جميع الأعمال حول العالم تتعرض لنفس عوامل النجاح أو الفشل. كذلك الأخطاء التي يقع بها المحاسبون بالولايات المتحدة الأمريكية، على سبيل المثال، قد يقع بها أي محاسب آخر في أي مكان بالعالم. فطبقًا لدائرة الإيرادات الداخلية الأمريكية IRS، يرتكب 33% من أصحاب الأعمال أخطاء في تسجيل الرواتب تكلفهم مليارات الدولارات سنويًا. مثل هذه المعلومة، تدفعك كصاحب عم لتوخي الحذر والبحث عن أسباب هذه الأخطاء وأساليب تجنبها. بعد البحث، تجد أن قيد الرواتب أحد أهم طرق المحافظة على التسجيل بدقة والتعبير عن وتأدية أفراد الشركة لوظائفهم. فما هو قيد الرواتب؟ وكيف يمكن إعداده بكفاءة؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هي قيود الرواتب والأجور؟
قيد الراتب والأجور هي قيم يسجلها دفتر الأستاذ العام لمتابعة أجور العاملين. فيتناول القيد التعويضات التي تقدمها الشركة إلى الموظفين بناءً على المهام والمسؤوليات التي يتحملونها خلال العمل. لأهمية هذه القيود، ترحل الأرصدة المسجلة لتصبح جزءًا من القوائم المالية.
يعتمد قيد الرواتب على التسجيل المزدوج، فكل قيد مرتبط بقيد آخر على الطرف الآخر مساوي في القيمة. فدخول مبالغ مالية إلى أحد حسابات شركتك يعني خصم مبالغ مالية من حسابات أخرى. بتطبيق هذا المبدأ عند صرف الرواتب، حساب النفقات سيتم اعتباره طرف مدين لأنه حساب يزيد قيمته بإجراء خصومات من الحسابات الأخرى، بينما يصبح الدائن حساب الالتزامات.
كيف يتم إعداد قيد الرواتب؟
رغم أن الأنظمة المحاسبية صارت تؤدي هذه المهام تلقائيًا، ينبغي فهم العملية جيدًا حتى يمكنك إدارة رواتب موظفيك بصورة أكبر ومعرفة مصدر كل قيمة مضافة أو مخصومة، وهي كالتالي:
1 – قيد استحقاق الرواتب
لا تغطي القيود الأولية جميع الرواتب. لهذا، قيد استحقاق الرواتب هو الأنسب ليتضمن المبالغ المستحقة كاملة دون أية خصومات. يتم هذا في نهاية الفترة المحاسبية للرواتب التي لم تصرف بعد. هذا القيد يتم عكسه في الفترة المحاسبية التالية، وتحل محله القيود الأولية. يمكن تجنب تسجيل هذا القيد في حالة أن المميزات المستحقة غير مادية. يمكن عرض قيد استحقاق الرواتب على النحو التالي:
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | الأجور المستحقة | 140,000 | |
| الأجور الأساسية | 100,000 | ||
| انتقالات | 15,000 | ||
| مكالمات | 5,000 | ||
| ساعات عمل إضافية | 20,000 |
بناءً على هذا المثال، إجمالي الرواتب المستحقة لإحدى الشركات هو 140,000 دولار أمريكي، دون النظر إلى الاستقطاعات والخصومات التي تطبق على الموظفين.
ملحوظة: يمكن للأجور الإضافية أو البدلات أن يتم تسجيلها في قيد حسابي منفصل يسمى قيد الإضافي. فتصبح الأجور المستحقة عبارة عن الأجور الأساسية فقط. فيصبح قيد الاستحقاق بهذا الشكل:
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | الأجور المستحقة | 100,000 | |
| الأجور الأساسية | 100,000 |
بينما شكل قيد الإضافي يكون كالتالي:
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | الإضافات المستحقة | 40,000 | |
| انتقالات | 15,000 | ||
| مكالمات | 5,000 | ||
| ساعات عمل إضافية | 20,000 |
2- قيد خصومات الرواتب (الاستقطاع)
قيد الخصومات يضم جميع الاستقطاعات من الرواتب الأصلية. فيضم إجمالي الخصومات الناتجة عن التأمينات أو الجزاءات أو سلف سيستلمها الموظفون. شكل القيد يكون بهذا الشكل:
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | سُلف | 25,000 | |
| جزاءات | 5,000 | ||
| تأمينات | 10,000 | ||
| الخصومات المستحقة | 30,000 |
3- قيد سداد الرواتب (الصرف)
لتحديد حساب الأجور والرواتب ينبغي إعداد قيد يوضح صافي الرواتب المستحقة ليتم خصمها من حساب الخزينة.
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | حساب الأجور والرواتب | 110,000 | |
| الخصومات المستحقة | 30,000 | ||
| الأجور المستحقة | 100,000 | ||
| الإضافات المستحقة | 40,000 |
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | الخزينة | 110,000 | |
| حساب الأجور والرواتب | 110,000 |
اقرأ ايضا:
كيف تتم معالجة قيد الرواتب مع السلف؟
يوجد نوعان من السلف؛ إما أنها سلفة مستديمة أو مؤقتة. فإذا كانت السلفة مؤقتة، فتخصم من مرتب الشهر الحالي، فهي مبالغ مؤقتة يتم تسويتها مع نهاية الفترة المحاسبية الحالية (الشهر). يفضل فتح حساب منفصل باسم حساب سُلف مؤقتة ليندرج تحت حساب ذمم الموظفين.
على سبيل المثال، قدم الموظف آدم سميث على سلفة مؤقتة قدرها 500 دولار أمريكي في شهر نوفمبر 2022. فما هي المعالجة الحسابية للسلفة المؤقتة في هذه الحالة؟
| الدائن | المدين | البيان |
| $500 | من ح/ السلف المؤقتة | |
| $500 | إلى ح/ الخزينة |
أما إذا كانت السلفة مستديمة، فهي مبالغ كبيرة تحتاج إلى خصمها في شكل دفعات على عدد من شهور السنة. في هذه الحالة، يتم تحميلها مباشرة على حساب ذمم كل موظف.
في هذا المثال، اقترض الموظف آدم سميث مبلغ قدره 3,000 دولار أمريكي على أن سياسة الشركة المتبعة تجبر الموظف سداد السلفة في مدة لا تزيد عن ثلاثة أشهر. فما المعالجة الحسابية في هذه الحالة؟
| الدائن | المدين | البيان |
| $3000 | من ح/ ذمم آدم سميث | |
| $3000 | إلى ح/ الخزينة |
تمت معالجة قيد الرواتب مع السلف من خلال خطوتين؛ منها الخطوة السابقة. والتي تتضمن تسجيل قيد الاستقطاعات ليعبر عن المعالجة. ثم تأتي الخطوة الثانية والتي يظهر أثر الاستقطاع مع قيد الصرف.
نعتبر الكشف التالي نموذج افتراضي لكشف راتب آدم سميث الخاص بشهر مارس:
| اسم الموظف | الاستحقاقات | الاستقطاعات | صافي المرتب (دولار أمريكي) | ||||
| الراتب (دولار أمريكي) | البدلات (دولار أمريكي) | اجمالي الاستحقاقات
(دولار أمريكي) |
قسط السلف المستديمة
(دولار أمريكي) |
قسط السلف المؤقتة
(دولار أمريكي) |
اجمالي الاستقطاعات
(دولار أمريكي) |
||
| آدم سميث | 2,000 | 500 | 2,500 | 1000 | 500 | 1500 | 1000 |
يصبح قيد مرتبات نهاية مارس بهذا الشكل:
| الدائن | المدين | البيان |
| 2,000 | من ح/ رواتب وأجور العاملين | |
| 500 | من ح/ بدلات أخرى | |
| 1000 | إلى ح/ ذمم آدم سميث | |
| 500 | إلى ح/السلف المؤقتة | |
| 1000 | إلى ح/ الرواتب المستحقة |
قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية
تنقسم التأمينات الاجتماعية إلى حصتين، حصة تدفعها الشركة وحصة أخرى تستقطع من راتب الموظف. يتعامل قيد الرواتب مع حصة الموظف من التأمينات الاجتماعية كما يتعامل مع السلف. فتكون معالجته من خلال خطوتين، الخطوة الأولى تسجيلها ضمن قيد الاستقطاعات. الخطوة الثانية تتضمن تسجيل الناتج عن خصم التأمين الاجتماعي في قيد الصرف.
في المثال التالي، نجد أن المرتب الكلي للمهندس محمد كمال 5,000 دولار أمريكي، وقد استلم سلفة مؤقتو قدرها 250 دولار أمريكي. من المقرر أن تكون ضريبة كسب العمل 10% من الراتب بما يساوي قيمته 500 دولار أمريكي. كما أن حصة الموظف من التأمينات الاجتماعية 125 دولار أمريكي بينما حصة الشركة 250 دولار.
| البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| من ح/ رواتب | 5,000 | |
| من ح/ مصروفات تأمينات اجتماعية | 250 | |
| رواتب مستحقة | 4,125 | |
| سلف موظفين | 500 | |
| هيئة الضرائب والدخل | 250 | |
| هيئة التأمينات الاجتماعية | 375 |
مثال عملي شامل على قيد الرواتب والأجور
شركة مكونة من خمسة أفراد يصرف لهم رواتب تستحق بنهاية الشهر. كان كشف الرواتب الخاص بهم كالتالي:
| اسم الموظف | الراتب (دولار أمريكي) | المستقطعات العامة | البدلات
(دولار أمريكي) |
صافي الراتب
(دولار أمريكي) |
|||||
| الغياب | أجر اليوم (دولار أمريكي) | الاستقطاعات الخاصة | إجمالي المستقطع
(دولار أمريكي) |
||||||
| غرامات
(دولار أمريكي) |
تأمين
(دولار أمريكي) |
سلف مؤقتة
(دولار أمريكي) |
|||||||
| م. ت | 20,000 | 0 | 1,000 | 0 | 800 | 0 | 800 | 500 | 19,700 |
| أ . أ | 16,000 | 1 | 800 | 400 | 600 | 0 | 1,800 | 0 | 14,200 |
| م . أ | 14,000 | 3 | 700 | 0 | 400 | 1,000 | 3,500 | 200 | 10,700 |
| ن. ه | 10,000 | 1 | 500 | 200 | 200 | 2,000 | 2,900 | 0 | 7,100 |
| ت. إ | 8,000 | 2 | 400 | 0 | 100 | 3,000 | 3,900 | 400 | 4,500 |
| الإجمالي | 68,000 | 7 | 4,200 | 600 | 2,100 | 6,000 | 12,900 | 1,100 | 56,200 |
حيث أن م. ت، أ.أ، م.أ، ن.ه، ت.إ هي الحروف الأولى من الاسم الأول والثاني لكل موظف.
1- قيد الاستحقاق
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | حساب الأجور والرواتب | 68,000 | |
| حساب ذمم م. ت | 20,000 | ||
| حساب ذمم أ . أ | 16,000 | ||
| حساب ذمم م . أ | 14,000 | ||
| حساب ذمم ن. ه | 10,000 | ||
| حساب ذمم ت. إ | 8,000 |
2- قيد الاستقطاع
بالنسبة للسُلف، يظهر قيد منح السلف بهذا الشكل:
xxx من ح/ حساب القروض والسلف
xxx إلى ح/البنك
بتطبيق قيود المنح على المثال:
| الدائن دولار أمريكي | المدين دولار أمريكي | البيان |
| 6,000 | من ح/ حساب القروض والسلف | |
| 6,000 | إلى ح/ البنك |
اقرأ ايضأ: كيفية عمل القيود المحاسبية للقروض والفوائد
أما بالنسبة للتأمينات، فتوجد معالجتين:
- قيد إثبات حصة صاحب العمل في التأمينات الاجتماعية
| الدائن دولار أمريكي | المدين دولار أمريكي | البيان |
| 2,100 | من ح/ حساب الأجور والرواتب | |
| 2,100 | إلى ح/ هيئة التأمينات الاجتماعية |
- عند تسديد التأمين، يظهر قيد صرف بهذا الشكل:
××× من ح/هيئة التأمينات الاجتماعية
××× إلى ح/ البنك
| الدائن دولار أمريكي | المدين دولار أمريكي | البيان |
| 2,100 | من ح/هيئة التأمينات الاجتماعية | |
| 2,100 | إلى ح/ البنك |
يظهر قيد الخصومات أو الاستقطاعات في النهاية بهذا الشكل:
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | حساب القروض والسلف | 6,000 | |
| حساب هيئة التأمينات الاجتماعية | 2,100 | ||
| حساب الغرامات | 600 | ||
| حساب خصومات أيام التغيب | 4,200 | ||
| حساب القروض والسلف | 12,900 |
3- قيد الإضافي
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | حساب الأجور والرواتب | 1,100 | |
| حساب ذمم م. ت | 500 | ||
| حساب ذمم م . أ | 200 | ||
| حساب ذمم ت. إ | 400 |
4- قيد الصرف
| التاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 31/8/2023 | حساب ذمم م. ت | 19,700 | |
| حساب ذمم أ . أ | 14,200 | ||
| حساب ذمم م . أ | 10,700 | ||
| حساب ذمم ن. ه | 7,100 | ||
| حساب ذمم ت. إ | 4,500 | ||
| الخزينة | 56,200 |
كيف تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيود الرواتب؟
تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيود الرواتب من خلال تسجيل رواتب الموظفين ومتابعة الحضور والغياب. كما أنها تحفظ أية سلف استلمها الموظف وتسجل التأمينات الاجتماعية المستحقة أولٍ بأول. لذا عند تسجيل قيد الرواتب ينشئها النظام بتلقائية بناءً على البيانات المسجلة مسبقًا على النظام. يعد دفترة أحد الأنظمة التي تسهل تسجيل قيود الرواتب بجميع أنواعها ومعالجتها.
الأسئلة الشائعة
-
كم عدد معالجات الرواتب لكل موظف؟
غالبًا ما تمر معالجة الراتب بمعالجتين ليصرف لكل الموظف الراتب المستحق. المعالجة الأولى تتضمن الإضافات، وهي ناتجة عن ساعات عمل إضافية أو أذون صرف مالية تتعلق بمواصلات أو مكالمات أو غيرها من التعويضات. المعالجة الثانية تتضمن الاستقطاعات، وهي عبارة عن خصومات من الرواتب ناتجة عن تأمينات أو ضرائب أو سلف اقترضها الموظف من الشركة.
-
ما الفرق بين الأجور والرواتب المستحقة؟
الأجر هو المبلغ الذي يستلمه العاملون في مؤسسة أو منشأة بشكل مؤقت، فيستلم أجره غالبًا باليوم لذا يعد الأجر هو إجمالي اليوميات المستحقة.
أما الراتب هو المبلغ الذي يستلمه الموظفون نتيجة تعيينهم بشكل دائم، ويحسب على أساس شهري.
الخلاصة
تعد قيود الرواتب والأجور أحد أهم القيود المحاسبية لأنها تتعامل مع رواتب الموظفين، المحرِّك الأساسي لأي عمل. فصرف الرواتب يحتاج إلى أخذ جميع الإضافات والاستقطاعات في الاعتبار لتعيين المبلغ الذي ينبغي صرفه إلى كل موظف. البرامج المحاسبية تجعل تسجيل هذه القيود أسهل، رغم هذا فهم أنواع قيود الرواتب المختلفة يدعمك خلال تعاملك مع البرامج، فتدخل البيانات المالية عن دراية وفهم، فتحقق أهدافك المحاسبية بطريقة أسرع وأدق.
