كيف تحفظ جميع المعاملات المالية اليومية بكفاءة تمنعها من الضياع أو التلف؟ دفتر اليومية هو الخيار الأمثل الذي يجمع كل الحركات بناء على تسلسل زمني. يعد دفتر اليومية السجل الأساسي الذي يمتد استخدامه خلال الفترة المحاسبية، وترحل الحسابات منه إلى دفتر الأستاذ ليتم ترصيدها. فما هي أهم عناصر دفتر اليومية؟ وما أهميته في المحاسبة المالية؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هو دفتر اليومية؟
دفتر اليومية هو سجل يحفظ جميع المعاملات المالية اليومية الخاصة بالشركة خلال الفترة المحاسبية مع بيان أطراف كل معاملة وتاريخ حدوثها وذلك من خلال تطبيق نظام القيود المزدوجة. مع العلم أن دفتر اليومية لا يجوز الشطب فيه نهائيًا ولكن يمكن التعديل أو التصحيح من خلال قيد التسوية والقيود العكسية وغيرها من الطرق المحاسبية المتعارف عليها. كان يوجد عدة أشكال لدفتر اليومية، ولكن في النهاية اتفقت الجمعية الأمريكية للمحاسبين على تطبيق الشكل الأمريكي. لهذا أصبح دفتر اليومية الأمريكية هو المستخدم عالميًا.
أهمية واستخدامات دفتر اليومية
توجد عدة مميزات وفوائد يوفرها دفتر اليومية من خلال استخداماته. يمكن اختصارها في النقاط التالية:
1- إثبات الحركات المالية من خلال القيود
لحفظ الحركات المالية من الضياع تحتاج إلى تسجيل القيود المحاسبية. ينبغي أن يحدث هذا في شكل يُسهل التعامل معه محاسبيًا. لهذا أصبح دفتر اليومية الأسلوب المتفق عليه لترجمة المعاملات المالية داخل منشأة بشكل محاسبي، يدرك منه المراجع حسابات الطرف المدين وتلك الخاصة بالطرف الدائن والتاريخ ورقم كل حساب والرقم المرجعي للقيد.
2- سهولة اكتشاف أخطاء القيود
مع مراجعة كل قيد، يمكن تحديد ما إذا كان سليم أم به أخطاء. حيث أن مجموع حسابات الطرف المدين ينبغي أن يتساوى مع مجموع الأرصدة في حسابات الطرف الدائن. في حالة عدم التساوي، يظهر الخطأ مباشرة.
3- تسهيل الترحيل إلى دفتر الأستاذ
من خلال تسجيل المعاملة الخاصة بكل حساب، يمكن تجميع الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة بمراجعة رقم الحساب بسهولة، فيصبح نقل هذه الأرصدة إلى دفتر الأستاذ أسرع وأدق.
لماذا سمي دفتر اليومية بهذا الاسم؟
سمي دفتر اليومية بهذا الاسم لأنه يستخدم يوميا في تسجيل جميع المعاملات مالية التي تحدث في الشركة بشكل دوري، والهدف منه الاحتفاظ بها لإعداد القوائم المالية.
كم عدد خانات دفتر اليومية؟
هناك 7 خانات في دفتر اليومية، بداية من كتابة رقم القيد وهو رقم منفرد لكل معاملة، ومن ثم خانة الدائن والمدين، ويليها خانة البيان وأخيرا تاريخ المعاملة، إليك مثال يوضح عدد خانات دفتر اليومية.
| القيد | المبلغ | |||||
| رقم القيد | التاريخ | بيان القيد | دائن | مدين | مبلغ الدائن | مبلغ المدين |
| 123 | 1/1/2024 | (ثمن شراء البضاعة نقدا) |
إلى حـ/ النقدية |
من حـ/ المشتريات |
5000 |
5000 |
| 124 | 2/2/2024 | (بيع بضاعة نقدا) |
الى ح/المبيعات |
من ح/ الصندوق |
3000 |
3000 |
مكونات دفتر اليومية
هناك 7 مكونات في دفتر اليومية، وهي:
1- رقم القيد
مثال: باعت شركة “النور” بضاعة ثمنها 5000 جنيه، لنقوم الآن بتسجيل القيد، تبعا لتسلسلها الزمني فقد وصلنا إلى الرقم (123) في دفتر اليومية، ويتم كتابته أعلى القيد، كالآتي:
رقم القيد (123)
2- تاريخ اليوم الذي حدثت فيه المعاملة.
3- طبيعة المعاملة و تحديد ما إذا كانت دائنة أم مدينة.
مثال: طبيعة المعاملة بيعية، والصندوق في حالة الدفع النقدي يكون مدين وحساب المبيعات دائن.
4- البيان الذي يوضح تفاصيل المعاملة.
مثال: وضحنا في عملية البيع بين قوسين بالآتي: (بيع بضاعة نقدا).
5- المبالغ المالية التي نقصت في الحساب وزادت في حساب آخر.
مثال: المبلغ المالي الذي أضيف (5000) ريال في حساب المبيعات، ونقص من الصندوق.
الهدف من دفتر اليومية
دفتر اليومية هو الخطوة الأولى لأي عملية أو مهام، فهي البداية لإعداد جميع السجلات والقوائم المالية، ومهمة في الاحتفاظ بالسجلات والبيانات اليومية بشكل دوري و بتسلسل زمني معين تساعد على سهولة الرجوع إليه في أي وقت.
يساعد دفتر اليومية الشركات على مراقبة الوضع المالي وحركة الأموال الصادرة والواردة، لتجنب حدوث أخطاء أو كشف التلاعب، ويستخدم كمؤشر أساسي للحفاظ على توازن الحسابات بمعنى أن يكون مجموع الدائن مساوي للمدين.
الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
| أوجه الاختلاف | دفتر اليومية | دفتر الأستاذ |
| الهدف | تسجيل جميع المعاملات المالية | تسجيل صفحة لكل حساب ووضع الرصيد الإجمالي له |
| الغرض منه | أخذ صورة دقيقة عن جميع المعاملات المالية | الإطلاع على الرصيد المالي قبل نقله لميزان المراجعة |
| طريقة الترتيب | الترتيب بتسلسل زمني | الترتيب بنوع الحساب |
| الأهمية | الحفاظ على البيانات من خلال توثيق المعاملات بشكل دوري | حفظ السجلات وإعداد التقارير |
| التوازن | يجب أن يساوي الطرف المدين والطرف الدائن | ليس بالضرورة أن يتساوى مجموع الطرفين |
ما هي الطريقة المثلى لتنظيم دفاتر اليومية؟
تتعدد الطرق في تنظيم الدفاتر اليومية، ولكن الطريقة المثلى لتنظيم الدفتر هو تخصيص صفحة لكل يوم بتاريخ واحد، ويتم تسجيل فيه كل المعاملات، والأفضل أن يتم فصل أنواع الحسابات عن بعضها مثل المبيعات والمشتريات.
ما هي أنواع دفاتر اليومية؟
الدفاتر اليومية لها نوعين: دفتر عام ودفتر خاص، إليك الفرق بينهم:
| دفتر عام | دفتر خاص |
| هو دفتر يتم استخدامه لتسجيل جميع المعاملات المالية اليومية دون أي تخصيصات. | هو دفتر يتم استخدامه لتسجيل جميع المعاملات المالية اليومية المتكررة بهدف سهولة الوصول إليها، مثل: دفتر البنوك
هو دفتر يُسجل فيه جميع المعاملات البنكية فقط. |
كيفية عمل دفتر اليومية
يضم الدفتر جميع القيود اليومية المسجلة، كل قيد يتكون من مجموعة من الصفوف، قد تكون صفين أو أكثر. يتم عمل دفتر اليومية من خلال تقسيم جدول الإكسل أو صفحة الدفتر الورقي إلى سبعة أعمدة وهي كالتالي:
1- تاريخ المعاملة
هو التاريخ الذي تمت فيه الحركة المالية وينبغي أن يكتب بالطريقة المتعارف بها محليًا. فقد يكون بالهجري أو الميلادي، بالأحرف أو الأرقام، وقد يكتب يوم/ شهر/سنة أو شهر/يوم/سنة.
2- رقم القيد
لأن دفتر اليومية عبارة عن مجموعة من القيود المحاسبية تُسجل على مدار السنة. فينبغي أن يوجد رقم مرجعي أو ID للقيد، يسهل الرجوع إليه عند الحاجة. فرقم القيد ينبغي أن يتبع تسلسل محدد ولا يخرج عنه منعًا لحدوث أي التباس.
3- الحسابات المتضمنة
الحسابات المتواجدة في الحركة المالية، تصبح جزء من القيد. ينبغي أن يكون اسم الحساب ثابت ليظهر في جميع المستندات والقوائم والدفاتر بنفس الاسم. باختلاف الاسم، قد يظن المراجع أنه يتعامل مع حساب مختلف.
4- رقم الحساب
كل حساب متضمن في المعاملة له رقم يميزه أو كود خاص به في شجرة الحسابات. بالرجوع إلى الشجرة، تجد مجموعة الأرقام التي تكونت نتيجة موقع الحساب.
5- المدين
تتضمن هذه الخانة قيمة المعاملة في حالة حدوث إضافة إلى الحساب المسجل في نفس الصف. لا يشترط تساويها مع القيمة المتواجدة في خانة الدائن في حالة القيد المركب. أما في حالة القيد البسيط، ينبغي أن تظهر نفس القيمة المتواجدة في الطرف الدائن.
6- الدائن
تتناول هذه الخانة قيمة المعاملة في حالة حدوث خصم من الحساب المسجل في ذات الصف. أي أن الحساب خُصم منه قيمة محددة قد تختلف أو تتساوى مع القيم المتواجدة في حسابات الطرف المدين.
7- البيان/الوصف
هو وصف بالمعاملة التي تمت. سواء كانت بيع أو شراء أو تحويل داخلي من حساب إلى آخر وغيرها. يوفر الوصف مزيد من التوضيح ويثبت أنها حقيقة مثبتة بالأدلة والتفاصيل والوقائع.
أنواع القيود التي يتم تسجيلها في دفتر اليومية
هناك 5 أنواع للقيود في دفتر اليومية:
1- القيد البسيط (Simple Entry) هو طرف مدين وطرف دائن، مثال على القيد البسيط:
| التاريخ | البيان | المدين | الدائن |
| 1/1/2024 | من حـ/ الصندوق
إلى حـ/ المبيعات (بيع بضاعة نقدا) |
20,000 | 20,000 |
2- القيد المركب (Compound Entry) يضم حسابين (طرف مدين وطرف واحد دائن)، مثال على القيد المركب:
| التاريخ | البيان | المدين | الدائن |
| 1/2/2024 | من حـ/ المشتريات
إلى حـ/ الخزينة حـ/ الموردين |
20,000 |
20,000 20,000 |
3- قيد التسوية (Adjusting Entry) هو ضبط توازن حساب الإيرادات بالمصروفات في نهاية السنة المالية.
مثل المصروفات المقدمة كـ دفع الإيجار أو للإيرادات المستحقة غير المحصلة.
4- قيد الإقفال (Closing Entry) هو إغلاق الحسابات المؤقتة وترحيلها إلى الحسابات الدائمة، على سبيل المثال: إغلاق حساب الإيرادات والمصروفات ونقلها إلى حساب الأرباح والخسائر.
| التاريخ | البيان | المدين | الدائن |
| 1/3/2024 | من ح/ مصروفات رواتب
إلى ح/مستحقات رواتب |
40,000 |
40,000 |
5- قيد عكسي (Reversing Entry) يتم استخدامه لعكس قيد التسوية المُسجل في نهاية السنة السابقة، مثل حصول الشركة على مستحقاتها، فيتم عكس القيد بهدف عدم تكرار تسجيل المعاملة.
قيد التسوية
| التاريخ | البيان | المدين | الدائن |
| 1/3/2024 | من ح/ مصروفات رواتب
إلى ح/مستحقات رواتب |
40,000 |
40,000 |
قيد عكسي
| التاريخ | البيان | المدين | الدائن |
| 1/3/2024 | من ح/مستحقات رواتب
إلى ح/ مصروفات رواتب |
40,000 |
40,000 |
مثال عملي على عمل دفتر اليومية
في هذا المثال، نتناول إحدى حالات التي مررنا بها خلال عملنا في مجال المحاسبة. هو مثال بسيط إلا أنه يوضح دور دفتر اليومية وطريقة العرض.
بدأت إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات عملها برأس مال 100,000 دولار أمريكي تم إيداعها في حساب بنك الشركة يوم 1 يناير 2023. في 9 يناير، اشترت الشركة معدات من أحد الموردين X بقيمة 20,000 دولار. وقد تم سداد 25% من المبلغ، بينما المتبقي تم سداده يوم 31 يناير 2023. تم توزيع هذه المعدات على شركة Y لصناعة معدات الاتصالات يوم 15 فبراير 2023، تم بيع البضاعة بالآجل على أن يتم سداد 100% من المبلغ في 28 فبراير.
فشكل دفتر اليومية كالتالي:
| التاريخ | رقم القيد | رقم الحساب | اسم الحساب | مدين | دائن | الوصف |
| 1/1/2023 | 01/001 | 1010201 | من حـ/ الحساب البنكي | 100,000 | إيداع رأس مال الشركة | |
| 2010000 | إلى حـ/ رأس المال | 100,000 | ||||
| 9/1/2023 | 01/002 | 1030000 | من حـ/ المخزون | 20,000 | شراء بضاعة من الشركة X | |
| 2050000 | إلى حـ/ مشتريات مستحقة الدفعة | 20,000 | ||||
| 9/1/2023 | 01/003 | 2050000 | من حـ/ مشتريات مستحقة الدفعة | 5,000 | سداد 25% من البضاعة | |
| 1010201 | إلى حـ/ الحساب البنكي | 5,000 | ||||
| 31/1/2023 | 01/004 | 2050000 | من حـ/ مشتريات مستحقة الدفعة | 15,000 | سداد 75% من البضاعة | |
| 1010201 | إلى حـ/ الحساب البنكي | 15,000 | ||||
| 15/2/2023 | 02/001 | 1020000 | من حـ/ الذمم المدينة للمنتجات | 30,000 | بيع بضاعة بالآجل لشركة Y | |
| 4010000 | إلى حـ/ المبيعات | 30,000 | ||||
| 28/2/2023 | 02/002 | 1010201 | من حـ/ الحساب البنكي | 30,000 | استلام قيمة البضاعة من الشركة Y | |
| 1020000 | إلى حـ/ الذمم المدينة للمنتجات | 30,000 |
نموذج دفتر اليومية Excel
| التاريخ | رقم القيد | رقم الحساب | اسم الحساب | مدين | دائن | الوصف |
كيفية تسجيل القيود في دفتر اليومية
قبل أن تسجل أية معاملة مالية في أي يوم من الفترة المحاسبية في هيئة قيد بدفتر اليومية، ينبغي أن تتخذ بعض الخطوات، وهي كالتالي:
1- حدِّد أطراف المعاملة وعددها
أول خطوة تحديد الحسابات المتضمنة في الحركة المالية. فتحديد الحسابات وعددها يسهل التصنيف لاحقًا. فإذا كانت المعاملة مكونة من حسابين فقط، فالقيد سيكون قيد بسيط. أما في حالة تناول أكثر من حسابين، بلا شك يصبح القيد مركب.
2- عرِّف أرقام الحسابات
بناءً على الحسابات التي حددتها في الخطوة السابقة وشجرة الحسابات التي تتبناها، يمكن تحديد رقم كل حساب بسهولة.
3- صنِِّف الحسابات
تصنيف الحسابات ينبغي أن يكون على أسس. فحدد طبيعة الحساب إذا كانت مدينة أو دائنة. هل الحساب يتبع الأصول المتداولة أو المصروفات؟ إذا فالحساب طبيعته مدين. أما إذا كان الحساب التزام أو إيراد فهو حساب دائن.
4- املأ القيم الخاصة بالمدين والدائن وراجع
بعد تحديد الحسابات وتصنيفها، ينبغي أن تحدد القيم المرتبطة المتعلقة بكل حساب. على أن تحدد المجموع في كل طرف، فإذا كان إجمالي أرصدة المدين بالقيد مساوية لإجمالي أرصدة الدائن، إذًا القيد سليم وتمت تسجيل المعاملة دفتريًا بنجاح.
قد يهمك ابضا: ما الفرق بين المدين والدائن
5- اعطِ للقيد رقم متسلسل
الرقم المتسلسل هام، لأنه يسهل المراجعة لاحقًا عند الحاجة. بالنسبة إلى الأسلوب المتبع في الترقيم، فنستخدم أول رقم ليعبر عن الشهر التي حدثت به المعاملة 01، 02، 03 …. 12. بينما الأرقام التالية تعبر عن ترتيب القيد بالشهر. فمثلًا تتوقع أن عدد القيود لن يتجاوز 999 في الشهر. عند تسجيل أول قيد في شهر يوليو يصبح رقمه كالتالي: 07/001.
كيفية الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ
كما سبق وشرحنا، يسجل دفتر اليومية المعاملات المالية بترتيب زمني. بينما يسجل دفتر الأستاذ كل معاملات كل حساب بشكل منفصل. بعد الانتهاء من تسجيل القيد في دفتر اليومية، يتم الترحيل إلى دفتر الأستاذ. لتوفير المزيد من الفهم، تابع المثال التالي:
بدأت إحدى شركات المقاولات أعمالها برأس مال قدره 1,000,000 دولار أمريكي وقد تم إيداعها بالبنك في اليوم الأول من عام 2021. في 5 يناير، اشترت الشركة لودر 910 كاتربلر بمبلغ 50,000 دولار أمريكي من خلال شيك. في هذه الحالة تجد أن دفتر اليومية يظهر بالشكل التالي:
| التاريخ | رقم القيد | رقم الحساب | اسم الحساب | مدين | دائن | الوصف |
| 1/1/2021 | 01/001 | 1010201 | من حـ/ الحساب البنكي | 1,000,000 | إيداع رأس مال الشركة | |
| 2010000 | إلى حـ/ رأس المال | 1,000,000 | ||||
| 5/1/2021 | 01/002 | 1040200 | من حـ/ المعدات | 50,000 | شراء مُعدة لودر 910 كاتربلر | |
| 1010201 | إلى حـ/ الحساب البنكي | 50,000 |
عند الترحيل إلى دفتر الأستاذ يظهر حساب البنك كالتالي:
| حساب البنك | |||||
| منه (المدين) | إليه (الدائن) | ||||
| مبلغ | بيان | تاريخ | مبلغ | بيان | تاريخ |
| 1,000,000 | إلى حـ/ رأس المال | 1/1/2021 | 50,000 | من حـ/ المعدات | 5/1/2021 |
| 950,000 | رصيد | 31/1/2021 | |||
| 1,000,000 | الإجمالي | 1,000,000 | الإجمالي | ||
الخلاصة
يمتد دور دفتر اليومية خلال الفترة المحاسبية. فتسجل به كل معاملة بغض النظر عن طبيعتها في شكل قيد بسيط أو مركب، تعتمد على نظرية القيد المزدوج. ابدأ في تسجيل القيود بدفتر اليومية وحقق الكفاءة المالية لشركتك.
