كيف تحفظ جميع المعاملات المالية اليومية بكفاءة تمنعها من الضياع أو التلف؟ دفتر اليومية هو الخيار الأمثل الذي يجمع كل الحركات بناء على تسلسل زمني. يعد دفتر اليومية السجل الأساسي الذي يمتد استخدامه خلال الفترة المحاسبية، وترحل الحسابات منه إلى دفتر الأستاذ ليتم ترصيدها. فما هي أهم عناصر دفتر اليومية؟ وما أهميته في المحاسبة المالية؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هو دفتر اليومية؟
دفتر اليومية هو سجل يحفظ جميع المعاملات المالية اليومية الخاصة بالشركة خلال الفترة المحاسبية مع بيان أطراف كل معاملة وتاريخ حدوثها وذلك من خلال تطبيق نظام القيود المزدوجة. مع العلم أن دفتر اليومية لا يجوز الشطب فيه نهائيًا ولكن يمكن التعديل أو التصحيح من خلال قيد التسوية والقيود العكسية وغيرها من الطرق المحاسبية المتعارف عليها. كان يوجد عدة أشكال لدفتر اليومية، ولكن في النهاية اتفقت الجمعية الأمريكية للمحاسبين على تطبيق الشكل الأمريكي. لهذا أصبح دفتر اليومية الأمريكية هو المستخدم عالميًا.
أهمية واستخدامات دفتر اليومية
توجد عدة مميزات وفوائد يوفرها دفتر اليومية من خلال استخداماته. يمكن اختصارها في النقاط التالية:
1- إثبات الحركات المالية من خلال القيود
لحفظ الحركات المالية من الضياع تحتاج إلى تسجيل القيود المحاسبية. ينبغي أن يحدث هذا في شكل يُسهل التعامل معه محاسبيًا. لهذا أصبح دفتر اليومية الأسلوب المتفق عليه لترجمة المعاملات المالية داخل منشأة بشكل محاسبي، يدرك منه المراجع حسابات الطرف المدين وتلك الخاصة بالطرف الدائن والتاريخ ورقم كل حساب والرقم المرجعي للقيد.
2- سهولة اكتشاف أخطاء القيود
مع مراجعة كل قيد، يمكن تحديد ما إذا كان سليم أم به أخطاء. حيث أن مجموع حسابات الطرف المدين ينبغي أن يتساوى مع مجموع الأرصدة في حسابات الطرف الدائن. في حالة عدم التساوي، يظهر الخطأ مباشرة.
3- تسهيل الترحيل إلى دفتر الأستاذ
من خلال تسجيل المعاملة الخاصة بكل حساب، يمكن تجميع الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة بمراجعة رقم الحساب بسهولة، فيصبح نقل هذه الأرصدة إلى دفتر الأستاذ أسرع وأدق.
الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
رغم أهمية كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ في المحاسبة المالية. توجد عدة فروق بينهما تجعل لكل منهما دوره في قسم المحاسبة. وهي كالتالي:
1- تنظيم الدفتر
كل دفتر له طريقة محددة في تنظيمه. فينبغي ترتيب دفتر اليومية حسب التاريخ، فتجد أن الدفتر يراعي التسلسل الزمني للحركات والمعاملات المالية والتي تظهر في شكل قيود. أما بالنسبة لدفتر الأستاذ فترتيبه مختلف. حيث أن كل صفحة به هي خاصة بحساب محدد، وتجد أن جميع المعاملات؛ سواء كانت دائنة أم مدينة مجمعة به.
2- مجموع طرفي الدائن والمدين
في حالة دفتر اليومية، ينبغي أن يتساوى إجمالي قيم الحساب المدين مع إجمالي قيم الحساب الدائن. أما بالنسبة لدفتر الأستاذ، من الطبيعي أن يتواجد فرق بين الطرفين، لأنه يتناول المعاملات الخاصة بالحساب، فالفرق بينهما هو الرصيد النهائي الذي يسجل في حالة إعداد قوائم مالية أو ميزان المراجعة بالأرصدة.
3- تفصيل المعاملات
بالنسبة لدفتر الأستاذ، فهو لا يتضمن توضيح أو بيان عن كل معاملة، فهو خارج نطاق أهدافه. أما دفتر اليومية، فدوره الأساسي يشمل توضيح قيمة الحركة وأسبابها لتكون سهلة المراجعة.
4- إعداد ميزان المراجعة
يصعب إعداد ميزان المراجعة من دفتر اليومية. لهذا يتم الترحيل والترصيد بميزان المراجعة ليصبح إعداد الميزان أسهل وأسرع.
5- إنشاء القوائم المالية
دفتر اليومية ليس له دور مباشر في إعداد القوائم المالية، بينما أرصدة دفتر الأستاذ ضرورية عند الحاجة إلى إعداد القوائم المالية.
كيفية عمل دفتر اليومية
يضم الدفتر جميع القيود اليومية المسجلة، كل قيد يتكون من مجموعة من الصفوف، قد تكون صفين أو أكثر. يتم عمل دفتر اليومية من خلال تقسيم جدول الإكسل أو صفحة الدفتر الورقي إلى سبعة أعمدة وهي كالتالي:
1- تاريخ المعاملة
هو التاريخ الذي تمت فيه الحركة المالية وينبغي أن يكتب بالطريقة المتعارف بها محليًا. فقد يكون بالهجري أو الميلادي، بالأحرف أو الأرقام، وقد يكتب يوم/ شهر/سنة أو شهر/يوم/سنة.
2- رقم القيد
لأن دفتر اليومية عبارة عن مجموعة من القيود المحاسبية تُسجل على مدار السنة. فينبغي أن يوجد رقم مرجعي أو ID للقيد، يسهل الرجوع إليه عند الحاجة. فرقم القيد ينبغي أن يتبع تسلسل محدد ولا يخرج عنه منعًا لحدوث أي التباس.
3- الحسابات المتضمنة
الحسابات المتواجدة في الحركة المالية، تصبح جزء من القيد. ينبغي أن يكون اسم الحساب ثابت ليظهر في جميع المستندات والقوائم والدفاتر بنفس الاسم. باختلاف الاسم، قد يظن المراجع أنه يتعامل مع حساب مختلف.
4- رقم الحساب
كل حساب متضمن في المعاملة له رقم يميزه أو كود خاص به في شجرة الحسابات. بالرجوع إلى الشجرة، تجد مجموعة الأرقام التي تكونت نتيجة موقع الحساب.
5- المدين
تتضمن هذه الخانة قيمة المعاملة في حالة حدوث إضافة إلى الحساب المسجل في نفس الصف. لا يشترط تساويها مع القيمة المتواجدة في خانة الدائن في حالة القيد المركب. أما في حالة القيد البسيط، ينبغي أن تظهر نفس القيمة المتواجدة في الطرف الدائن.
6- الدائن
تتناول هذه الخانة قيمة المعاملة في حالة حدوث خصم من الحساب المسجل في ذات الصف. أي أن الحساب خُصم منه قيمة محددة قد تختلف أو تتساوى مع القيم المتواجدة في حسابات الطرف المدين.
7- البيان/الوصف
هو وصف بالمعاملة التي تمت. سواء كانت بيع أو شراء أو تحويل داخلي من حساب إلى آخر وغيرها. يوفر الوصف مزيد من التوضيح ويثبت أنها حقيقة مثبتة بالأدلة والتفاصيل والوقائع.
مثال عملي على عمل دفتر اليومية
في هذا المثال، نتناول إحدى حالات التي مررنا بها خلال عملنا في مجال المحاسبة. هو مثال بسيط إلا أنه يوضح دور دفتر اليومية وطريقة العرض.
بدأت إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات عملها برأس مال 100,000 دولار أمريكي تم إيداعها في حساب بنك الشركة يوم 1 يناير 2023. في 9 يناير، اشترت الشركة معدات من أحد الموردين X بقيمة 20,000 دولار. وقد تم سداد 25% من المبلغ، بينما المتبقي تم سداده يوم 31 يناير 2023. تم توزيع هذه المعدات على شركة Y لصناعة معدات الاتصالات يوم 15 فبراير 2023، تم بيع البضاعة بالآجل على أن يتم سداد 100% من المبلغ في 28 فبراير.
فشكل دفتر اليومية كالتالي:
| التاريخ | رقم القيد | رقم الحساب | اسم الحساب | مدين | دائن | الوصف |
| 1/1/2023 | 01/001 | 1010201 | من حـ/ الحساب البنكي | 100,000 | إيداع رأس مال الشركة | |
| 2010000 | إلى حـ/ رأس المال | 100,000 | ||||
| 9/1/2023 | 01/002 | 1030000 | من حـ/ المخزون | 20,000 | شراء بضاعة من الشركة X | |
| 2050000 | إلى حـ/ مشتريات مستحقة الدفعة | 20,000 | ||||
| 9/1/2023 | 01/003 | 2050000 | من حـ/ مشتريات مستحقة الدفعة | 5,000 | سداد 25% من البضاعة | |
| 1010201 | إلى حـ/ الحساب البنكي | 5,000 | ||||
| 31/1/2023 | 01/004 | 2050000 | من حـ/ مشتريات مستحقة الدفعة | 15,000 | سداد 75% من البضاعة | |
| 1010201 | إلى حـ/ الحساب البنكي | 15,000 | ||||
| 15/2/2023 | 02/001 | 1020000 | من حـ/ الذمم المدينة للمنتجات | 30,000 | بيع بضاعة بالآجل لشركة Y | |
| 4010000 | إلى حـ/ المبيعات | 30,000 | ||||
| 28/2/2023 | 02/002 | 1010201 | من حـ/ الحساب البنكي | 30,000 | استلام قيمة البضاعة من الشركة Y | |
| 1020000 | إلى حـ/ الذمم المدينة للمنتجات | 30,000 |
نموذج دفتر اليومية Excel
| التاريخ | رقم القيد | رقم الحساب | اسم الحساب | مدين | دائن | الوصف |
كيفية تسجيل القيود في دفتر اليومية
قبل أن تسجل أية معاملة مالية في أي يوم من الفترة المحاسبية في هيئة قيد بدفتر اليومية، ينبغي أن تتخذ بعض الخطوات، وهي كالتالي:
1- حدِّد أطراف المعاملة وعددها
أول خطوة تحديد الحسابات المتضمنة في الحركة المالية. فتحديد الحسابات وعددها يسهل التصنيف لاحقًا. فإذا كانت المعاملة مكونة من حسابين فقط، فالقيد سيكون قيد بسيط. أما في حالة تناول أكثر من حسابين، بلا شك يصبح القيد مركب.
2- عرِّف أرقام الحسابات
بناءً على الحسابات التي حددتها في الخطوة السابقة وشجرة الحسابات التي تتبناها، يمكن تحديد رقم كل حساب بسهولة.
3- صنِِّف الحسابات
تصنيف الحسابات ينبغي أن يكون على أسس. فحدد طبيعة الحساب إذا كانت مدينة أو دائنة. هل الحساب يتبع الأصول المتداولة أو المصروفات؟ إذا فالحساب طبيعته مدين. أما إذا كان الحساب التزام أو إيراد فهو حساب دائن.
4- املأ القيم الخاصة بالمدين والدائن وراجع
بعد تحديد الحسابات وتصنيفها، ينبغي أن تحدد القيم المرتبطة المتعلقة بكل حساب. على أن تحدد المجموع في كل طرف، فإذا كان إجمالي أرصدة المدين بالقيد مساوية لإجمالي أرصدة الدائن، إذًا القيد سليم وتمت تسجيل المعاملة دفتريًا بنجاح.
قد يهمك ابضا: ما الفرق بين المدين والدائن
5- اعطِ للقيد رقم متسلسل
الرقم المتسلسل هام، لأنه يسهل المراجعة لاحقًا عند الحاجة. بالنسبة إلى الأسلوب المتبع في الترقيم، فنستخدم أول رقم ليعبر عن الشهر التي حدثت به المعاملة 01، 02، 03 …. 12. بينما الأرقام التالية تعبر عن ترتيب القيد بالشهر. فمثلًا تتوقع أن عدد القيود لن يتجاوز 999 في الشهر. عند تسجيل أول قيد في شهر يوليو يصبح رقمه كالتالي: 07/001.
كيفية الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ
كما سبق وشرحنا، يسجل دفتر اليومية المعاملات المالية بترتيب زمني. بينما يسجل دفتر الأستاذ كل معاملات كل حساب بشكل منفصل. بعد الانتهاء من تسجيل القيد في دفتر اليومية، يتم الترحيل إلى دفتر الأستاذ. لتوفير المزيد من الفهم، تابع المثال التالي:
بدأت إحدى شركات المقاولات أعمالها برأس مال قدره 1,000,000 دولار أمريكي وقد تم إيداعها بالبنك في اليوم الأول من عام 2021. في 5 يناير، اشترت الشركة لودر 910 كاتربلر بمبلغ 50,000 دولار أمريكي من خلال شيك. في هذه الحالة تجد أن دفتر اليومية يظهر بالشكل التالي:
| التاريخ | رقم القيد | رقم الحساب | اسم الحساب | مدين | دائن | الوصف |
| 1/1/2021 | 01/001 | 1010201 | من حـ/ الحساب البنكي | 1,000,000 | إيداع رأس مال الشركة | |
| 2010000 | إلى حـ/ رأس المال | 1,000,000 | ||||
| 5/1/2021 | 01/002 | 1040200 | من حـ/ المعدات | 50,000 | شراء مُعدة لودر 910 كاتربلر | |
| 1010201 | إلى حـ/ الحساب البنكي | 50,000 |
عند الترحيل إلى دفتر الأستاذ يظهر حساب البنك كالتالي:
| حساب البنك | |||||
| منه (المدين) | إليه (الدائن) | ||||
| مبلغ | بيان | تاريخ | مبلغ | بيان | تاريخ |
| 1,000,000 | إلى حـ/ رأس المال | 1/1/2021 | 50,000 | من حـ/ المعدات | 5/1/2021 |
| 950,000 | رصيد | 31/1/2021 | |||
| 1,000,000 | الإجمالي | 1,000,000 | الإجمالي | ||
الخلاصة
يمتد دور دفتر اليومية خلال الفترة المحاسبية. فتسجل به كل معاملة بغض النظر عن طبيعتها في شكل قيد بسيط أو مركب، تعتمد على نظرية القيد المزدوج. ابدأ في تسجيل القيود بدفتر اليومية وحقق الكفاءة المالية لشركتك.
