليومية الخاصة بكل مرحلة من الدورة المحاسبية؛ فيتم عمل التسوية الضريبية وإجراء التأجيلات التي توضح المبالغ التي حققتها الشركة بدون عمل خدمة للعميل، وكذلك إجراء المستحقات التي توضح المبالغ المالية التي لم يدفعها العميل، بالإضافة إلى تسوية المعاملات المفقودة، وبالتالي من خلال تسوية هذه القيود يتم ضبط ميزان المراجعة وتصحيحه بصورة دقيقة.
7- إعداد القوائم المالية
في هذه الخطوة يتم إعداد القوائم المالية؛ حيث تُعد هذه القوائم مهمة ويجب إعدادها بصورة دقيقة في نهاية الفترة المالية، وتشمل هذه القوائم التالية:
- قائمة الدخل: توضح هذه القائمة الأرباح والخسائر الخاصة بالشركة؛ فمن خلالها يتم عرض الإيرادات والمصروفات للشركة.
- قائمة المركز المالي أو ما يُطلق عليها الميزانية: توضح هذه القائمة أصول وخصوم الشركة.
- قائمة التدفقات النقدية: توضح هذه القائمة الأموال التي دخلت الشركة والأموال التي خرجت منها؛ فيتم فيها توضيح أموال الأنشطة التشغيلية والاستثمارية والتمويلية الخاصة بالشركة.
8- إغلاق الحسابات
تُعد هذه آخر خطوات الدورة المحاسبية؛ فيتم فيها غلق العديد من الحسابات الخاصة بفترة مُحددة؛ وهذا يعني إنتهاء الفترة المالية للشركة وبداية فترة مالية جديدة؛ فيتم غلق حسابات دفتر الأستاذ جميعها سواء الخاصة بحسابات المصروفات أو الإيرادات، ولن لا يتم غلق حساب الأصول أو الخصوم؛ وذلك لأن هذه الحسابات خاصة بالشركة ومستمرة خلال جميع فتراتها المالية المختلفة ولبست لفترة مالية واحدة.
الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية
يخلط البعض بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية، ويظهر الفرق الواضح بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية، في أن الدورة المستندية دورها الأساسي هو مساعدة الدورة المحاسبية في العديد من الخطوات؛ ولهذا يُمكن توضيح الفرق بينهما في النقاط التالية:
| الدورة المحاسبية | الدورة المستندية |
|
|
وبالتالي تُعد الدورة المحاسبية هي العملية التي تتم وفق خطوات لتوضح كافة المعاملات والأنشطة المختلفة التي تتم داخل الشركة، بينما الدورة المستندية هي الأداة التي يتم استخدامها للتأكد من صحة نتائج ووثائق المعاملات التي يتم استخدامها في الدورة المحاسبية؛ فتُعد الدورة المستندية هى الأداة التي تمد الدورة المحاسبية بالوثائق والمستندات اللازمة لتأكيد صحة المعاملات الخاصة بالشركة.
مثال عملي على إعداد الدورة المحاسبية
نوضح لكم الآن مثال عملي على إعداد الدورة المحاسبية خاص بشركة تجارية على سبيل المثال فيما يلي:
الخطوة الأولى: تحديد المعاملات
تمت في الشركة مجموعة من المعاملات التالية:
- شراء بضائع من الموردين.
- بيع البضائع للعملاء.
الخطوة الثانية: تسجيل المعاملات
يتم تسجيل تفاصيل المعاملات التي تمت في دفتر اليومية الخاص بالشركة بالشكل التالي:
- شراء بضائع من الموردين (ويتم توضيح اسم الشركة) بمبلغ 70000 جنيه مصري.
- دفع مبلغ 40000 جنيه للموردين.
- بيع المنتجات إلى العملاء بمبلغ 95000 جنيه.
- تحصيل مبلغ 70000 جنيه من العملاء.
ويكون التسجيل في دفتر اليومية وفق طريقة القيد المزدوج بالشكل التالي:
| رقم القيد | بيان | دائن | مدين |
| 1 | من ح/ المشتريات الى ح/ النقدية | 70000 | 70000 |
| 2 | من ح/ أوراق الدفع الى ح/ الموردين | 40000 | 40000 |
| 3 | من ح/ العملاء إلى ح/ المبيعات | 95000 | 95000 |
| 4 | من ح/ العملاء الى ح/ الايرادات | 70000 | 70000 |
الخطوة الثالثة: ترحيل المعاملات
يتم ترحيل المعاملات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ؛ فيتم تسجيل كل معاملة في الحساب المُناسب لها سواء حساب بيع أو شراء، وإليك مثال على حساب النقدية:
| من حساب/ | المبلغ | إلى حساب/ | المبلغ |
| العملاء | 70000 | الإيرادات | 70000 |
الخطوة الرابعة: إعداد ميزان المراجعة
ثم يتم إعداد ميزان المراجعة؛ فيتم إضافة كافة المبالغ المدينة الخاصة بكل حساب والمبالغ الدائنة كذلك؛ وذلك بالرجوع إلى دفتر الأستاذ، ويكون كما يلي:
| الحساب | المدين | الدائن |
| النقدية | 90000 | |
| أوراق الدفع | 40000 | |
| الأدوات | 2500 | |
| البضائع | 50000 | |
| الإيرادات | 110000 | |
| إيراد الإيجار | 8000 | |
| الإجمالي | 142500 | 158000 |
الخطوة الخامسة: إعداد البيانات المحاسبية
وبعدها يتم الاطلاع على جميع حسابات الدائن والمدين التي تم تسجيلها في الدفتر؛ للتأكد من تساوي القيمتين مع بعضهما، وفي حالة اكتشاف المحاسب أخطاء في ذلك؛ يكون عليه الرجوع إلى دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؛ للإطلاع على الخطأ.
الخطوة السادسة: تسوية قيود دفتر اليومية
تسوية كافة القيود الموجودة في دفتر اليومية.
الخطوة السابعة: إعداد القوائم المالية
ثم يتم إعداد الثلاث قوائم الخاصة بالدورة المحاسبية، وهم: قائمة الدخل، قائمة المركز المالي، وقائمة التدفقات النقدية.
الخطوة الثامنة: إغلاق الحسابات
غلق الحسابات التي يتم غلقها للفترة المالية بعد الرجوع إلى دفتر الأستاذ.
وإلى هُنا يكون إنتهى حديثنا عند الدورة المحاسبية ومفهومها وخطواتها التي تتم وفقًا لها، والتي تُعد مُهمة وأساسية لأي مؤسسة أو شركة؛ ولهذا يجب الاهتمام بخطواتها المختلفة بطريقة مُنظمة والقيام بها بصورة دقيقة؛ حتى يتم إعدادها بدون وجود أخطاء فيها وبصورة سهلة وبسيطة.
