تفشل أكبر المؤسسات أحيانًا في تحقيق الاستدامة المالية، وتبدأ الجهات المسؤولة وحتى الأطراف الخارجية في التساؤل عن السبب وراء هذا الفشل، ويُمكن أن تكون الميزانية من أهم العوامل التي قد تتسبب في ضعف النظام المالي للمؤسسة، حيث تتعامل الجهات المعنية أحيانًا مع مرحلة إعداد وتخطيط الميزانية باعتبار أنها خطوة روتينية ضمن إجراءات ومهام العمل المحاسبي، وبالتالي تتمحور نظرتهم إلى الميزانية على أنها مجرد أرقام على ورق.
فالمؤسسات الناجحة هي التي تتعامل مع الميزانية على أنها أداة قوية ومهمة لا يُمكن إغفالها في إدارة الأعمال والأنشطة، فهي تُعد من الوسائل المحاسبية الفعالة التي تُساهم على تقييم الأداء والوضع المالي للمؤسسات بدقة، وبناء على نتائج هذا التقييم والمقارنة يتم تحديد نقاط القوة والضعف في النظام المالي، وهو ما يوفر نظرة شاملة تساعد في اتخاذ القرارات والإجراءات الإدارية المالية اللازمة.
وهذا الحديث يتطرق بنا إلى تساؤل مهم وهو كيف يُمكن أن تكون الميزانية في الشركات مفتاح للريادة والبقاء في صدارة سوق الأعمال التنافسي؟ هذا ما نقدمه لك من خلال مقالنا اليوم المبني على تجارب حقيقية في إدارة وإعداد نماذج مختلفة لميزانيات الشركات.
مُلخص النقاط الرئيسية
- ميزانية الشركات هي عبارة عن بيان مالي يتم إعداده بشكل شهري أو ربع سنوي أو سنوي على حسب أهداف المؤسسة وطبيعة أعمالها، ذلك بهدف تقدير البيانات المستقبلية المتعلقة بالإيرادات، والمصروفات، والأرباح، والتدفقات النقدية للفترة المالية الجديدة.
- تتمثل أهمية الميزانية في الشركات كونها أداة مهمة لتحسين الأداء وتحقيق الاستقرار المالي، وكذلك تساعد على الإدارة الفعالة للأصول والالتزامات، وأيضًا تساهم في إدارة الأمور المتعلقة بالموارد البشرية، إضافة إلى ذلك تستخدم الشركات الميزانية كوسيلة للاستعداد والتكيف مع المتغيرات التجارية، وجذب المستثمرين، وكسب الثقة اللازمة للحصول على التمويلات اللازمة، وتحسين عمليات صنع القرارات المالية.
- تختلف أنواع الميزانيات حسب أهداف المؤسسة وحاجاتها من الميزانية، ومن أبرز أشكال ميزانية الشركات (الميزانية المتجددة، الميزانية الصفرية، الميزانية المُدمجة، الميزانية الثابتة، الميزانية التقديرية، الميزانية التراكمية، الميزانية حسب القيمة، الميزانية القائمة على النشاط).
- يجب إتباع مجموعة من الخطوات الأساسية لإعداد الميزانية ويُمكن تلخيصها في دراسة الميزانيات الأخيرة السابقة وتحليلها، تحديد التدفق النقدي المُتبقي، تحديد الأهداف المرجوة من الميزانية الجديدة، ترميز وترقيم الحسابات المختلفة لسهولة تتبعها، توقع الإيرادات والنفقات وحساب صافي الربح المتوقع ، تحديد حجم التمويلات اللازمة، حسابات التدفقات النقدية الإيجابية أو السلبية، وأخيرًا مراجعة الميزانية واتخاذ إجراءات التعديل والتصحيح اللازمة في حالة ظهور عجز بزيادة النفقات عن الإيرادات.
مفهوم الميزانية في الشركات
تُعرف الميزانية في الشركات على أنها دراسة مالية لمصادر النقد الداخل والخارج، وقد تختص هذه الدراسة إما بجميع أنشطة ومعاملات المؤسسة خلال فترة زمنية محددة، أو قد تكون مقتصرة على مشروع بعينه، وتُعد الميزانية من أهم عناصر التحليل المالي، إذ أنها تُمثل الركيزة الأساسية للتعرف على الصحة المالية للمنشأة بناء على أدائها ووضعها المالي، وذلك من خلال المقارنة بين المؤشرات والإحصائيات الواردة بالميزانية من ناحية، وكيفية إدارة المنشأة لما تملكه من موارد (الأصول) وما يترتب عليها من التزامات (الخصوم) وكذلك مقدار الأرباح المُحققة والسيولة المتبقية من ناحية أخرى.
وتعتبر الميزانية من أهم الوثائق المالية التي تحتوي على تقديرات للبيانات المالية المستقبلية وأهمها الإيرادات والمصروفات، وبناء على هذه البيانات التقديرية يتم تخصيص وتوزيع الموارد النقدية والغير نقدية على الأنشطة المختلفة بشكل مُتكافيء، من أجل تحقيق أهداف العمل التجاري قصيرة أو طويلة الأجل، ومن ثم زيادة الربح وتحسين الوضع المالي العام للمؤسسة، وتتسم ميزانيات الشركات دائمًا بالمرونة والديناميكية، بمعنى أنها يجب أن تكون قابلة للتغير لتناسب الاحتياجات الطارئة، وكذلك ينبغي أن تتواكب ميزانية الكيان مع العوامل الاقتصادية والتجارية الخارجية المتغيرة لضمان البقاء على المسار الصحيح.
يعتمد أصحاب المؤسسات ورجال الأعمال على الميزانية باعتبار أنها خارطة الطريق التي تُحدد القرارات المالية الصائبة، وتتبُع ورصد الأداء، ويتم إعداد الميزانيات للشركات خلال فترات زمنية مختلفة قد تكون شهرية، أو ربع سنوية، أو نصف سنوية، أو سنوية، ذلك حسب أهداف الشركة ومتطلبات العمل.
ما المقصود بإعداد الميزانية
تُشير خطوات إعداد الميزانية إلى مجموعة الإجراءات التي تتبعها المؤسسة بهدف التخطيط لكيفية استخدام الموارد المُتاحة بفاعلية بما يُحقق الأهداف المالية والتشغيلية خلال فترة زمنية مُحددة وغالبًا تكون سنوية، وهذا يعني أن خطوات إعداد الميزانية تتغير من فترة مالية إلى أخرى لتواكب الأهداف المُتغيرة للشركات، أو إضافة بعض التعديلات لتصحيح مسار الأداء المالي إذا لزم الأمر، وبالرغم من أنه يجب على الشركات الالتزام ببعض الخطوات الأساسية الموحدة عند إعداد الميزانية، إلا أنه يوجد بعض الخطوات المتغيرة حسب حجم الشركة ومجال عملها أو تخصصها، وطبيعة إدارتها المالية.
خطوات إعداد الميزانية
نقدم لك من واقع خبرتنا المحاسبية النصائح والخطوات الكاملة لإعداد ميزانية الشركات بشكل سليم ودقيق:-
1- استعرض الحسابات المالية للميزانيات السابقة الأخيرة (على سبيل المثال أخر ميزانيتين) وراجع بيانات الأرباح والخسائر جيدًا، ومن ثم قُم بتحليل النفقات وفسر أسباب وعوامل التكاليف المُتزايدة.
2-أحسب حجم التدفق النقدي المُتبقي من الفترة المالية السابقة، لتحديد ما إذا كان لديك تدفق نقدي إيجابي أو سلبي.
3- ضعّ أهداف المؤسسة نصب عينيك، وتأكد من فهمها جيدًا حتى تتمكن من إعداد ميزانية تخدم هذه الأهداف وتساعد على تحقيقها بسهولة، ولا تغفل تأثير المتغيرات الطارئة مثل التضخم الاقتصادي، أو فترات الركود والمتغيرات الموسمية للصناعة والتي يكون لها تأثيرات سلبية على المبيعات والأرباح وكذلك التكاليف المُنفقة، لذلك ضع في اعتبارك دائمًا خطط بديلة داخل ميزانيتك للتكيف مع مثل هذه المتغيرات دون أن تتأثر أهدافك الربحية والإنتاجية.
4- أنشأ رقم أو رمز مميز لكل حساب حتى يسهل تتبع الحسابات وتصنيف معاملاتها المختلفة وتوزيع الأرقام والمؤشرات بشكل سليم.
5- حدد حجم الإيرادات التي تتوقع تحقيقها من بيع السلع والخدمات خلال فترة زمنية معينة، ويُمكن الإستعانة بأرقام الإيرادات المُحققة خلال العام الماضي لتوقع إيرادات العام الجديد خاصة في الشركات المبتدئة أو الصغيرة.
6- أجمع التكاليف الثابتة التي لا تتغير مثل نفقات الإيجار، والأجور، والتأمينات، والمرافق، والخدمات المحاسبية والقانونية.
7- قدَر حجم التكاليف المُتغيرة الخاصة بأنشطة أعمالك مثل تكاليف الإنتاج، مشتريات المواد الخام، تكاليف الشحن والتغليف والتوزيع، وعمولات البيع، وفي هذه المرحلة يُمكن التفاوض مع الموردين والعملاء بشأن التكاليف والمدفوعات المطلوب سدادها قبل البدء في إعداد الميزانية بهدف الحصول على أفضل العروض والأسعار المُخفضة للمواد والمنتجات التي تحتاجها لأنشطتك التشغيلية.
8- بعد تحديد دخلك ونفقاتك، يُمكن الآن تقدير ما إذا كان سيكون لديك فائض نقدي أو عجز في الميزانية، فإذا تجاوزت النفقات الدخل ذلك دليل على العجز وإشارة إلى عدم القدرة على سداد الالتزامات أو تحقيق أهداف التوسع والنمو، في هذه الحالة لابد من اتخاذ إجراءات التصحيح وفحص التكاليف مرة أخرى لإعادة ترتيب المصروفات وفق أولوية الأنشطة والمعاملات، وذلك بهدف ترشيد الهدر في النفقات قدر المُستطاع.
9- حدد حجم التمويلات التي ستحتاج إليها لدعم واستكمال أهدافك التجارية والاقتصادية.
10- لا تغفل مراقبة التدفق النقدي في الميزانية الجديدة بشكل أسبوعي أو شهري للتأكد من الحد النقدي المناسب لاستكمال أنشطة العمل والتمكن من سداد الالتزامات مثل مدفوعات الموردين، والضرائب، وفوائد القروض، والديون.
11- توقع مقدار الأرباح التي ستتبقى لك بعد طرح الإيرادات من تكلفة البضائع المُباعة.
12- أخيرًا، قُم بتجميع كل هذه الفئات في صحفة واحدة تكون بمثابة الإطار العام لميزانيتك، وقسم هذه الصفحة إلى صفوف، حيث يُعبر كل صف عن بند معين، وأضف عمودين لتسجيل النفقات والإيرادات الفعلية حتى تتمكن من تكوين لمحة شاملة لميزانيتك والنتائج الفعلية التي ترتبت عليها.
الجدير بالذكر أن البرامج المحاسبية الإلكترونية اختصرت وسهلت الإجراءات الخاصة بإعداد الميزانية في أقل وقت وبدقة عالية، ومن أفضل هذه البرامج نظام دفترة المحاسبي.
أهمية الميزانية بالنسبة للشركات
يُدرك أصحاب المؤسسات جيدًا أن شؤون أعمالهم التجارية لا يُمكن أن تسير بشكل عشوائي، ولابد من وضع سياق مُقنن لإدارة المعاملات المالية لهذه الشؤون، وتعتبر الميزانية واحدة من الأدوات الحيوية والفعالة التي تحقق العديد من الفوائد مثل فهم الأمور المحاسبية المتعلقة بالنفقات وكيفية تتبعها وتأثيرها على الأرباح، تعرف في النقاط التالية على أهمية الميزانية بالنسبة للشركات:-
1- تحسين الأداء وتحقيق الاستقرار المالي
تُعد الميزانية في الشركة من أهم أدوات التخطيط المالي التي تساعد على تحديد الأهداف المالية بدقة مثل المبيعات المتوقعة وتكاليف الإنتاج الخاصة بـ (الإيجار، الأجور، المرافق، مستلزمات التصنيع والإنتاج) ويُساهم هذا التخطيط في تحديد أولويات الإنفاق المستقبلية والتحكم في المصروفات وترشيدها، وبالتالي يسهُل تتبع ومراقبة الموارد وتوجيهها إلى المشروعات والأنشطة المناسبة بناء على العائد الاستثماري المتوقع وقيمته لزيادة الإيرادات وتحقيق الأرباح.
إضافة إلى ذلك تساعد الميزانية على كشف المشكلات المالية والمخاطر المحتملة، وبناءً عليها يتم إتباع الإجراءات اللازمة لتجنب عواقب هذه المشكلات والسيطرة عليها وإدارتها في التوقيت الصحيح لضمان استمرارية الأعمال.
2- الإدارة الفعالة للأصول والالتزامات
توفر الميزانية صورة شاملة وواضحة عن إجمالي الأصول التي تمتلكها الشركة، وكذلك الالتزامات المُستحق سدادها مثل أجور الموظفين، والديون، وفوائد القروض، وكذلك مستحقات الموردين والموزعين، والضرائب، وهنا يأتي دور الميزانية في تحليل الموقف المالي بكفاءة، ومن ثم رسم خطة عمل استراتيجية لإدارة الأصول والخصوم.
من خلال الرؤية التي توفرها الميزانية تتبع الشركات السياسات المالية المُحسنة، التي تُساهم على زيادة العائد من الأصول من خلال زيادة القوة الشرائية لرأس المال، والتقليل من مخاطر الالتزامات المُتراكمة من خلال ضمان توازن الأرصدة النقدية المُتاحة مع المصروفات والنفقات المُستحقة.
3- إدارة الموارد البشرية بكفاءة
تعتبر الميزانية السنوية عامل مهم يساعد الجهات المسؤولة في إدارة الموارد البشرية على تحديد الوقت المناسب التي تتمكن في الشركة من تعيين الموظفين الجُدد، ذلك من خلال مراقبة الوضع المالي الذي تُظهره الميزانية، ودراسة الأهداف الإنتاجية والاستثمارية للشركة، ومن ثم تحديد الموارد البشرية والكفاءات اللازمة من الموظفين والعاملين لتحقيق هذه الأهداف.
4- التكيف مع المتغيرات التجارية الطارئة
تتمثل أهمية الميزانيات للشركات في كونها من الأدوات الفعالة التي تُساعد أصحاب الأعمال على التخطيط للمواقف الغير متوقعة، وكذلك ووضع خطط واستراتيجيات بديلة للتكيف من التغيرات التجارية أو غيرها، والخروج من الأزمات الاقتصادية بأقل خسائر ممكنة مع الحفاظ على معدلات الربحية والإنتاجية.
5- جذب المستثمرين وكسب ثقتهم
الميزانية المُخطط لها بشكل جيد دليل قوي على مدى التزام الشركة تجاه أعمالها وإدارتها الذكية، ويتخذ المستثمرين والشركاء الميزانية كعامل مهم لفهم الإيرادات والأرباح التي تُحققها الشركة، وكذلك تقييم مقدار المصروفات التي تُنفقها، ومدى قدرتها على الالتزام بسداد المستحقات، وهو ما يساعد هؤلاء المستثمرين على تكوين صورة مالية شفافة عن الجهات التي يرغبون الاستثمار فيها، مما يمنحهم مزيد من الثقة والمصداقية في تفضيل الاستثمار بشركات محددة دون غيرها.
6- تحسين عمليات صنع القرار
تساعد الميزانيات الشركات على تحديد الإنحرافات والتناقضات والمخاطر المُحتملة، ومع الاعتبار لـ إتجاهات السوق والصناعة قبل التخطيط للميزانية وإعدادها، تتمكن الشركات من اتخاذ أفضل القرارات التجارية لحل المشكلات وتحديد نقاط الضعف والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، وهو ما يساهم في النهاية على تحقيق الأرباح والأهداف المرجوة.
7- تعزيز التعاون والاتصال بين الجهات المعنية
تعتبر الميزانيات في الشركات حلقة الوصل التي تربط بين الجهات الإدارية، والموظفين، والمستثمرين، والعملاء، والبائعين، وتساهم الميزانية في نقل الأهداف والتوقعات المالية إلى هذه الأطراف بشكل واضح، وهو ما يعزز التعاون والتواصل بسلاسة بين الإدارات والفرق لتنسيق الجهود وتحقيق الأهداف.
8- الحصول على فرص التمويل اللازمة
تُقارن الجهات الممولة الأداء المالي الماضي والحالي والمتوقع للشركات التي تبحث عن فرص لتمويل مشروعاتها وأنشطتها، وتُساهم المعلومات الموثقة عن ميزانية هذه الشركات في توضيح الفرق بين الإنفاق الفعلي والمُدرج في الميزانية، وهو ما يظهر قدرة المؤسسة على إدارة نفقاتها وتخصيص الأموال لسداد المُستحقات الخاصة بـ مدفوعات الديون و القروض التمويلية، وبالتالي تصدر الجهات التمويلية قرارها سواء بالموافقة أو عدمها على تمويل شركة بناء على مستندات الميزانية.
أنواع الميزانيات المختلفة
تقوم كل شركة بإعداد الميزانية الخاصة بها حسب أهدافها ومتطلباتها، لذلك تختلف أنواع الميزانيات في الشركات، وأهمها:
1- الميزانية المتجددة أو المرنة
وهي الميزانية التي يتم تجديدها بشكل مستمر، وغالبًا يتم إعدادها بشكل شهري، ويطلق عليها الميزانية المرنة لأنها تتيح تعديل النفقات بناءً على الظروف الفعلية والتغيرات المالية، ويلغي النوع من الميزانيات الحاجة إلى التخطيط طويل المدى الذي يكون في الميزانية السنوية، وتتميز الميزانية المتجددة بقدرتها على الاستجابة إلى المتغيرات المُحتملة بشكل أسرع وأفضل، مما يساعد الشركات على الاستفادة من الفرص، وتجنب المشكلات المالية أو المحاسبية مثل الفروق الجوهرية بين الإيرادات والنفقات في الميزانيات طويلة الأمد، فهذه الفروق يُمكن دمجها في الميزانية المُتجددة بشكل يحافظ على أرباح الشركة.
2- الميزانية الصفرية
يُطلق عليها الميزانية القائمة على أساس، وهذا يعني أن الميزانية يتم إعدادها دون الرجوع إلى الميزانيات السابقة والمقارنة بها لتحديد النفقات والإيرادات المتوقعة في المستقبل، بل يتم إعداد الميزانية على أساس مدى استحقاق العمليات والأنشطة للأموال التي سيتم إنفاقها عليها.
3- الميزانية المُدمجة أو المُوحدة
تدمج الشركات بين الميزانية الأم للشركة الرئيسية وكذلك ميزانيات الفروع التابعة في ميزانية واحدة، وذلك من خلال جمع كافة الملكيات والمستحقات والأسهم في ميزانية موحدة، ويكون نموذج الميزانية واحد دون أي اختلاف بين الأصول والالتزامات.
4- الميزانية الثابتة
تستخدم الشركات هذا النوع من الميزانيات عندما يكون لديها أهداف مالية ثابتة لا تتغير مع مرور الوقت أو حتى المتغيرات الاقتصادية الطارئة وعوامل التضخم، وتظل الميزانية ثابتة حتى مع زيادة أو انخفاض في حجم المبيعات والإنتاج، ويُطبق هذا النوع من الميزانيات عادة على التكاليف الثابتة مثل الإيجارات أو المرتبات، بهدف استخدامها كخريطة لتحديد مصادر الإنفاق.
5- الميزانية التقديرية
هي الميزانية التي تبدأ بتوقع الإيرادات والنفقات القادمة، وبناء على هذه التوقعات يتم تحديد الأهداف المالية، وتستخدم البيانات الواردة في الميزانيات السابقة بهدف طرح أو إضافة نسب مئوية على البنود لإعداد الميزانية القادمة.
6- الميزانية القائمة على النشاط
هي الميزانية التي تبدأ بتحديد أهداف الشركة أولاً، ومن ثم تحديد النفقات والإيرادات المُتوقعة لتحقيق هذه الأهداف، ويستغرق إعداد هذا النوع من الميزانيات وقت طويل لإعدادها، فعلي سبيل المثال تحدد الشركة أن تبيع بقدر مليون ريال سعودي، وقدرت حجم نفقات تكاليف الإنتاج 100.000 ريال، وتكاليف التسويق 120.000 ريال، وتكاليف ما بعد البيع 90.000 ريال، وبالتالي تكون الميزانية الجديد هي ناتج لمجموع كل هذه النفقات المتوقعة وتبلغ 310.000 ريال سعودي لتحقيق المبيعات المتوقعة.
7- الميزانية حسب القيمة
تقوم الشركات بالتخطيط لإطلاق المنتجات الجديدة وتخصيص النفقات المتوقعة لها، بناء على قيمة هذه المنتجات والفوائد التي ستُجلبها، وما إذا كانت تكلفة الإنتاج تفوق حجم الأرباح المتوقعة من إطلاق هذه المنتجات.
8- الميزانية التراكمية
هي خطة مالية تتضمن حجم الأموال التي تم اكتسابها بالفعل أو المتوقع استلامها في المستقبل، وتستخدم هذه الميزانية لتخطيط النفقات المستقبلية التي سيكون في إمكان المؤسسة صرفها لتغطية الإلتزامات أو أي أنشطة أخرى.
اقرأ ايضا: ما هي الميزانية العمومية وكيفية إعدادها
مثال عملي على إعداد الميزانية
إذا كانت إجمالي إيرادات السنة السابقة 350.00 ريال سعودي، وهامش الربح للسنة السابقة 16.7% وبلغت 50.000 ريال سعودي، وإجمالي التكلفة 300.000 ريال سعودي.
المطلوب
- إعداد الميزانية الجديدة بتوقع زيادة الإيرادات بنسبة 14.3 % في السنة القادمة.
- تحقيق تكاليف ثابتة وتحكم في التكاليف المتغيرة.
- حساب هامش الربح المتوقع في الميزانية الجديدة، مع فارق المقارنة بالنسبة لهامش ربح السنة السابقة.
إعداد الميزانية
- تقدير الإيرادات المتوقعة من المبيعات من خلال المعادلة الآتية:-
1/ إيرادات السنة السابقة * نسبة الزيادة المتوقعة = 350.000 * 100/14.3= 50.000 = 350.000 +50.000 = 400.000 ريال سعودي.
- حساب التكاليف الثابتة
تكاليف الإيجارات:- 30.000 ريال سعودي.
تكاليف الرواتب: 80.000 ريال سعودي.
- تقدير التكاليف المُتغيرة
تكاليف الإنتاج: 50.000 ريال سعودي
تكاليف البيع والتسويق: 10.000 ريال سعودي
تكاليف أخرى (ضرائب، تأمينات، صيانة، تطوير): 15.000 ريال سعودي
- حساب إجمالي التكاليف = التكاليف الثابتة + التكاليف المُتغيرة =
30.000+ 80.000 + 50.000+ 10.000+ 15.000= 185.000 ريال سعودي.
- هامش الربح = إجمالي الإيرادات المتوقعة – إجمالي التكاليف =
400.000 – 185.000 = 215.000 ريال سعودي
2/ فارق الزيادة المتوقع بين هامش الربح في الميزانية السابقة والجديدة = 215.000 – 50.000 = 165.000 ريال سعودي
اقرأ ايضا: كيفية إعداد الميزانية العمومية من ميزان المراجعة
خاتمة
ختامًا، يُمكن القول إن ميزانية الشركة هي وثيقة مالية ضرورية لإتخاذ القرارات الحاسمة المتعلقة بإدارة مصير المؤسسات والتحكم فيها بمختلف أحجامها وأنشطتها، وتكمن قوة تأثير الميزانية في دورها الحيوي الذي تلعبه من خلال مجموعة الأرقام والتوقعات التي تحتويها، وهو ما يُحتم على الشركات الاهتمام بإعداد الميزانيات وفق تنبؤات مستقبلية مدروسة ومبنية على أسس مالية دقيقة فيما يخص توقعات المصروفات وتكاليف الإنتاج، ونسب إيرادات المبيعات المتوقعة لتغطية النفقات وتحقيق الأرباح المرجوة.
ويعتبر إدارة الميزانية بشكل فعال يتواكب مع التغيرات الاقتصادية والسوقية دليل قوي على التخطيط المالي الذكي الذي يساهم في النهاية على تحقيق الأهداف من خلال العمل المبني على رؤية واضحة للأداء المالي، وهو ما يُعزز الشفافية والمسؤولية لاتخاذ القرارات المالية المستنيرة في الأوقات المناسبة.
