معرفتك بنظام القيد المزدوج لا تكفي! فإلمامك بهذا النظام لا يغنيك عن معرفة القيد المفرد، فكثيرًا ما توليت حسابات شركات حجم طاقمها أقل من خمس موظفين وحدود مبيعاتها أقل من 50 ألف دولار سنويًا، في هذه الحالة، استخدامي لنظام القيد المزدوج يصبح أكثر تعقيدًا ومستهلكًا لكثير من الوقت، بينما يمكن اللجوء إلى نظام آخر، رغم بدائيته إلا أنه أبسط وأسرع في كثير من الحالات. دعني أرشدك إلى أهم عناصر نظرية القيد المفرد والتي ستساعدك في إدارة حسابات الأعمال متناهية الصغر والمستشارين الشخصيين وغيرها.
فما هو القيد المفرد؟ وكيف تحقق أكبر استفادة منه؟ وما حالات التي يفضل توظيف هذه النظرية بها؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هو القيد المفرد؟
نظام القيد المفرد هو أسلوب مبسط يستهدف جرد المطلوبات والموجودات في أول الفترة المحاسبية وآخرها، وهو نظام لإمساك الدفاتر وتسجيل الماليات ويمكن أن يتبع أساس الاستحقاق أو الأساس النقدي. من خلال هذا النظام يمكنك تحديد إذا كانت الفترة مربحة بالنسبة للشركة أم تسببت في خسائر. فالقيد المفرد يتضمن المعاملات الخاصة بحساب واحد على مدار الفترة المحاسبية، وبنهايتها يمكنك تحديد الرصيد في الحساب المستهدف.
ما الفرق بين القيد المفرد والقيد المزدوج؟
يتناول القيد المزدوج المعاملة المحاسبية من خلال عرضها في شكل بيان مفصل ذو طرفين؛ طرف مدين وطرف دائن. أما القيد المفرد فيتابع تغير قيمة رصيد الحسابات الرئيسية من خلال متابعة طرف واحد. رغم سهولة القيد المفرد، إلا أنه نظام معرض إلى الخطأ بشكل أكبر، حيث تسجل المعاملة مرة واحدة فقط على عكس القيد المزدوج والذي يضمن أن تكون إجمالي حسابات الطرف المدين مساوية لحسابات الدائن في كل معاملة.
في حالة الأصول الثابتة، لا يمكن الاعتماد على هذا النظام لأنه يفتقد إلى الدقة ويسهل التلاعب في قيم الشراء أو الإهلاك. وكذلك التزمات تتطلب أنظم منفصل تتابع المبالغ المستحقة والديون التي قد تضيع على المدى الطويل. كما أن أغلب أنظمة المحاسبة الرقمية تتبنى نظام القيد المزدوج، حيث يسهل إدارته تلقائيًا وأدق بالمقارنة مع القيد المفرد. رغم ذلك، يحتاج القيد المزدوج إلى خلفية محاسبية قوية للحصول على نتائج دقيقة خالية من الخطأ.
نظرية القيد المفرد
يراجع القيد المفرد الموارد المالية المتوفرة مع بداية السنة المالية والتي يمكن أن تُعد رأس مال، وهي الأرصدة المتواجدة في كل حساب رئيسي. كما يحدد الالتزامات والديون التي ينبغي سدادها والتي تبدأ بها الشركة السنة المالية. مع نهاية الفترة، يراجع القيم المتبقية من الأصول وتلك المتبقية من بعد نهاية الفترة المحاسبية.
تعتمد نظرية القيد المفرد على المقارنة بين بيانات الحسابات الرئيسية في المعاملات مع الغير، دون النظر إلى المعاملات الداخلية. فيركز على رأس المال أول الفترة المحاسبية ورأس المال في نهايته، حيث أن كل الحسابات مرتبطة به من خلال المعادلة التالية:
- رأس المال = موجودات (أصول) – (مطلوبات)
هذا النظام المحاسبي يشبه آلة التصوير التي تعمل مرتين في الفترة الواحدة. فيهدف إلى مقارنة رصيد كل حساب أول الفترة بالرصيد النهائي في آخر الفترة. مع نهاية الفترة المحاسبية، تتم مراجعة القيود للحصول على أرصدة قسمين رئيسيين وهما:
- حسابات الموجودات أو الأصول الآتي:
- النقدية.
- البضاعة.
- المدينون وهي مبالغ وجب استلامها من العملاء.
- أي حساب يمكن أن يقع تحت بند الأصول في عملك.
- بينما تتناول حسابات المطلوبات أو الالتزامات الآتي:
- الدائنون وهي مبالغ مستحقة السداد إلى الموردين.
- أية ديون أخرى على الشركة خلال الفترة المحاسبية.
على مدار الفترة الحسابية، يتم تصنيف كل معاملة على أنها إيراد أو مصروف بالنسبة للحساب، ليسهل التعامل معها ويتم تحديد رصيد كلٍ حساب بتجميع المبالغ ومراجعتها. رغم ذلك، تعد المعاملة غير مكتملة الأركان وغير كافية لاستخراج قائمة المركز المالي والأرباح أو الخسائر المتحققة بطريقة مباشرة، ولكن ينبغي اللجوء إلى مبدأ المقارنة.
طريقة عمل القيد المفرد
لأن الهدف من القيد المفرد في النهاية هو معرفة ما إذا كانت الشركة رابحة أم خاسرة. تكون المعالجة الحسابية لكل معاملة بشكل منفصل، فتتناول رصيد كل حساب، بالشكل الآتي:
| تاريخ | رقم الحساب | اسم الحساب | الوصف | المبلغ | الرصيد |
| 00/0/00 | 0000 | حـ/ —————- | XXXX | 000000 ± | 0000000 |
تجد أن تسجيل البيان بسيط لأقصى درجة. فكل معاملة إما أن تكون إضافة مبلغ إلى الحساب أو عملية خصم من الرصيد. للتوضيح نتناول كل عنصر بالتفصيل:
1- التاريخ
توضح هذه الخانة تاريخ المعاملة وبهذا يمكن الرجوع إلى الفاتورة أو سند الصرف أو القبض التي تتعلق بالمعاملة.
2- رقم الحساب
هو كود تعريفي يساهم في تصنيف الحساب بسهولة، وتحديد موضعه من شجرة الحسابات. من خلال هذا الكود يمكنك معرفة إذا كان الحساب يتبع الموجودات (الأصول) أم المطلوبات (الخصوم).
3- اسم الحساب
تتضمن هذه الخانة اسم الحساب الرئيسي المرتبطة به المعاملة المالية سواء كانت بالخصم أم الإضافة.
4- وصف
يوضح الوصف السبب وراء الخصم أو الإضافة، إذا كان خصمًا فهل هو في صيغة مشتريات أم صرف راتب أم غيرها؟ وإذا كان إضافة فينبغي تحديد مصدرها، ما نوع المنتجات أو الخدمات التي تم بيعها أو تقديمها؟
5- المبلغ
يمكن أن يظهر المبلغ بالموجب أو السالب على حسب نوعه إذا كان إيراد أو مصروف. كما يمكن تقسيم الخلية نفسها إلى إيراد أو مصروف، ويوضع المبلغ في القسم الذي يتبعه.
| تاريخ | رقم الحساب | اسم الحساب | الوصف | إيراد | مصروف | الرصيد |
| 00/0/00 | 0000 | حـ/ —————- | XXXX | 000000 | 0000000 |
6- الرصيد
هو الرصيد المتواجد في الحساب بعد إضافة أو خصم مبلغ المعاملة.
كما يمكن إضافة خانة لتوضيح طريقة الدفع سواء كانت شيكات أو نقدًا أو من خلال تحويل بنكي.
اقرأ ايضا:
حساب الربح والخسارة في القيد المفرد
بعد تسجيل القيود الفردية خلال الفترة المحاسبية، يتم تحديد إجمالي الرصيد الخاص بكل حساب رئيسي، بمعرفة قيمة رؤوس الأموال بببداية ونهاية الفترة تستطيع حساب الربح أو الخسارة. فتبدأ في ترتيب الأرصدة بما يساعدك على المقارنة ودائمًا ما تكون بالشكل التالي مع احتمال وجود اختلاف في حالة إضافة أو غياب حساب رئيسي من الأصول (الموجودات).
| الحساب الرئيسي | الرصيد بداية الفترة المحاسبية | الرصيد نهاية الفترة المحاسبية | |
| الموجودات | النقدية | xxxxx | xxxxx |
| المدينون | xxxxx | xxxxx | |
| البضاعة | xxxxx | xxxxx | |
| المطلوبات | الدائنون | xxxxx | xxxxx |
مع العلم، أنه قد توجد مسحوبات أو إضافات خلال الفترة. والمسحوبات هي غالبًا ما تكون مبالغ مالية يتم سحبها من حساب النقدية أو الحساب البنك لصالح صاحب العمل. أما الإضافات، فعلى العكس هي مبالغ مالية يضيفها صاحب العمل لتكون ضمن الأصول.
نظام مسك الدفاتر بالقيد مفرد
يساهم دفتر المحاسبة في تنظيم وتسجيل المعاملات المالية في موضع واحد يسهل الرجوع إليه. فاستخراج قائمة المركز المالي، يحتاج إلى مزيد من التفاصيل، يمكن الحصول عليها من خلال مسك الدفاتر بدقة ما بين أول الفترة المحاسبية ونهايتها. توظيف نظام القيد المفرد في الدفتر يخدم المحاسبة المالية في الشركة من خلال التصنيفات والتبويبات المطبقة. فيتضمن الدفتر جميع القيود المسجلة. فيبدأ بالرصيد الافتتاحي لكل حساب والمنتقل من الفترة المحاسبية السابقة ويسجل كل معاملة متعلقة به إلى أن تصل إلى نهاية الفترة ويبين الرصيد النهائي. فيمكن أن يظهر الدفتر بالشكل التالي:
| رقم القيد | تاريخ | طريقة الدفع | رقم الحساب | اسم الحساب | الوصف | المبلغ | إجمالي الرصيد |
| xxxx | 1/1/2022 | – | xxxx | حـ/ النقدية | رصيد ابتدائي | – | xxxx |
| xxxx | 1/1/2022 | – | xxxx | حـ/ الرواتب | رصيد ابتدائي | – | xxxx |
| xxxx | 1/1/2022 | – | xxxx | حـ/ المدينون | رصيد ابتدائي | – | xxxx |
| xxxx | 1/1/2022 | – | xxxx | حـ/ البضاعة | رصيد ابتدائي | – | xxxx |
| xxxx | 1/1/2022 | – | xxxx | حـ/ الدائنون | رصيد ابتدائي | – | xxxx |
| xxxx | 31/12/2022 | – | xxxx | حـ/ النقدية | ———- | – | (رصيد نهائي) xxxx |
| xxxx | 31/12/2022 | – | xxxx | حـ/ الرواتب | ———- | – | (رصيد نهائي) xxxx |
| xxxx | 31/12/2022 | – | xxxx | حـ/ المدينون | ———- | – | (رصيد نهائي) xxxx |
| xxxx | 31/12/2022 | – | xxxx | حـ/ البضاعة | ———- | – | (رصيد نهائي) xxxx |
| xxxx | 31/12/2022 | – | xxxx | حـ/ الدائنون | ———- | – | (رصيد نهائي) xxxx |
مثال عملي علي القيد المفرد
يوم 5/1/2022 سدد أحد العملاء مبلغ 2,000 دولار أمريكي لشراء أثاث مكتبي (4 قطع مكتب و3 مقاعد) من أحد المتاجر. بينما اشترى المتجر جهاز كهربائي (مكنسة كهربائية للأثاث) بتاريخ 6/1/2022 للمتجر بالآجل بمبلغ 200 دولار. وكان إجمالي النقدية التي بدأ بها المتجر الفترة المحاسبية هو 10,000 دولار أمريكي. وإجمالي رصيد الدائنون قيمته 3,000 دولار أمريكي.
فكانت القيود المفردة بالشكل التالي:
| تاريخ | رقم الحساب | اسم الحساب | الوصف | إيراد (دولار أمريكي) | مصروف (دولار أمريكي) | إجمالي الرصيد (دولار أمريكي) |
| 5/1/2022 | 411 | حـ/ النقدية | بيع 4 قطع (مكتب + 3 مقاعد) | 2,000 | 12,000 |
| تاريخ | رقم الحساب | اسم الحساب | الوصف | إيراد (دولار أمريكي) | مصروف (دولار أمريكي) | إجمالي الرصيد (دولار أمريكي) |
| 6/1/2022 | 113 | حـ/ الدائنون | مكنسة كهربائية للأثاث | 200 | 3,200 |
بعد نهاية الفترة المحاسبية، وجد المتجر أن الرصيد المتواجد في حساب النقدية 35,000 دولار أمريكي. وفي حساب المدينون 8,000 دولار. بينما كانت أرصدة حساب المدينون وحساب البضاعة كالتالي:
- الرصيد الابتدائي لحساب “المدينون”= 20,000 دولار أمريكي
- الرصيد النهائي لحساب “المدينون”= 30,000 دولار أمريكي
- الرصيد الابتدائي لحساب “البضاعة” = 80,000 دولار أمريكي
- الرصيد النهائي لحساب “البضاعة” = 60,000 دولار أمريكي
كما أن قيمة المسحوبات بلغت 20,000 دولار وقيمة الإضافات 5,000 دولار.
| الحساب الرئيسي | الرصيد بداية الفترة المحاسبية | الرصيد نهاية الفترة المحاسبية | |
| الموجودات | النقدية | 10,000 | 35,000 |
| المدينون | 20,000 | 30,000 | |
| البضاعة | 80,000 | 60,000 | |
| المطلوبات | الدائنون | 3,000 | 8,000 |
- إجمالي الموجودات – إجمالي المطلوبات = رأس المال أول المدة
= (10,000 + 20,000 + 80,000) – 3,000 = 80,000 دولار أمريكي
- إجمالي الموجودات – إجمالي المطلوبات = رأس المال آخر المدة
= (35,000 + 30,000 + 60,000) – 8,000 = 117,000 دولار أمريكي
- صافي الربح أو الخسارة =
الإضافات – المسحوبات + رأس المال أول المدة – رأس المال آخر المدة
= 117,000 – 80,000 + 20,000 – 5,000 = 45,000 دولار أمريكي
(ربح*)
الخلاصة
القيد المفرد نظام محاسبي سهل يمكن استخدامه للشركات الصغيرة وإدارة المالية الشخصية. بتعرفك على هذا النظام وعيوبه ومميزاته، ستستطيع توظيفه في الوقت والمكان الملائم.
