بعد بداية فترة محاسبية جديدة اكتشفت خطأً محاسبيًا وقد وقع في الفترة السابقة. هل هذا الموقف يسبب لك أزمة في إمساك الدفاتر؟
الأخطاء المحاسبية واردة في كل معاملة، والخطأ ينبغي ألا يمتد من فترة محاسبية إلى أخرى، فقد يؤثر هذا على جميع حسابات الشركة من ناحية الأرباح والخسائر. والخطأ قد يكون تغير لحالة المعاملة. فكيف تضع حدًا له؟ الحل ببساطة يوفره القيد العكسي. فما هو القيد العكسي؟
تابع المقال إلى نهايته لتعرف كل شيء عن القيد العكسي واستخداماته والمواقف التي يساعدك في التعامل معها بسلاسة!
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هو القيد العكسي؟
القيد العكسي هو قيد محاسبي اختياري قد تلجأ إليه مع بداية الفترة المحاسبية لإلغاء تأثير قيد تسوية سابق أو قيد به خطأ ترغب أن تضع حدًا لتأثيره. يسمى بالقيد العكسي لأنه يعكس الأطراف الخاصة بالقيد المطلوب إزالته. هذا القيد قد يكون خاص بالرواتب والأجور أو المشتريات أو المبيعات أو غيرها، فالقيد العكسي لا يُستخدم حصرًا مع نوع محدد من أنواع القيود، بل له عدة استخدامات في حالات مختلفة فيكون فيها الخطوة الأولى لتصحيح الخطأ.
ما هي استخدامات القيد العكسي؟
استخدمات القيد العكسي تتضمن إزالة تأثير الأخطاء والتعامل معها بفاعلية منعًا لوصول الخطأ إلى الفترة المحاسبية التالية، لهذا السبب يتم إعداد هذا القيد مع بداية الفترة. يستخدم القيد العكسي في الحالات التالية:
1- معالجة المُدخلات المتكررة
قد تُدخِل معاملة حسابية سهوًا مرتين سواء كانت مشتريات من مورد أم مبيعات إلى أحد العملاء. ونتج عن هذا الإدخال المتكرر قيد متطابق يحتاج إلى الإلغاء، وبهذا يحتاج إلى إعداد قيد عكسي.
2- تصحيح الخطأ في حساب الإيرادات
عندما تكتشف خطأ في إيرادات فترة محاسبية سابقة، يمكنك تعديلها في الفترة التالية، بإعداد القيد العكسي الذي يضيف المبلغ الناقص أو يخفض من المبلغ الزائد.
3- حل مشكلة بالأطراف المدينة أو الدائنة
كثيرًا ما تعد القيد بالمبالغ الصحيحة، ولكن دون قصد يحدث التباس في الطرف المدين أو الدائن. فتضع مثلًا في الطرف المدين الصندوق وكأن الشركة استلمت قيمة المنتجات من العميل المشتري، ولكنه في الواقع حصل عليها بالآجل، لذلك يصبح الطرف المدين هو حساب المدينين (اسم الشركة المدينة).
4– إلغاء تأثير قيد تسوية للمستحقات
لإثبات مستحقات متعلقة بإجراء لم يتم، كان من المفترض استلامها أو دفعها خلال فترة محاسبية، تحتاج إلى تنفيذ قيد التسوية ليتضمن المبلغ المرتبط بالإجراء المعلق ويؤخذ في الاعتبار في قيد الإقفال. بعد انتهاء هذه الفترة، لتستطيع تسجيل المعاملة المنتظرة في قيد، ينبغي إعداد قيد عكسي يزيل تأثير قيد التسوية كأنه لم يكن.
5– التعامل مع المصروفات المتوقعة غير الدقيقة
في حالة أن الشركة توقعت أن حاجتها من المستلزمات التشغيلية بقيمة محددة ووضعتها كمصروفات في قيد، ولكن مع نهاية الشهر ، تحول جزء من المصروفات إلى أصل لأنه لم ينفق، هنا تحتاج إلى إعداد قيد يحول المصروفات إلى أصل مع نهاية الفترة المحاسبية، ثم يتحول إلى مصروفات مرة أخرى مع بداية الفترة المحاسبية الجديدة. لهذا ينبغي استخدام القيد العكسي في حالة وضع المصروفات كمدين أو الإيرادات كدائن.
القيد العكسي المزايا والعيوب
لدى القيد العكسي مزايا وعيوب، لنتعرف عليهم خلال النقاط التالية:
مزايا القيد العكسي
- يعكس القيد العكسي دقة القوائم المالية، حيث يتم تسجيلها في تاريخها الصحيح دون الحاجة إلى كتابة قيد جديد.
- استخدام القيد العكسي في الشركات يؤكد على أن الشركة تلتزم بمبادئ المحاسبة؛ وهي ضمان تطابق رصيد المصروفات مع رصيد الإيرادات.
- يساهم استخدام القيد العكسي على تسهيل عملية التحليل المالي لوضع الشركة بشكل أفضل من خلال توفير معلومات متكاملة ودقيقة.
- تسجيل القيد العكسي للمعاملة المالية يٌجنب الشركة من التعرض إلى تشوهات في الأرباح من خلال وجود تضخم في الأرباح غير موازن للمصروفات في فترة محاسبية معينة.
عيوب القيد العكسي
- تتعرض الشركات الصغيرة أو الشركات التي تستخدم الطرق التقليدية في تسجيل القيود، لبعض التعقيدات في تسجيل القيد العكسي. لذا، من الأفضل استخدام برامج محاسبية متطورة والاستعانة بـ محاسبين على درجة عالية من الكفاءة.
- احتمال حدوث أخطاء أثناء تسجيل القيد بالطريقة اليدوية، وبالتالي تؤثر على دقة البيانات.
لماذا نستخدم القيد العكسي؟
هناك ثلاثة أسباب لتسجيل القيد العكسي في الشركات وهم:
- المصروفات المستحقة: نقوم باستخدام القيد العكسي لنقل حساب مصروفات تم دفعه قبل استخدامه. على سبيل المثال: قبل انتهاء عام 2024 قامت الشركة بدفع إيجار المبنى للعام المقبل 2025، هنا تقوم الشركة بتسجيل المبلغ كأصول مسبقة في نهاية السنة، وثم تعكس القيد في السنة التالية بنقله إلى حساب المصروفات.
- الإيرادات المؤجلة: نقوم هنا باستخدام القيد العكسي لتسجيل إيرادات مؤجلة في نهاية السنة لـ إيرادات محققة في السنة التالية. على سبيل المثال: حققت الشركة إيرادات قيمتها 25,000 ريال سعودي لمنتجات تباع أو في خدمة تٌقدم في العام التالي، وتقوم بتسجيلها نهاية العام كايرادات مؤجلة، ومن ثم تقوم بعكسها في العام التالي وتُسجل في حساب الإيرادات.
- الإهلاك: الإهلاك هو توزيع نفقات الأصل على عمر الأصل الإفتراضي، ونقوم باستخدام القيد العكسي في نهاية السنة الحالية لتسجيل نسبة إهلاكه، ومن ثم نعكس القيد في العام التالي لحساب القيمة الجديدة. على سبيل المثال: قامت الشركة بشراء معدة قيمتها 50,000 ريال وعمرها الافتراضي 5 سنوات، وتم حساب نسبة الإهلاك في العام الواحد بقيمة 10,000 ريال، فنأتي في نهاية السنة المالية الأولى بتسجيل إهلاك الأصل بقيمة 10,000 ريال، ومن ثم تسجيل قيد بداية السنة التالية بقيمة 10,000 ريال للعام الجديد.
كيف يتم إعداد القيد العكسي؟
لنتعرف بالخطوات على كيفية إعداد القيد العكسي بالطريقة الصحيحة:
أولا- نقوم بتحديد القيود التي يجب عكسها
على سبيل المثال: دفعت شركة “النور” في السنة الحالية (م2024) مصاريف إيجار معدات والمبنى الإداري بقيمة 50,000 ريال للسنة المقبلة 2025م، وحصلت على إجمالي إيرادات مؤجلة في نهاية السنة الحالية بقيمة 10,000 ريال لقاء خدمة إشتراك سنوي يبدأ في العام المقبل.
هنا قد قمنا بتحديد كل القيود التي يجب عكسها:
- مصروفات مدفوعة مقدما
- إيرادات مؤجلة
ثانيا – عكس طرفي الحساب من مدين ودائن
استكمالا للمثال السابق: نقوم أولا بتسجيل القيد الخاص بعام 2024 للسنة الحالية:
1/ قيد المصروفات المدفوعة مقدما
دفعت شركة “النور” في السنة الحالية (م2024) مصاريف إيجار معدات والمبنى الإداري بقيمة 50,000 ريال للسنة المقبلة 2025م
- القيد الأصلي للمصروفات المدفوعة مقدما في دفع إيجار معدات والمبنى الإداري
| تاريخ | بيان | دائن | مدين |
| 12/30/2024 | من حـ / المصروفات
(الإيجار) إلى حـ / الخزينة. |
50,000 ريال | 50,000 ريال |
- القيد العكسي في الفترة المحاسبية التالية 2025م (مصروفات الإيجار)
| تاريخ | بيان | دائن | مدين |
| 1/1/2025 | من حـ / الخزينة
(الإيجار) إلى حـ / المصروفات المدفوعة مقدما |
50,000 ريال | 50,000 ريال |
2/ قيد الإيرادات المؤجلة
حصلت على إجمالي إيرادات مؤجلة في نهاية السنة الحالية بقيمة 10,000 ريال لقاء خدمة إشتراك سنوي يبدأ في العام المقبل
- القيد الأصلي الإيرادات المؤجلة في تحصيل ثمن خدمة للعام التالي
| تاريخ | بيان | دائن | مدين |
| 12/30/2024 | من حـ / النقدية
(اشتراك في خدمة) إلى حـ / الإيرادات المؤجلة. |
10,000 ريال | 10,000 ريال |
- القيد العكسي للإيرادات المؤجلة في الفترة المحاسبية التالية 2025م
| تاريخ | بيان | دائن | مدين |
| 1/1/2025 | من حـ / الإيرادات
(اشتراك في خدمة) إلى حـ / إيرادات الخدمات. |
10,000 ريال | 10,000 ريال |
أهمية القيد العكسي
رغم أن الكثيرين يرون القيد العكسي كطريقة مطولة لأنها تستخدم خطوتين لتصحيح خطأ ما وتعديل بيانات قيد سابق، إلا أن الطريقة المختصرة في معالجة الأخطاء المحاسبية تحتاج إلى مهارة فائقة بالمحاسبة وخاصة إذا كانت التسجيلات يدوية. لهذا تظهر أهمية القيد العكسي كالتالي:
1- تقليل الأخطاء المحاسبية
مع بداية الفترة المحاسبية، تحتاج إلى إلغاء أثر قيد التسوية من الفترة السابقة، وهنا يأتي دور القيد العكسي. فيزيل الآثار السابقة ويبدأ بتسجيل صفحة جديدة في دفاتر المحاسبة. فيمنع وقوع أي ضرر أو سوء فهم للوضع المالي.
2- تسهيل المراجعات الداخلية والخارجية
لتحقيق المزيد من الشفافية والوضوح، ينجح القيد العكسي في تنبيه المراجع إلى وجود خطأ أو تعديل ما. فيمسك طرف الخيط وهو القيد العكسي ويبدأ في اتباع أثره إلى أن يصل إلى أصل المشكلة أو سبب التعديل.
3- تبسيط الإجراءات المُعلقة من الفترة المحاسبية السابقة
على الرغم من أنه يمكنك الاستغناء عن القيد العكسي، في حالة أن المحاسب المسؤول على دراية تامة بتفاصيل المتبقي، سواء كان مبالغ مستلمة أم مدفوعات خاصة بالفترة المحاسبية الفائتة وربطها بالفترة الجديدة، إلا أن الطريقة المباشرة تحتاج إلى جهد وتركيز أكبر.
أمثلة عملية على القيد العكسي
لتوضيح الحالات التي يمكن فيها التعامل مع القيد العكسي، سنتناول أمثلة عن تجارب عملية مررنا بها خلال عملنا في مشاريع محاسبية. الأمثلة كالتالي:
#مثال 1: تصحيح خطأ حسابات
اشترت إحدى الشركات معدات جديدة بقيمة 5,000 آلاف دولار من الشركة (أ). وهي تعد مورد رئيسي بالنسبة لتلك الشركة. لهذا تم استلام المعدات على أن يتم سداد المبلغ المستحق بالآجل، لكنك دون قصد سجل المحاسب قيد المشتريات وذكر بأنه تم سداد المبلغ من الصندوق، ما هو الحل إذًا؟
القيد الخاطئ
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من حـ/ المشتريات (المعدات) | 5,000 | |
| إلى حـ/ الصندوق | 5,000 |
التصحيح يأتي من خطوتين:
- الخطوة الأولى هي إلغاء القيد الخاطئ من خلال إعداد قيد عكسي.
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من حـ/ الصندوق | 5,000 | |
| إلى حـ/ المشتريات (المعدات) | 5,000 |
- الخطوة الثانية هي إعداد القيد السليم والذي يضع المورد كدائن إلى أن يتم صرف المبلغ المستحق.
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من حـ/ المشتريات (المعدات) | 5,000 | |
| إلى حـ/ الدائنون ( الشركة (أ)) | 5,000 |
#مثال 2: إلغاء تأثير قيد تسوية للمستحق من مصروف الراتب
في يوم الخامس والعشرين من أكتوبر 2023، صرفت الشركة رواتب الموظفين الناتجة عن العمل في الفترة ما بين 1 أكتوبر إلى 24 من الشهر نفسه. فتم صرف مبلغ 79,261 دولار أمريكي، بينما المتبقي من مصروف رواتب شهر أكتوبر وهو 21,739 دولار أميركي، سيصرف في الخامس من نوفمبر. الفترة المحاسبية في هذه الشركة هي شهر. في هذه الحالة تصبح القيود كالتالي:
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 25/10/2023 | من حـ/ مصروفات الرواتب | 79,261 | |
| إلى حـ/ النقدية | 79,261 |
- قيد التسوية
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/10/2023 | من حـ/ مصروفات الرواتب | 21,739 | |
| إلى حـ/ الدائنين (الرواتب المستحقة) | 21,739 |
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/10/2023 | من حـ/ ملخص الدخل | 100,000 | |
| إلى حـ/ مصروفات الرواتب | 100,000 |
- القيد العكسي
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/11/2023 | من حـ/ الدائنين (الرواتب المستحقة) | 21,739 | |
| إلى حـ/ مصروفات الرواتب | 21,739 |
- قيد صرف بقية رواتب شهر أكتوبر
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 5/11/2023 | من حـ/ مصروفات الرواتب | 21,739 | |
| إلى حـ/ النقدية | 21,739 |
اقرأ ايضا: حساب المشتريات في شجرة الحسابات
#مثال 3: معالجة المصروفات المقدمة
اشترت شركة مستلزماتها في عملية التشغيل والإنتاج في الأول من أغسطس بقيمة 500,000 دولار أمريكي. مع حلول 31 أغسطس، لاحظ مدير العمليات أنه تم استنفاذ الكمية بقيمة 100,000 دولار فقط. فكيف يمكن توظيف القيد العكسي في هذه الحالة؟
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/8/2023 | من حـ/ مصاريف المستلزمات | 500,000 | |
| إلى حـ/ الصندوق | 500,000 |
- قيد التسوية (تحويل المصروف إلى أصل)
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | من حـ/ الأصول (مواد التشغيل) | 400,000 | |
| إلى حـ/ مصاريف المستلزمات | 400,000 |
- قيد الإقفال
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | من حـ/ ملخص الدخل | 100,000 | |
| إلى حـ/ مصاريف المستلزمات | 100,000 |
- القيد العكسي
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/9/2023 | من حـ/ مصاريف المستلزمات | 400,000 | |
| إلى حـ/ الأصول (مواد التشغيل) | 400,000 |
#مثال 4: التعامل مع الإيرادات المقدمة أو غير المكتسبة
استلمت إحدى شركات المقاولات مبلغ 180,000 دولار أمريكي قيمة الإيجار لإحدى المعدات، بمعدل 20,000 دولار في الشهر، للفترة الممتدة ما بين 1/7/2022 حتى 31/3/2023. فما هو دور القيد العكسي في هذه الحالة؟
- قيد استلام الإيرادات
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/7/2022 | من حـ/ النقدية | 180,000 | |
| إلى حـ/ الإيرادات (تأجير معدات) | 180,000 |
- قيد التسوية (إثبات الإيراد المقدم)
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/12/2022 | من حـ/ الإيراد المقدم | 60,000 | |
| إلى حـ/ الإيرادات (تأجير معدات) | 60,000 |
- قيد الإقفال
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/12/2023 | من حـ/ ملخص الدخل | 120,000 | |
| إلى حـ/ الأرباح والخسائر | 120,000 |
- القيد العكسي
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/1/2023 | من حـ/ الإيرادات (تأجير معدات) | 60,000 | |
| إلى حـ/ الإيراد المقدم | 60,000 |
في هذا المقال، تناولنا جميع الحالات التي يمكنك فيها استخدام القيد العكسي والتي تحفظ العمل من أية أخطاء محاسبية. وكما لاحظت تجد أن القيد العكسي يقابل قيد التسوية في عدة حالات، فيمثل معكوسة بتغيير طرفي القيد؛ الدائن والمدين. مع العلم، أن القيد العكسي يمكن بسهولة إعداده تلقائيًا في حالة استخدام الأنظمة المحاسبية المناسبة، ولكنك الآن حصلت على المعرفة التي تستطيع تطبيقها مع كل حالة.
