مع تسوية الحسابات في نهاية الدورة المحاسبية، وجدت حسابًا به عجز، بالرجوع إلى القيد المفرد، لن تستطيع اكتشاف المشكلة، وهي أنك سجلت الحساب كإيراد بينما هو في الأصل مصروف. بل ستحتاج إلى الرجوع إلى أصل القيد سواء كانت فاتورة أو سند أو عقد ابتدائي وغيرها من المستندات المالية. لهذا لجأ المحاسبون إلى القيد المزدوج!
في الماضي، استخدمت الشركات القيد المفرد لتسجيل تأثير المعاملة المالية على حساب واحد فقط. مع تطور المتطلبات، ظهرت الحاجة إلى إظهار تأثير المعاملة على الحسابات المشتركة بها، لهذا ظهر القيد المزدوج بشكله الحالي. فما هو القيد المزدوج؟ وكيف استفادت منه الشركات في تسهيل تسجيل الدفاتر والقيود؟
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
شرح القيد المزدوج في المحاسبة
القيد المزدوج هو نظام لإعداد القيود في المحاسبة، يسجل تأثير كل معاملة حسابية على طرفين. فإذا كانت المعاملة عبارة عن خصم مبلغ من حساب محدد، فهو يصبح إضافة إلى حساب آخر بنفس الوقت. يضمن هذا النظام الحصول على معادلات متوازنة ودقيقة يمكن التعامل معها دون الوقوع في أية أخطاء محاسبية، فالقيد الواحد يتضمن جميع الأطراف سواء كانت دائنة أم مدينة.
من هنا تفهم أن نظرية القيد المزدوج ترى أن كل معاملة لها طرفان، دائن ومدين، متساويان في القيمة ومتناقضان في التأثير، فمع تسوية الدفاتر، يزول تأثير المعاملة، ويصبح إجمالي الدائن وإجمالي المدين متساويان ومختلفان في الإشارة، فالنتيجة تصبح صفر في حالة الجمع بينهما. مع العلم أن كل طرف يتكون من حسابات متعددة.
لهذا يمكن تطبيق هذا النظام مع الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة على عكس القيد المفرد والذي يفضل استخدامه مع المستقلين أو الأعمال المكونة من خمسة أفراد فأقل.
كيفية عمل نظرية القيد المزدوج
نظرية القيد المزدوج تشير إلى أن كل حساب لدى شركتك هو دائن في معاملات ومدين في معاملات أخرى. هذا يعني أن:
- كل معاملة تنعكس على عدة حسابات وتسجل في شكل قيود.
- كل معاملة ينبغي أن يكون إجمالي الطرف المدين بها مساوٍ لإجمالي الطرف الدائن.
بهذا يساعد القيد المزدوج على اكتشاف الأخطاء بسهولة، فإذا جمعت أرصدة الأطراف الدائنة ولم تتساوَ مع إجمالي أرصدة الأطراف المدينة، فهناك خطأ بإدخال قد تم ولم تكتشفه. لهذا يدعمك القيد المزدوج في تطبيق نفس المعايير على جميع الحسابات من ناحية تصنيف الأطراف الدائنة والمدينة.
بعكس القيد المفرد، لا يتضمن القيد المزدوج النفقات والإيرادات فقط، بل يأخذ في اعتباره الأصول والالتزامات وحقوق الملكية أيضًا، وبهذا يتابع شجرة الحسابات بأنواعها كاملة. تنعكس هذه القيود في النهاية على القوائم المالية والتقارير، فيتم إصدار تقارير دقيقة وخالية من أية تناقضات.
مع نظرية القيد المزدوج تكتشف أن أنواع الحسابات لها طبيعة غالبة في المعاملات. هذه الطبيعة قد تختلف في بعض المعاملات، ولكن تكون لها شكل محدد. فتجد التالي:
- حسابات الأصول والمصروفات ذات طبيعة مدينة، الزيادة تحافظ على طبيعتها وأي نقص يغيرها إلى حسابات دائنة.
- حسابات الالتزامات والإيرادات وحقوق الملكية ذات طبيعة دائنة. الزيادة تحافظ على طبيعتها وأي نقص يغيرها إلى حسابات مدينة.
متى يستخدم القيد المزدوج؟
يستخدم القيد المزدوج مع كل معاملة مالية تحتاج إلى التسجيل بدفتر اليومية الخاص بالدورة المحاسبية. فكل عملية تبادل تجاري، شراء أو بيع أو اقتراض أو إقراض وغيرها، هي معاملة متعددة الأطراف يتطلب تسجيلها بالقيد.
سبب تسمية القيد المزدوج
تم تسميه القيد المزدوج بهذا الاسم كونه مكون من حسابين أو أكثر في المعاملة المالية الواحدة، يتضمن الطرف المدين والطرف الدائن.
فوائد وعيوب قاعدة القيد المزدوج
القيد المزدوج له الكثير من المميزات إلا أن له عيوب أيضًا. في هذا القسم، نتناول أهم الأسباب التي تجعل القيد المزدوج نظام مميز تتبناه شركتك، مع تجنب العناصر السلبية في النظام.
فوائد قاعدة القيد المزدوج
1- الاحتفاظ بدقة الدفاتر
الاحتفاظ بدفاتر دقيقة وقيود بلا أخطاء يضمن الحصول على قوائم مالية فعالة تؤدي دورها بكفاءة في نهاية الدورة المحاسبية. كما ينظم القيد المزدوج المستحقات المالية، فيساهم في تحديد المبالغ الواجب سدادها من الشركة للموردين أو الواجب سدادها من العملاء إلى شركتك.
2- تداول جميع أنواع الحسابات
يتفاعل نظام القيد المزدوج مع جميع أنواع الحسابات، بينما يقوم القيد المفرد بتقسيم كل معاملة إلى إيراد أو مصروف. لهذا يمنحك القيد المزدوج فرصة في الحصول على تغطية متميزة لجميع أنواع المعاملات مع مختلف الحاسبات، وليس فقط المتعلقة بالإيرادات من العملاء أو المصروفات من المشتريات.
3- سهولة إعداد قائمة ميزان المراجعة
بتطبيق القيد المزدوج يسهل إعداد ملخص الميزانية العمومية وقائمة الدخل، ويتم الاعتماد عليهما عند إنشاء قائمة ميزان المراجعة. ويساهم في النهاية بتقييم الحالة المالية للشركة ومدى توافقها مع أهدافها. كما يسمح للإدارة مراجعة الوضع وأي عنصر من عناصر العمل الذي يحتاج إلى مزيد من الاستثمارات، أو في الجوانب التي يمكن خفض نفقاتها.
4- تحقيق المزيد من الشفافية
لأن كل المعاملات لها قيود تُسجل، فهذا يعطي فرصة أكبر لأصحاب الأعمال مراجعة الأداء المالي واتخاذ القرارات الصائبة التي تساهم في نمو الشركة.
5- حساب أسهل للضرائب
إن كل المعاملات المالية مسجلة بدقة في القيود، ومنظمة حسب التواريخ والبيان، حيث يمكن بسهولة حساب الأرباح الضريبية لشركتك، وتقديم الإقرارات الضريبية الخاصة بالمبيعات بسرعة دون استهلاك أي وقت.
6- إدارة أفضل للتدفق النقدي
تسجيل أوراق القبض وأوراق الدفع بنظام القيد المزدوج تضمن معرفة السيولة المتوقع توافرها في الشركة في كل وقت أو تاريخ معين. فبالتالي يتم تنظيم عمليات استلام المستحقات وسدادها أولٍ بأول.
عيوب قاعدة القيد المزدوج
1- معقد بشكل أكبر من القيد المفرد
تعدد أطراف القيد المزدوج يجعله أكثر تعقيدًا ويحتاج إلى انتباه أكبر مقارنة بالقيد المفرد. على الرغم من هذا، يكون اكتشاف أي تناقض أو اختلاف سريعا، مما يجعل تصحيح الأخطاء سهل، ويحمي العمل من التعرض إلى أزمات.
2- قد تكون أكثر تكلفة
قد يحتاج الأمر إلى أكثر من محاسب لإدخال وتسجيل بيانات كل قيد. فقد تلجأ الشركات إلى تصنيف المحاسبين إلى محاسب مشتريات ومسؤول حسابات العملاء وغيرها، وذلك منعًا لحدوث أية تدخلات أو أخطاء لتعدد الحسابات وأنواعها. كما قد يحتاج النظام إلى الاشتراك في نظام محاسبي ليكون أبسط ويدير العمليات تلقائيًا.
3- مستهلكة للوقت
كل معاملة لها قيودها الخاصة التي تتابع انتقال المبلغ من حساب إلى آخر ليصل في النهاية إلى الحساب الذي ينبغي أن يتواجد المبلغ فيه. هذه الدقة تستهلك الكثير من الوقت بالمقارنة بالقيد المفرد.
4- تتطلب معرفة قوية بالمحاسبة
على عكس القيد المفرد، القيد المزدوج ليس مجرد متابعة وتسجيل دوري للإيرادات والمصروفات، فإن النظام يتطلب معرفة لا يمتلكها سوى المحاسبين المهرة والملمين بجوانب المحاسبة. فيقوموا بتوظيف هذه المهارة في تسجيل القيود لتساعدهم في النهاية على إعداد القوائم المالية.
أنواع الحسابات في القيد المزدوج
- الأصول: هي موارد اقتصادية تمتلكها الشركة، إما تكون ملموسة أو غير ملموسة. تُعد عنصرًا هامًا في جميع الشركات، لأنها تساهم في تحقيق منافع مستقبلية أو تغطية مصاريف إنتاجية حالية. قد تشمل الأصول على عقارات ومباني أو أوراق نقدية أو غيرها.
- الخصوم: هي ديون أو التزامات على الشركة يجب دفعها في مواعيدها المحددة مسبقا.
- حقوق الملكية: هي رأس المال الذي استثمره أصحاب العمل في إنشاء الشركة وكل ما يتعلق به من أسهم وحقوق فكرية وغيرها، وقد تتمثل أيضا في أسهم أو مبالغ احتياطية، بالإضافة إلى الأرباح المحتجزة.
- الإيرادات: هي المكاسب التي حققتها الشركة من خلال بيع المنتجات أو أو تقديم الخدمات.
- المصروفات: هي النفقات يتم صرفها على كل ما يتعلق باستمرار سير العمل و الخط الإنتاجي.
كيفية استخدام مبدأ القيد المزدوج؟
ينص مبدأ القيد المزدوج على وجود حسابين مدين ودائن، وأن يكون مجموعهما متساويا، أي بمعنى أن كل معاملة مالية يقابلها معاملة مالية أخرى بنفس القيمة في حساب آخر. إليك كيفية استخدام القيد المزدوج في النقاط التالية:
أولا قم بإنشاء مخطط حسابات: يتم إنشاء مخطط الحسابات بطريقتين، إما طريقة يدوية أو آلية، وبالطبع يفضل أن يتم إعدادها آليا لتجنب حدوث الأخطاء قدر المستطاع. يجب على مخطط الحسابات أن يتضمن على حساب الأصول والخصوم الذي يشمل ممتلكات وديون الشركة. وكذلك أن يتضمن حسابات الإيرادات والنفقات الذي يشملان على مكاسب ومصروفات الأقسام وتحديد المكاسب والخسائر.
ثانيا قم بإدخال جميع المعاملات إلى قسمي الخصم والائتمان: نقوم بإدخال المعاملات المالية في قائمة تضم كل من الخصوم والائتمان، مع ضرورة أن تتساوى ناتج القسمين لضمان توازن الحسابات.
يتم تسجيل بند الخصم في الجانب الأيسر من القائمة، وبالتالي يتأثر بـ:
- زيادة الأصول والمصروفات
- انخفاض الإيرادات والخصوم
يتم تسجيل بند الائتمان في الجانب الأيمن من القائمة، وبالتالي يتأثر بـ:
- انخفاض الأصول والمصروفات
- زيادة الإيرادات والخصوم
على سبيل المثال، قامت شركة النور ببيع بضاعة بقيمة 2000 ريال (إيراد)، يقوم المحاسب بإدخال 2000 ريال في حساب الإيرادات مما يزيد من القيمة الإجمالية في قسم الائتمان، بالمقابل تؤثر على حساب المصروفات في قسم الخصم بقيمة 2000 ريال.
ثالثا التأكد من توافر عنصرين في جميع الإدخالات: العنصر الأول بند الدائن والعنصر الثاني بند المدين.
رابعا يجب التحقق من توازن البيانات المالية بين القسمين لضمان دقة وصحة سير العمل، للحصول على قوائم مالية نهائية دقيقة وشاملة.
أساسيات القيد المزدوج
أساس القيد المزدوج هو العلاقة بين الديون والائتمانات، حيث إن إضافة أو خصم مبلغ في حساب يجب أن يؤثر على حساب آخر. وبالتالي، يصبح مجموع الحسابات المدينة مساويًا لمجموع حسابات الدائنة. إذا، فإن أساس القيد المزدوج يتمثل في تحقيق التوازن بين الحسابات لضمان دقة البيانات المالية.
دور التكنولوجيا في كفاءة القيد المزدوج
بالطبع لدى التكنولوجيا دور كبير في زيادة الكفاءة العملية في تسجيل القيد المزدوج، من خلال تسهيل عملية تسجيل القيد، وضمان خلوها من الأخطاء قدر الإمكان، وسهولة البحث عن المعاملة عن طريق تصنيف الأطراف أو التواريخ أو اسم البيان، والعديد من المزايا الأخرى التي تلعب دورا هاما في زيادة كفاءة العمل.
- استخدام البرامج المحاسبية الحديثة يوفر الوقت والجهد في تسجيل المعاملات المحاسبية باستخدام القيد المزدوج أو المفرد أو غيره.
- ترابط العمليات والأنظمة داخل البرامج المحاسبية الحديثة مما يسهل عملية التسجيل والبحث والمراجعة لكل عملية مالية حدثت في الشركة.
- تسجيل المعاملات المالية في المحاسبة السحابية تساعد على سهولة الوصول إلى جميع البيانات في أقل وقت وفي أي مكان.
- تساعد التكنولوجيا على تبادل المعلومات بين أعضاء الفريق كونهم يتشاركون نفس النظام أو البرنامج.
- الذكاء الاصطناعي يساعد بشكل كبير على تسجيل المعاملات بالقيد المزدوج بشكل دقيق، كما يمكنه تحديد الأخطاء إن وجدت.
ما الفرق بين القيد المركب والقيد المزدوج؟
ينقسم القيد المزدوج إلى قيد بسيط وقيد مركب. يتضمن القيد البسيط حساب واحد في الطرف الدائن وحساب واحد في الطرف المدين. بينما القيد المركب يتضمن أكثر من حساب في الطرفين. لهذا القيد المركب هو نوع من أنواع القيد المزدوج.
من هو العالم الذي وضع نظرية القيد المزدوج؟
لوكا باتشولي هو عالم الرياضيات الإيطالي الذي وضع نظرية القيد المزدوج، وهو المؤسس لعلم المحاسبة في شكلها الحديث من خلال كتابه الذي نشره عام 1494م والذي شرح فيه مبدأ القيد المزدوج.
المصطلحات المرتبطة بنظام القيد المزدوج مع أمثلة
1– قيد اليومية هو سجل مالي يتم تسجيل المعاملات المالية اليومية بشكل منتظم ومستمر، ويتبع نظام القيد المزدوج في تسجيل المعاملات المالية، مثال عليه:
بيع بضاعة من المخزن بثمن 5000 ريال في 20/2/2025، يتم تسجيل القيد في دفتر اليومية كالآتي:
من حـ / مدين 5000
إلى حـ/ دائن 5000
2– قائمة الدخل وهي قائمة توضح أداء الشركة المالي من خلال توضيح الإيرادات والمصروفات، حيث يتم نقل القيود المزدوجة من السجلات إلى قائمة الدخل، ومثال عليه:
قامت شركة النور بجمع المعاملات المالية الخاصة بالإيرادات والمصروفات كي تقوم بإعداد قائمة الدخل، فوجدت أن الشركة قد حققت إيرادات بقيمة 10,000,000 ريال، وكانت المصروفات تقدر بـ 8,500,000 ريال، فبالتالي يعد الربح الصافي 1,500,000 ريال.
3– دفتر الأستاذ هو سجل محاسبي يضم المعاملات المحاسبية ويتأكد من صحتها، حيث يتم تسجيل المعاملات بالقيد المزدوج، ومثال عليه:
بداية العام المحاسبي في شركة النور كان حساب النقدية يقدر بـ 100,000 ريال.
بعد شراء الآليات والشاحنات بقيمة 30,000 ريال، تبقى في النقدية 70,000 ريال.
تم تسليم البضائع وبيعها بقيمة 40,000 ريال، أصبح رصيد النقدية 90,000 ريال.
بعد حساب المعاملات المالية، وجد أن الشركة حققت ربح 10,000 ريال في تلك الفترة.
تحليل العمليات طبقا لنظام القيد المزدوج
هناك خمسة حسابات رئيسية في نظام القيد المزدوج يتكون منها الطرف الدائن أو المدين، يتأثر أحد الطرفين بالزيادة في القيمة المالية بينما يتأثر الأخر بالنقصان، والحسابات الخمس هم: الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والمصروفات. في هذا النظام، يجب على كل معاملة مالية أن تؤثر على حسابين أو أكثر من من هذه الحسابات.
إضافة إلى ذلك، يجب أن يتساوى إجمالي الطرف المدين مع إجمالي الطرف الدائن في نظام القيد المزدوج. إليك مثال يوضح طبيعة الحسابات الخمسة في حالة إضافة القيمة أو نقصانها، وذلك لتحليل العمليات المالية طبقا لنظام القيد المزدوج.
يقوم المحاسب باختيار الحسابات التي تتأثر بالعملية المالية، ومن ثم يحدد الطرف الدائن والمدين بناءً على ما إذا كانت القيمة تُضاف إلى الحساب أو تُخصم منه.
| الحسابات | طبيعة الحساب | في حالة زيادة القيمة | في حالة نقصان القيمة |
| الأصول | مدين | مدين | دائن |
| الخصوم | دائن | دائن | مدين |
| حقوق الملكية | دائن | دائن | مدين |
| الإيرادات | دائن | دائن | مدين |
| المصروفات | مدين | مدين | دائن |
أمثلة عملية على نظرية القيد المزدوج
نظام القيد المزدوج يمكن تطبيقه على مختلف القيود المحاسبية. سنتناول في هذا القسم حالة واقعية تشمل عدة أمثلة عملية يمكن تطبيق النظام عليها في مختلف القيود. الحالة كالتالي:
في الأول من فبراير 2021، بدأت الشركة X نشاطها التجاري بالأصول ذات قيم متنوعة وهي كالتالي:
- أراضي 1,00,000 دولار أمريكي
- مباني 500,000 دولار أمريكي
- الصندوق 150,000 دولار أمريكي
- الأثاث المكتبي 50,000 دولار أمريكي
- المدينون 75,000 دولار أمريكي
- الدائنون 60,000 دولار أمريكي
باعت الشركة في 2 مارس عام 2021 لشركة Y بمبلغ 15,000 دولار أمريكي وكانت المعاملة على الحساب. بينما اشترت في 4 مارس عام 2021 من شركة Z مشتريات بقيمة 5,000 دولار أمريكي وكان بالآجل.
بتاريخ 1 أبريل سددت الشركة Y المديونية. وفي 8 أبريل سددت الشركة X المستحقات للشركة Z.
اعرض القيود لكل معاملة محاسبية محتملة في الحالة السابقة، مع تطبيق النظام القيد المزدوج.
| تاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/2/2021 | من مذكورين
حـ/ الأراضي حـ/ المباني حـ/ الصندوق حـ/ الأثاث حـ/ المدينون |
1,00,000 500,000 150,000 50,000 75,000 |
|
| إلى مذكورين
حـ/ الدائنون حـ/ رأس المال |
60,000 1,715,000 |
- قيد المبيعات
| تاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 2/3/2021 | من حـ/ المدينون | 15,000 | |
| إلى حـ/ المبيعات | 15,000 |
| تاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 4/3/2021 | من حـ/ المشتريات | 5,000 | |
| إلى حـ/ الدائنون | 5,000 |
- قيد استلام المستحقات
| تاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 1/4/2021 | من حـ/ الصندوق | 15,000 | |
| إلى حـ/ المدينون | 15,000 |
- قيد سداد مستحقات المشتريات
| تاريخ | البيان | المدين (دولار أمريكي) | الدائن (دولار أمريكي) |
| 8/4/2021 | من حـ/ الدائنون | 5,000 | |
| إلى حـ/ الصندوق | 5,000 |
الخلاصة
الاحتياج إلى تسجيل أطراف المعاملات المالية يتطلب إلى قيود تؤدي دورها بالكفاءة المطلوبة، لهذا تعرفت في هذا المقال على نظام القيد المزدوج والذي يساعدك في متابعة كل أنواع الحسابات متضمنة الإيرادات والمصروفات. فمع نهاية الفترة المحاسبية يمكن بسهولة إعداد القوائم المالية المناسبة وحساب الضرائب المستحقة.
